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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Unterstützung bei Projektaufgaben.
- Arbeitgeber: Die DKMS ist eine internationale Organisation, die Blutkrebspatient:innen eine zweite Chance auf Leben gibt.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Urlaubstage, Sabbatical-Angebot und kostenlose Snacks.
- Warum dieser Job: Gestalte mit uns eine sinnvolle Karriere und hilf Menschen in Not.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Büro- oder Kundenservice, gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle (50%) in Tübingen, unbefristet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen! Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit.
Das DKMS Donor Center hat die primären Aufgaben der Spenderregistrierung, Spenderbetreuung und Spendervermittlung. Für die weitere Verbesserung der Arbeitsabläufe in unserer Workup-Abteilung suchen wir ab sofort in Tübingen eine Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung.
IHRE AUFGABEN:
- Koordination und Planung interner und externer Termine, Besprechungen und Hospitationen sowie deren Protokollierung (Deutsch und Englisch)
- Unterstützung bei der Organisation größerer Veranstaltungen wie Symposien, Abteilungsevents und Workshops
- Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen (Deutsch und Englisch)
- Recherche und Aufbereitung von Themen für die Abteilungsleitung
- Beauftragung und Organisation von Dolmetschern zur Begleitung von Spender:innen
- Unterstützung bei Projektaufgaben bzw. Teilnahme an Arbeitsgruppen und Projektgruppen
- Prüfung von Rechnungen und Kreditkartenabrechnung inkl. Einholen fehlender Belege und Klärung von Rückfragen z. B. mit der Finanzbuchhaltung
- Erstellung und Aktualisierung von Informationsunterlagen wie z. B. Flyern der Entnahmekliniken sowie deren Abstimmung mit Stakeholdern
- Klärung und Bearbeitung diverser Themen zu den Reisemöglichkeiten der Spender:innen wie z. B. Hotelzuteilungen, Probleme, Kostenübernahmen für Hotels in Zusammenarbeit mit dem Reisemanagement sowie Bearbeitung von Quality Incidents Hotels, Reisebüro, Labor inkl. Verfassen von Stellungnahmen
UNSERE ANFORDERUNGEN:
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung; idealerweise in den Bereichen Büro- oder Praxismanagement, Kundenservice oder Tourismus
- Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
- Sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
- Gute EDV-Kenntnisse sowie sehr gutes Organisations- und Koordinationstalent
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse im medizinischen Bereich sind von Vorteil
WAS WIR BIETEN:
- Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
- Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
- Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr)
- Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
- Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse etc.)
- Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits
INTERESSE? Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung!
Teamassistenz (m/w/d) für Spenderbetreuung und Koordination in Tübingen (Teilzeit 50%, unbefristet) Arbeitgeber: DKMS Donor Center gGmbH
Kontaktperson:
DKMS Donor Center gGmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz (m/w/d) für Spenderbetreuung und Koordination in Tübingen (Teilzeit 50%, unbefristet)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise bereits in der Branche tätig sind oder Kontakte zur DKMS haben. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die DKMS und ihre Mission. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und teilst. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation für die Stelle.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf die spezifischen Aufgaben der Teamassistenz beziehen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Koordination und Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, könntest du in Gesprächen oder bei der Vorstellung deiner Erfahrungen auch englische Begriffe oder Sätze einfließen lassen, um deine Sprachgewandtheit zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz (m/w/d) für Spenderbetreuung und Koordination in Tübingen (Teilzeit 50%, unbefristet)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die DKMS und ihre Mission. Verstehe, wie wichtig die Arbeit der Organisation ist und welche Rolle die Teamassistenz dabei spielt.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position der Teamassistenz wichtig sind, insbesondere in den Bereichen Büro- oder Praxismanagement und Kundenservice.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Leidenschaft für die Arbeit der DKMS und deine Eignung für die Stelle darlegst. Betone deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut formatiert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei DKMS Donor Center gGmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Teamassistenz, insbesondere in der Spenderbetreuung und Koordination. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in Büro- oder Praxismanagement dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine starke Serviceorientierung und Kommunikationsstärke erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen demonstrieren. Denke an Situationen, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Kollegen kommuniziert hast.
✨Betone deine Organisationsfähigkeiten
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisation und Koordination. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte organisiert hast, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
✨Sprich über deine Motivation
Erkläre, warum du für eine gemeinnützige Organisation arbeiten möchtest und was dich an der Mission der DKMS anspricht. Deine Leidenschaft für die Arbeit kann einen großen Eindruck hinterlassen und zeigt dein Engagement für die Ziele des Unternehmens.
