Project Management Officer Operations (m/w/d) in Ulm

Ulm | Vollzeit | Eine moderne Personalabteilung lebt nicht nur von guten Prozessen und Fachwissen. Sie braucht Menschen, die Themen eigenständig vorantreiben, Prioritäten setzen und auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick behalten. Genau dafür brauchen wir Dich. Als HR Operations Specialist (m/w/d) arbeitest Du direkt mit dem HR Director zusammen und unterstützt ihn bei operativen, taktischen und strategischen Personalthemen. Du übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben und Projekte aus dem gesamten HR-Spektrum, sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung relevanter Themen und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden. Dabei bist Du weit mehr als eine administrative Unterstützung. Du fungierst als zentrale Schnittstelle innerhalb der Personalabteilung, koordinierst Themen über Bereichsgrenzen hinweg und hältst dem HR Director den Rücken frei. Du verstehst Zusammenhänge schnell, denkst voraus und sorgst dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse werden.

Bei Magirus arbeitest Du für ein Unternehmen, dessen Produkte Feuerwehr- und Rettungskräfte weltweit im Einsatz unterstützen. Seit mehr als 160 Jahren stehen wir für Innovation, Verlässlichkeit und technische Spitzenleistungen. Hinter diesem Erfolg stehen engagierte Menschen. Eine leistungsfähige und professionell organisierte HR-Funktion leistet dabei einen entscheidenden Beitrag für die Zukunft unseres Unternehmens. Du suchst keine klassische HR-Sachbearbeitungsrolle, sondern eine Position mit hoher Eigenverantwortung, direkter Zusammenarbeit mit der HR-Leitung und einem breiten Themenspektrum? Dann werde Teil unseres Teams in Ulm.

Das bekommst Du:

• Eine tarifliche Vergütung inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Geregelte und damit gut planbare Arbeitszeiten
• Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten über unser internes Weiterbildungsprogramm
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenständigkeit und direkter Anbindung an die HR-Leitung
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Einblicken in sämtliche Bereiche des Personalwesens
• Die Möglichkeit, Prozesse, Strukturen und Projekte aktiv mitzugestalten
• Ein angenehmes Arbeitsklima und einen ausgeprägten Teamgeist
• Eine Aufgabe mit Sinn: Du unterstützt die Organisation hinter Produkten, die Einsatzkräfte weltweit schützen
• Eine berufliche Perspektive mit der Option auf Verlängerung beziehungsweise Übernahme

Dein zukünftiges Aufgabengebiet:

• Du arbeitest direkt mit dem HR Director zusammen und unterstützt ihn bei operativen, organisatorischen und strategischen HR-Themen.
• Du übernimmst eigenständig Sonderaufgaben, Ad-hoc-Anfragen und Projekte aus unterschiedlichen Bereichen des Personalwesens.
• Du koordinierst bereichsübergreifende HR-Themen, verfolgst vereinbarte Maßnahmen nach und stellst deren termingerechte Umsetzung sicher.
• Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen, Auswertungen und Management-Unterlagen für die HR-Leitung vor.
• Du unterstützt bei HR-Projekten, Organisationsveränderungen, Personalplanungen und strategischen Initiativen.
• Du koordinierst Termine, Workshops, Meetings und relevante Maßnahmen innerhalb des HR-Bereichs.
• Du arbeitest eng mit HR Business Partnern, Payroll, Recruiting, Finance, Controlling und dem Betriebsrat zusammen.
• Du unterstützt bei der Erstellung, Pflege und Optimierung von HR-Prozessen, Richtlinien und Standards.
• Du stellst sicher, dass Aufgaben, Beschlüsse und Maßnahmen transparent dokumentiert, nachverfolgt und erfolgreich umgesetzt werden.
• Du erkennst organisatorische Verbesserungspotenziale und bringst eigene Ideen zur Effizienzsteigerung aktiv ein.

Dein Profil:

• Berufserfahrung: Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Personalwesen, idealerweise in einer generalistischen HR-Funktion.
• HR-Know-how: Du besitzt ein breites Verständnis zentraler HR-Prozesse und kennst die Zusammenhänge zwischen Recruiting, Employee Relations, HR Administration, Payroll und Personalentwicklung.
• Organisationstalent: Du arbeitest außergewöhnlich strukturiert und verlierst auch bei einer Vielzahl paralleler Themen niemals den Überblick.
• Eigenverantwortung: Du übernimmst Aufgaben selbstständig, treibst Themen proaktiv voran und benötigst nur einen geringen Steuerungsaufwand.
• Auffassungsgabe: Du verstehst auch komplexe Zusammenhänge schnell und kannst neue Aufgabenstellungen nach kurzer Abstimmung eigenständig bearbeiten.
• IT-Kompetenz: Der sichere Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint, gehört für Dich zum Arbeitsalltag. Erfahrungen mit Personio oder vergleichbaren HR-Systemen sind von Vorteil.
• Englischkenntnisse: Du kannst Dich auch in englischer Sprache im beruflichen Kontext sicher verständigen.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst professionell, verbindlich und adressatengerecht auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
• Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest diskret, zuverlässig und gehst mit sensiblen Personal- und Unternehmensdaten jederzeit vertrauensvoll um.
• Teamgeist: Eine enge Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und ein professioneller Umgang miteinander sind für Dich selbstverständlich.

Das ist uns sehr wichtig:

Du verstehst Zusammenhänge schnell, denkst mit und übernimmst Verantwortung für Deine Themen. Wenn Dir eine Aufgabe übertragen wird, strukturierst Du diese eigenständig, setzt Prioritäten und sorgst dafür, dass Ergebnisse termingerecht geliefert werden. Du benötigst keine fortlaufende Anleitung oder engmaschige Steuerung. Stattdessen arbeitest Du proaktiv, denkst voraus und erkennst selbstständig, welche nächsten Schritte erforderlich sind. Auch bei kurzfristigen Anforderungen, wechselnden Prioritäten und komplexen Fragestellungen behältst Du den Überblick. Im Team bist Du verlässlich, lösungsorientiert und professionell. Gleichzeitig verstehst Du die besondere Vertrauensstellung dieser Rolle. Du gehst diskret mit sensiblen Informationen um, handelst verantwortungsbewusst und schaffst durch Deine strukturierte Arbeitsweise die Grundlage dafür, dass die HR-Organisation effizient und erfolgreich arbeiten kann.

Über uns:

Wer ist Magirus? Magirus entwickelt und produziert Feuerwehrfahrzeuge, intelligente Drehleitern, Flugfeldlöschfahrzeuge, Einsatz- und Löschroboter, digitale Systeme, Pumpen und Ausrüstung für Feuerwehr und Katastrophenschutz. Das Unternehmen blickt auf eine mehr als 160‑jährige Tradition zurück. Am Standort Ulm werden zentrale Prozesse – von der Produktentwicklung und Fertigung bis hin zu Vertrieb und Kundendienst – gebündelt. Unsere Philosophie: „Serving Heroes. Since 1864.”

Passt nicht zu 100 Prozent? Die Position spricht Dich an, aber Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt? Bewirb Dich trotzdem. Für uns zählen fachliche Substanz, Lernbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und die Motivation, gemeinsam etwas zu bewegen. Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns! Wir behandeln Deine Bewerbung vertraulich und gehen verantwortungsvoll mit Deinen personenbezogenen Daten um. Die weitere Kontaktaufnahme und den Ablauf stimmen wir transparent mit Dir ab.