Office Manager

Der Office Manager spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des effektiven täglichen Betriebs der Limerick-Büros von DM in der O’Connell Street und Hartstonge Street. Diese Rolle bietet qualitativ hochwertige operative, administrative und exekutive Unterstützung für den CEO und das Senior Leadership Team, um sicherzustellen, dass Prioritäten effektiv verwaltet, Kommunikationen professionell behandelt und Nachverfolgungsmaßnahmen zeitnah und organisiert vorangetrieben werden.

Als sichtbarer und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und wichtige Stakeholder ist der Office Manager verantwortlich für die Aufrechterhaltung einer professionellen, gut organisierten und einladenden Arbeitsumgebung, die die Standards, Werte und die Kultur der DM Group widerspiegelt.

• Verantwortlich für die tägliche betriebliche Effektivität der Limerick-Büros, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz durchgehend professionell, gut organisiert, sicher und bereit für Kunden ist.
• Büroeinrichtungen, Dienstleistungen und Arbeitsplatzstandards verwalten, proaktiv betriebliche Probleme identifizieren und lösen, um eine qualitativ hochwertige Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.
• Ein aktuelles Lieferanten- und Kontaktregister führen, um sicherzustellen, dass betriebliche Probleme umgehend, effektiv und durch den entsprechenden Dienstleister angesprochen werden können.
• Drittanbieter koordinieren und überwachen, einschließlich Reinigung, Einrichtungen und Bürodienste, um vereinbarte Servicestandards, Reaktionsfähigkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis sicherzustellen.
• Bürobezogene Ausgaben überwachen und verfolgen, die Rechnungsbearbeitung unterstützen und sicherstellen, dass die Kosten im Einklang mit den vereinbarten Budgets bleiben.
• Effektive Bürosysteme, -vorräte und -geräte aufrechterhalten, um die Geschäftskontinuität, betriebliche Bereitschaft und ein nahtloses Erlebnis für Mitarbeiter und Besucher zu unterstützen.
• Das Büroapartment für Mitarbeiter, die aus anderen DM-Büros zu Besuch kommen, verwalten, einschließlich Kalenderverwaltung, Reinigungs- und Servicevereinbarungen, Vorbereitung auf die Ankunft, Schlüsselzugangskontrollen und verwandte Logistik, um ein professionelles und einladendes Erlebnis zu gewährleisten.
• Robustes Dokumentenmanagement, Ablage und administrative Kontrollen unterstützen, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen genau und gemäß den vereinbarten internen Praktiken geführt werden.
• Drucken, Post, Kurierdienste, Bereitstellung von Besprechungsräumen und Gastfreundschaftsanforderungen koordinieren, um effiziente Büroabläufe und eine polierte professionelle Umgebung zu unterstützen.
• Das Operations-Team und das Sport- & Sozialkomitee bei Mitarbeiterevents, internen Initiativen und bürobasierten Projekten unterstützen, einschließlich Planung, Logistik, Koordination und Nachverfolgung.
• Die Pflege von Anlage- und IT-Vermögensregistern unterstützen, einschließlich der Verfolgung von Zuweisungen, Rückgaben und Bewegungen in Abstimmung mit dem IT-Team.
• Lokale Geschäftsfortführungsmaßnahmen unterstützen, einschließlich der Pflege von Notfallkontakten, Koordination von Übungen, wo erforderlich, und Unterstützung bei der Reaktion auf Vorfälle.

• Kritische exekutive und administrative Unterstützung für das Senior Management Team, einschließlich CEO, CFO, COO und Abteilungsleiter bereitstellen.
• Reisearrangements für das Senior Management koordinieren, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers, Reiseplänen und verwandten Logistik, um sicherzustellen, dass die Reiseanforderungen effizient, genau und im Einklang mit den Geschäftsprioritäten verwaltet werden.
• Bedürfnisse antizipieren, routinemäßige Probleme unabhängig lösen und betriebliche oder prioritäre Angelegenheiten angemessen eskalieren, um effektive Entscheidungen zu unterstützen.
• Komplexe Tagebücher, Zeitpläne und Besprechungsarrangements verwalten, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte angemessen vorbereitet sind und wichtige Prioritäten geschützt werden.
• Die Führungsebene bei der Vorbereitung von Vorstandspaketen, Berichten und wichtigen Governance-Dokumenten unterstützen, wo erforderlich.
• Professionell mit internen und externen Stakeholdern im Namen der Führungskräfte kommunizieren, um rechtzeitige Kommunikation, Nachverfolgung und Lösung von prioritären Angelegenheiten sicherzustellen.
• Gesunden Urteilsvermögen, Diskretion und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen, konkurrierenden Prioritäten und Anfragen auf Führungsebene ausüben.

• Verantwortung für die täglichen Zugangskontrollmaßnahmen im Büro, um sicherzustellen, dass der Zugang zum Arbeitsplatz sicher, konsistent und im Einklang mit den internen Sicherheitsprotokollen verwaltet wird.
• Genaues Protokoll über Zugangs- und Schlüsselzuweisungen (Fob) führen, um sicherzustellen, dass Register aktuell gehalten werden und Zugangskontrollberichte bei Bedarf umgehend erstellt werden können.
• Die sichere Handhabung, Speicherung und Abrufung vertraulicher Dokumente und sensibler Informationen unterstützen, um sicherzustellen, dass angemessene Ablage-, Aufbewahrungs- und Zugangspraktiken befolgt werden.
• Compliance-Aktivitäten, interne Kontrollen und Anforderungen an die Auditbereitschaft unterstützen, die mit ISO 27001 und breiteren Unternehmensgovernance-Standards übereinstimmen.
• Brandschutzverfahren, Übungen und Anforderungen an die Sicherheit am Arbeitsplatz koordinieren, um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und interner Standards sicherzustellen.
• Gesundheits- und Sicherheitsunterlagen pflegen und überprüfen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation genau, aktuell und konform ist.

