Office Manager and Team Assistant (60-80%)

Wer wir sind

Distran ist ein innovatives, preisgekröntes Schweizer High-Tech-Unternehmen, das ein außergewöhnliches Produkt herstellt: einen Sensor, der buchstäblich die Geräusche sieht. Unser einzigartiges Produkt wird von großen globalen Akteuren in den Bereichen Öl und Gas, Chemie, Energie und sogar Raumfahrt eingesetzt, um Gaslecks zu erkennen, bevor sie gefährlich für Menschen oder die Umwelt werden. Mit Kunden in über 35 Ländern expandiert unser Unternehmen weiterhin dank unserer großartigen Mitarbeiter, die leidenschaftlich für Innovation, Klimawandel und den Schutz der Umwelt eintreten.

Über die Rolle

Wir suchen einen proaktiven und zuverlässigen Office Manager und Teamassistenten, der dafür sorgt, dass unser Büro reibungslos läuft und unsere Teams den Arbeitsplatz, die Werkzeuge und die Unterstützung haben, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Sie werden der zentrale Ansprechpartner für Bürooperationen, Arbeitsplatzinfrastruktur, Onboarding-Koordination, grundlegende IT-Unterstützung, interne Veranstaltungen und tägliche administrative Themen sein.

Diese Rolle erfordert starke organisatorische Fähigkeiten, eine praktische Einstellung und echtes Interesse an den Menschen um Sie herum. Wenn Sie Abwechslung genießen, stolz darauf sind, Dinge nahtlos am Laufen zu halten, und eine aktive Rolle bei der Gestaltung unserer Unternehmenskultur spielen möchten, ist dies die richtige Gelegenheit für Sie!

In dieser Rolle werden Sie:

• Büro- und Arbeitsplatzoperationen
  • Sicherstellen, dass das Büro täglich reibungslos läuft, einschließlich Einrichtungen, Besprechungsräumen, Vorräten, Post, Gemeinschaftsräumen und Büroausstattung.
  • Koordination mit externen Dienstleistern wie dem Vermieter, Facility Management, Reinigung, Wartung und anderen bürobezogenen Lieferanten.
• Ausrüstung, Werkzeuge & grundlegende IT-Koordination
  • Verwaltung der Zuteilung und Nachverfolgung von Büroausstattung, einschließlich Laptops, Bildschirmen, Telefonen, Schreibtischen und anderen Bürowerkzeugen.
  • Erster interner Ansprechpartner für grundlegende IT-Themen, Benutzerkonten, Softwarezugang und Koordination mit externem IT-Support, wo nötig.
• Onboarding- & Offboarding-Unterstützung
  • Koordination des praktischen Onboardings neuer Mitarbeiter, einschließlich Zeitplänen, Schreibtischen, Ausrüstung, Zugang, Dokumentation sowie Sicherheits- und Ausrüstungsorientierung.
  • Unterstützung beim Offboarding zusammen mit HR, IT und Linienmanagern, einschließlich Rückgabe der Ausrüstung, Deaktivierung von Konten und praktischen Austrittsmaßnahmen.
• Interne Veranstaltungen & Teamkultur
  • Organisation interner Veranstaltungen wie Unternehmensbesprechungen, Teamessen, Verkaufsbesprechungen, Workshops, Feiern und dem Weihnachtsessen.
  • Koordination der damit verbundenen Logistik, Kommunikation, Reisen, Catering, Geschenke, Mitarbeiteranerkennung und Meilensteine zur Unterstützung einer positiven Unternehmenskultur.
• Administrative Unterstützung
  • Unterstützung ausgewählter Abteilungen bei der Organisation von Besprechungen und praktischen administrativen Aufgaben.
  • Unterstützung bei der praktischen Nutzung von KI-Tools, um wiederkehrende administrative, koordinierende und interne Kommunikationsaufgaben effizienter zu gestalten.

Ihr Profil

• Kaufmännischer Abschluss (KV EFZ), Lehre, Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder mindestens zwei Jahre Erfahrung im Büromanagement, Teamassistenz oder operativer administrativer Unterstützung.
• Gute Kenntnisse in MS Word, Excel und gängigen Bürosoftware-Tools, kombiniert mit Neugier und der Bereitschaft, grundlegende IT-Fehlerbehebung, Benutzerkontenverwaltung, neue Bürosoftware und KI-Tools zu lernen.
• Vertrautheit mit der Einrichtung und Verwaltung von Bürogeräten.
• Starke organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
• Proaktiv, praktisch, zuverlässig und in der Lage, unabhängig zu arbeiten, während Sie gut mit anderen zusammenarbeiten.
• Diplomatisch, zuverlässig, vertrauenswürdig und in der Lage, vertrauliche Informationen sorgfältig zu behandeln.
• Klare Kommunikation, in der Lage, Informationen genau und vollständig zu strukturieren und zu vermitteln.
• Echtes Interesse an Menschen und eine natürliche Fähigkeit, ein positives Teamumfeld zu fördern.
• Fließendes Englisch und fließendes Deutsch (gesprochen und geschrieben).

Was wir bieten

Bahnbrechende innovative Technologie auf den Markt zu bringen, die ein Bestseller ist, ist eine lohnende soziale und berufliche Erfahrung. Dieser Job ist für Sie, wenn Sie Ihrer Arbeit Bedeutung verleihen und einen starken Einfluss auf ein Produkt, ein Unternehmen und Ihr berufliches Wachstum haben möchten.