Assistenz Organisation & Verwaltung (m/w/d)

Sie haben bereits mehrere Jahre im Assistenzbereich gearbeitet und sind sowohl kommunikativ als auch teamfähig? Sie sind ein wahres Organisationstalent, überzeugen mit Ihrem professionellen Auftreten und sind gerade auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann sind Sie hier genau richtig!

Perspektiven:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit einem breiten Aufgabenfeld.
• Aktiver Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Unternehmens.
• Enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Unbefristete Vollzeitbeschäftigung mit attraktiver Vergütung.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
• Gesundheitsprämie pro Quartal.
• Zahlung von Sachzuwendungen in Höhe von 50€ pro Monat.
• Vermögenswirksame Leistungen.
• 30 Tage Urlaub.
• Ggf. einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten.
• Zukunftsorientierter, abwechslungsreicher und moderner Arbeitsplatz in einem wachstumsstarken Unternehmen.
• Nach erfolgreicher Einarbeitung bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche möglich.
• Raum für individuelles und eigenverantwortliches Arbeiten von Beginn an.
• Schulungs- und Weiterbildungsangebote.
• Familiäre Unternehmenskultur.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung zuverlässig und professionell im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Verwaltung von Kalendern, Organisation von Dienstreisen und Behalten von Fristen im Blick.
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Verträgen, Präsentationen, Protokollen, Serienbriefen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen sowie weiteren Geschäftsdokumenten.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Schulungen, Veranstaltungen, Gesellschafterversammlungen und Besucherterminen.
• Empfang von Gästen und Ansprechpartner:in für die Telefonzentrale.
• Pflege und Verwaltung von Betriebsvereinbarungen, Unternehmensunterlagen sowie digitalen und physischen Ablagestrukturen.
• Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Vollmachten und Arbeitszeugnisse.
• Koordination von Schulungen, Weiterbildungsmaßnahmen sowie dem Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
• Verwaltung von Mobiltelefonen, Mobilfunkverträgen, der Telefonanlage und verschiedener Zugangsberechtigungen.
• Betreuung des Fuhrparks und Verantwortung für An- und Abmeldungen, Versicherungsangelegenheiten, Schadensmeldungen und Tankkarten.
• Koordination externer Dienstleister und Beschaffung von Büro-, Werbe-, Versand- und Verbrauchsmaterialien.
• Organisation von Mitarbeiterpräsente, Catering-Angeboten und interner Mitarbeiterverpflegung.
• Pflege der Unternehmenswebsite sowie verschiedener Unternehmensprofile.
• Erstellung, Pflege und Koordination von Preislisten, Druckunterlagen sowie Marketing- und Vertriebsunterlagen.
• Einholen von Angeboten, Vergleichen dieser und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion.
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Affinität für digitale Prozesse und organisatorische Abläufe.
• Kenntnisse in Adobe InDesign und Adobe Photoshop sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Idealerweise im Besitz eines Autos oder anderweitig mobil.

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Für weitere Fragen zu dieser Position JN -112026-1196429, nehmen Sie gerne Kontakt mit Petra Gramkow unter +49 30 20398443 oder petra.gramkow@dis-ag.com auf.