• Hochwertige administrative Unterstützung in den irischen Büros bieten, um sicherzustellen, dass Prioritäten, Dokumentation, Aufzeichnungen und vertrauliche Informationen genau, professionell und mit angemessener Diskretion verwaltet werden.
• Die Verwaltung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter koordinieren, um sicherzustellen, dass neue Teammitglieder professionell willkommen geheißen werden und die Informationen, Ausrüstung, Zugänge und Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um sich effektiv in das Unternehmen einzuarbeiten.
• Die Prozesse zur Offboarding von Mitarbeitern unterstützen, um sicherzustellen, dass ausscheidende Mitarbeiter die erforderlichen Schritte abschließen, Unternehmensausrüstung zurückgeben und dass relevante Dokumentation, Aufzeichnungen und Systemaktualisierungen genau und gemäß den internen Verfahren abgeschlossen werden.
• Als kooperativer und zuverlässiger Teamplayer innerhalb der breiteren Unterstützungsfunktionen der irischen Büros agieren, eng mit Operations, IT, HR und Marketing zusammenarbeiten, um Büroinitiativen, Mitarbeiteraktivitäten und tägliche Geschäftsbedürfnisse zu unterstützen.

• Außergewöhnliche organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen, komplexe Reisearrangements und zeitkritische exekutive Anforderungen mit Genauigkeit, Vertraulichkeit und Gelassenheit zu verwalten.
• Hochprofessionelle Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit dem Selbstbewusstsein, effektiv mit Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden, Besuchern und externen Stakeholdern zu interagieren.
• Starkes Urteilsvermögen, Diskretion und Vertraulichkeit, insbesondere beim Umgang mit sensiblen geschäftlichen Informationen.
• Exzellente Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit, mit einem starken Engagement für die Aufrechterhaltung hochwertiger Aufzeichnungen, Dokumentationen, Register und administrativer Kontrollen.
• Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise, mit der Fähigkeit, Anforderungen vorherzusehen, routinemäßige Probleme unabhängig zu lösen und Angelegenheiten angemessen zu eskalieren.
• Starke Koordinationsfähigkeiten im Büro, mit der Fähigkeit, eine professionelle, organisierte, sichere und einladende Büroumgebung aufrechtzuerhalten.
• Zuverlässige Fähigkeiten im Stakeholder-Management, mit der Fähigkeit, vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen über Teams, Funktionen und Hierarchieebenen hinweg aufzubauen.
• Fähigkeit, positive Team-Moral während geschäftiger oder intensiver Phasen zu unterstützen und proaktiv Druckpunkte vorherzusehen und praktische Initiativen vorzuschlagen, die helfen, Engagement, Energie und Teamgeist aufrechtzuerhalten.
• Starke Systemfähigkeiten, einschließlich Microsoft Office und anderer Geschäftsanwendungen.
• Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen, gesundes Urteilsvermögen zu zeigen und einen hohen Standard an Nachverfolgung zu gewährleisten.

• Ein unterstützendes Umfeld, in dem Menschen aktiv ermutigt werden, ihre Karriereziele zu erreichen.
• Ein attraktives Vergütungspaket.
• Flexibles Arbeitsumfeld.
• Flexible Urlaubsregelungen.
• Eine aktive Sport- und Sozialgruppe.
• Schulungen nach Bedarf in allen Aspekten unseres Geschäfts.
• Schnelle Karriereentwicklung und Möglichkeiten für ehrgeizige Kandidaten.
• Herausfordernde, fristgetriebene Umgebung, aber ausgeglichen mit einem unterstützenden Team und Unternehmensethos.

Bei DM Financial stellen wir nicht nur Buchhalter ein — wir entwickeln zukünftige Führungskräfte. Unsere Ethik basiert auf Initiative, Verantwortung und der Bereitstellung von erstklassigem Service für unsere Kunden. Wir ermächtigen unsere Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen, Ideen einzubringen und eine bedeutende Rolle bei der Gestaltung sowohl der Ergebnisse für die Kunden als auch des Erfolgs unseres Teams zu spielen.

Als dynamisches und wachsendes internationales Unternehmen bieten wir frühzeitige Einblicke in wertvolle Arbeiten, Mentoring durch Branchenführer und eine Plattform, auf der außergewöhnliche Talente anerkannt und gefördert werden. DM ist ein unabhängiges Finanzdienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Irland und Büros in Singapur, den Niederlanden, Großbritannien, den Cayman-Inseln, Luxemburg und Bulgarien. Wir sind auf die Bereitstellung von Finanzberichterstattung, Buchhaltungs- und Steuerberatungsdiensten für Kunden im Finanzdienstleistungssektor auf globaler Ebene spezialisiert.

Gegründet in Irland im Jahr 2007, hat das Unternehmen weiterhin erheblich gewachsen und beschäftigt jetzt weltweit mehr als 300 Mitarbeiter, die spezialisierte Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen für Anlagevehikel mit Vermögenswerten im Wert von mehr als 800 Milliarden US-Dollar anbieten.