Assistenz Büromanagement (m/w/d)

Wir sind eine modern aufgestellte Steuerberatungsgesellschaft in Ettenheim und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) für unser Office-Management (m/w/d) – Vollzeit.

In dieser Position übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in der Organisation unseres Kanzleialltags und unserer zunehmend digitalen Prozesse. Als zentrale Ansprechperson (m/w/d) sind Sie erster Kontakt für unsere Mandanten, sowohl am Telefon als auch persönlich am Empfang. Sie übernehmen die Telefonzentrale, nehmen Gespräche strukturiert entgegen, leiten diese qualifiziert weiter und dokumentieren relevante Informationen. Sie organisieren den Empfang unserer Mandanten und tragen zu einem professionellen und serviceorientierten Außenauftritt unserer Kanzlei bei. Sie verantworten den Postein- und -ausgang, die digitale Ablage sowie die Überwachung von Fristen. Dabei arbeiten Sie in immer Bereichen papierarm und zunehmend mit digitalen Akten. Außerdem wirken Sie an der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Mandanten und Behörden mit.

Die Terminverwaltung für die Geschäftsleitung und das Kanzleiteam liegt in Ihrer Hand: Sie koordinieren, überwachen und dokumentieren Termine eigenständig und behalten den Überblick, auch wenn es hektischer wird. Ein besonderer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Unterstützung und Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsabläufe. Sie arbeiten mit digitalen Dokumentenmanagement- und Kommunikationsprozessen, helfen bei der Strukturierung und Pflege von elektronischen Ablagen und bringen sich aktiv in die Optimierung unserer digitalen Kanzleiprozesse ein. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Vorbereitung, Zusammenstellung und Versendung von Unterlagen an Mandanten und übernehmen ausgewählte organisatorische und administrative Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung. Sie wirken bei der Erstellung von Rechnungen sowie bei internen Abläufen rund um das Mahnwesen mit. Insgesamt tragen Sie dazu bei, dass sich sowohl Mandanten als auch Team bei uns wohl und gut betreut fühlen.

Für diese Position wünschen wir uns eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Rechtsanwaltsangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation). Berufserfahrung im Sekretariat, im Assistenzbereich oder idealerweise im Kanzleiumfeld (Steuerberatung, Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfung) ist von Vorteil. Quereinsteiger/innen (m/w/d) sind willkommen, wenn ein hohes Maß an Professionalität, Lernbereitschaft und Eigeninitiative vorhanden ist. Sie sollten Interesse an digitalen Arbeitsweisen mitbringen und offen für Veränderungen und Optimierungen von Abläufen sein. Sie verfügen über sehr gute deutsche Sprach- und Rechtschreibkenntnisse und können sich schriftlich wie mündlich sicher und verbindlich ausdrücken. Eine ausgeprägte Serviceorientierung, ein freundliches, gepflegtes Auftreten und ein wertschätzender Umgang mit Mandanten und Kolleginnen/Kollegen sind für Sie selbstverständlich. Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig, behalten auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick und haben Freude an Organisation und Koordination. Der sichere Umgang mit dem PC und den gängigen MS-Office-Anwendungen wird vorausgesetzt. DATEV-Kenntnisse sind wünschenswert, können bei uns aber systematisch aufgebaut werden. Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sind für uns und unsere Mandanten von zentraler Bedeutung.

Wir bieten Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle in einer modernen, digital arbeitenden Steuerberatungsgesellschaft. Die Arbeitszeiten sind im Rahmen unserer Kanzleibedürfnisse anpassbar. Sie erhalten eine strukturierte, sorgfältige Einarbeitung durch ein erfahrenes Team sowie einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einem angenehmen Arbeitsumfeld. Weiterbildung und fachliche Entwicklung werden von uns gefördert und unterstützt. Zusätzlich bieten wir Ihnen die Nutzung unseres kanzleieigenen Fitnessraums, frisches Obst und kostenfreie Getränke.