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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Unterstützung bei Veranstaltungen und Projektaufgaben.
- Arbeitgeber: Die DKMS ist eine internationale gemeinnützige Organisation, die Blutkrebspatient:innen hilft.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Urlaubstage, Weiterbildungsangebote und kostenlose Snacks.
- Warum dieser Job: Gestalte Leben neu und arbeite in einem wertschätzenden Team mit Sinn.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Büro- oder Kundenservice, gute Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit unbefristetem Vertrag in Köln.
Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen! Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit.
Das DKMS Donor Center hat die primären Aufgaben der Spenderregistrierung, Spenderbetreuung und Spendervermittlung. Für die weitere Verbesserung der Arbeitsabläufe in unserer Workup Abteilung suchen wir ab sofort in Köln eine Assistenz der Abteilung Koordination Spenderbetreuung.
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Planung interner und externer Termine, Besprechungen und Hospitationen sowie deren Protokollierung (Deutsch und Englisch)
- Unterstützung bei der Organisation größerer Veranstaltungen wie Symposien, Abteilungsevents und Workshops
- Recherche und Aufbereitung von Themen für die Abteilungsleitung
- Unterstützung bei Projektaufgaben bzw. Teilnahme an Arbeitsgruppen und Projektgruppen
- Prüfung von Rechnungen und Kreditkartenabrechungen inkl. Einholen fehlender Belege und Klärung von Rückfragen z. B. mit der Finanzbuchhaltung
- Erstellung und Aktualisierung von Informationsunterlagen wie z. B. Flyern der Entnahmekliniken sowie deren Abstimmung mit Stakeholdern
- Klärung und Bearbeitung diverser Themen zu den Reisemöglichkeiten der Spender:innen wie z. B. Hotelzuteilungen, Probleme, Kostenübernahmen für Hotels in Zusammenarbeit mit dem Reisemanagement sowie Bearbeitung von Quality Incidents
Unsere Anforderungen:
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung; idealerweise in den Bereichen Büro- oder Praxismanagement, Kundenservice oder Tourismus
- Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
- Sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
- Gute EDV-Kenntnisse sowie sehr gutes Organisations- und Koordinationstalent
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse im medizinischen Bereich von Vorteil
Was wir bieten:
- Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
- Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
- Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr)
- Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
- Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse, etc.)
- Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits
Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung!
Kontaktperson:
DKMS Donor Center gGmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung Köln - [\'Teilzeit\']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise bereits in der DKMS oder in ähnlichen Organisationen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die DKMS und ihre Mission. Zeige in Gesprächen oder im Vorstellungsgespräch, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und teilst. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine Erfahrungen im Büro- oder Praxismanagement beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung! Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Kunden oder Kollegen unterstützt hast und bringe diese Beispiele in Gesprächen ein. Dies wird deine Eignung für die Assistenzposition unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung Köln - [\'Teilzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die DKMS und ihre Mission. Verstehe, wie wichtig ihre Arbeit für Blutkrebspatient:innen ist und welche Rolle die Assistenz in der Abteilung Koordination Spenderbetreuung spielt.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine relevanten Erfahrungen im Büro- oder Praxismanagement, Kundenservice oder Tourismus hervorhebt. Betone deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Gehe auf deine beruflichen Erfahrungen ein und zeige, wie du zur Mission der DKMS beitragen kannst.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind, bevor du deine Bewerbung einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei DKMS Donor Center gGmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz in der Abteilung Koordination Spenderbetreuung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in Büro- oder Praxismanagement dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Position viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Hebe deine Serviceorientierung hervor
Die DKMS legt großen Wert auf Serviceorientierung. Bereite einige Beispiele vor, in denen du exzellenten Kundenservice geleistet hast oder wie du Probleme proaktiv gelöst hast, um das Vertrauen von Spender:innen zu gewinnen.
✨Frage nach den Werten der Organisation
Zeige dein Interesse an der Mission der DKMS, indem du Fragen zu den Werten und Zielen der Organisation stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an einem Job interessiert bist, sondern auch an der positiven Wirkung, die die Arbeit hat.
