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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei täglichen Herausforderungen und organisiere Büroabläufe.
- Arbeitgeber: Walt Disney Imagineering – ein kreatives und innovatives Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, Teamevents und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei die freundliche Anlaufstelle für neue Mitarbeiter und gestalte spannende Events.
- Gewünschte Qualifikationen: Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeiten sind gefragt.
- Andere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der Administrative Coordinator unterstützt das Team des Walt Disney Imagineering Standortbüros, indem er Anleitung zu Prozessen im täglichen Büroalltag gibt, Herausforderungen löst und Unterstützung bei Umzugs- und Reiseprozessen bietet. Diese Position ist vor Ort in Papenburg, Deutschland.
Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Standortbüroteams bei täglichen Fragen, proaktive Lösung von Herausforderungen und Mithilfe;
- Verwaltung des Inventars der Büromaterialien und Entwicklung eines effizienteren Systems zur Lagerhaltung;
- Bestellung von Materialien und Ausrüstung sowie andere Büroverwaltungsaufgaben;
- Planung von Konferenzräumen, Meetings und Videoanrufen;
- Pflege verschiedener Daten für das Team, wie z.B. Organigramme, Verteilungslisten usw.;
- Erstellung regelmäßiger Berichte und Zusammenfassungen sowie Präsentationen für das Team;
- Planung von Veranstaltungen wie Dienstjubiläen, Anerkennungspartys, Lunch-and-Learns und Teambuilding-Aktivitäten;
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter – Sie sind das „freundliche Gesicht“, auf das Neulinge zählen, um alle ihre Fragen zu beantworten;
- Bereitstellung grundlegender Schulungen zu Prozessen, Werkzeugen und Methoden;
- Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung der Reise-Strategie für Geschäftsreisende: Organisation von Transport (frühzeitige Sicherung lokaler Transportkapazitäten) und Unterkünften (Identifizierung von Wohnmöglichkeiten und Besichtigungen) zusammen mit internen und externen Partnern;
- Zuweisung von Unterkünften und Transport für Reisende und Rotationsmanagement (Reinigungsplan, Schlüsselübergaben, Parkausweise);
- Kommunikation mit Reisenden und Erstellung von Informationen für Reisende im Rahmen von „Know before you Go“-Präsentationen;
- Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Reiseprozesses zur Erzielung von Effizienzgewinnen;
- Pflege von Reisetools (z.B. Smartsheet) und Erstellung von Reisepanels für verschiedene Zielgruppen;
- Hilfe beim Sammeln, Zusammenstellen und Verteilen von Projektdaten und Berichten an Projektteams und Stakeholder;
- Unterstützung von Projektmanagern bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings (d.h. Teilnahme an Kernteam-Meetings, Vorbereitung von Agenden und Protokollen);
- Förderung der Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit Stakeholdern.
Administrative Coordinator (m/f/d) Arbeitgeber: Disney
Kontaktperson:
Disney HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Coordinator (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf die Stelle als Administrative Coordinator bewirbst, zeige, dass du bereit bist, die Initiative zu ergreifen. Recherchiere über das Unternehmen und bringe Ideen mit, wie du die täglichen Herausforderungen im Büro meistern kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur bei Walt Disney Imagineering zu erfahren. Vielleicht findest du sogar jemanden, der dir einen Einblick in den Bewerbungsprozess geben kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast oder wie du das Team unterstützt hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen zur Stelle und zum Unternehmen direkt von der Quelle erhältst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Coordinator (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei einfach du selbst. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten. Authentizität kommt immer gut an!
Mach es übersichtlich!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Schau dir die Aufgaben und Anforderungen in der Stellenbeschreibung genau an und versuche, deine Erfahrungen und Fähigkeiten darauf abzustimmen. Das zeigt uns, dass du die Rolle wirklich verstehst und ernst nimmst.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Disney vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben des Administrative Coordinators vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du ähnliche Herausforderungen in der Vergangenheit gemeistert hast.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position, indem du durchdachte Fragen vorbereitest. Frag nach den aktuellen Herausforderungen im Team oder wie der ideale Kandidat zur Verbesserung der Prozesse beitragen kann. Das zeigt, dass du proaktiv denkst und bereit bist, Lösungen zu finden.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel mit Büroorganisation und Eventplanung zu tun hat, bringe Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten mit. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen geplant hast und welche Tools du dafür genutzt hast.
✨Sei die freundliche Person
Da du als 'freundliches Gesicht' für neue Mitarbeiter fungieren wirst, ist es wichtig, eine positive und hilfsbereite Einstellung zu zeigen. Übe, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen kannst, um einladend und unterstützend zu wirken.