Sekretärin (m/w/d) für den Vorstand einer Rechtsschutzversicherung

Die DMB Rechtsschutz-Versicherung AG, mit Sitz in Köln, ist konzernunabhängig und versteht sich als erfahrener und verbrauchernaher Rechtsschutz-Spezialist. Wir beraten unsere Kunden schnell, kompetent und umfassend. Seit Gründung der Gesellschaft 1982 durch den Deutschen Mieterbund, ist der Miet-Rechtsschutz ein zentrales Geschäftsfeld. Die DMB Rechtsschutz ist seit vielen Jahren Marktführer in diesem Segment. Für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht die Sicherung langfristig wettbewerbsfähiger Arbeitsplätze im Mittelpunkt. Wir bieten ihnen moderne Arbeitsbedingungen und fördern ihre Entwicklung mit interessanten Arbeitsinhalten und abwechslungsreichen Tätigkeiten. Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft.

Wir suchen an unserem Standort in Köln eine Sekretärin (m/w/d) für den Vorstand.

Aufgaben

• Sie arbeiten gemeinsam in einem Team und unterstützen den Vorstand der DMB Rechtsschutz-Versicherung AG mit einer Vielzahl an spannenden Tätigkeiten.
• Mit Ihrem Organisationstalent führen Sie gemeinsam das Vorstands-Sekretariat, planen Meetings, bereiten diese sorgfältig vor und bilden außerdem die Schnittstelle zu den anderen Fachbereichen/Abteilungen und entlasten den Vorstand.
• Sie erledigen selbständig und zuverlässig den Schriftverkehr und die Kommunikation (intern und extern); einschließlich der Wiedervorlage und ordnungsgemäßen Führung der Ablage.
• Sie bearbeiten den Postein- und ausgang, überwachen und koordinieren Fristen und Termine und erteilen Auskünfte und Informationen.
• Sie wirken an der laufenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen mit, indem Sie digitale Entwicklungen und Trends identifizieren und Potenziale erkennen, die zur Optimierung unserer Prozesse genutzt werden können.
• Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und betreuen Gäste/Besucher (m/w/d).
• Außerdem unterstützen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings, der Buchung von Veranstaltungsräumen, Hotelzimmern, Bahntickets, Mietwagen etc., und Sie empfangen, betreuen und bewirten Gäste.
• Bei der adressatengerechten Erstellung von Listen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Vorträgen können Sie Ihre analytische und strukturierte Arbeitsweise einbringen.

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d) oder als Geprüfte Sekretärin (m/w/d)).
• Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• Selbstständige, zuverlässige, proaktive und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, die es Ihnen ermöglicht, auch in dynamischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (stilistisch und grammatikalisch einwandfreie Beherrschung) werden vorausgesetzt.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; außerdem verfügen Sie über eine hohe IT-Affinität und haben Interesse an digitalen Projekten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.
• Sie sind teamorientiert und haben eine gute Kommunikationsfähigkeit.
• Sie überzeugen durch ein gepflegtes und professionelles Auftreten sowie verbindliche Umgangsformen und verfügen über Sensibilität, Sorgfalt und absolute Diskretion im täglichen Arbeitsumfeld.

Wir bieten

• Die angenehme und abwechslungsreiche Arbeitsatmosphäre eines kleinen Unternehmens.
• Eine offene und kollegial gelebte Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen durch flache Hierarchien.
• Ein außergewöhnlich spannendes und vielfältiges Aufgabenspektrum.
• Ihre wöchentlichen Arbeitszeiten von 38 Stunden werden im Team abgesprochen, sodass eine Besetzung des Vorstandssekretariates zwischen 8.00 Uhr und 17.00 Uhr gewährleistet wird.
• Sie bekommen eine umfangreiche Einarbeitung und haben danach die Möglichkeit gelegentlich auch von Zuhause zu arbeiten (mobiles Arbeiten).
• Eine attraktive Vergütung zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und bei Interesse ein Jobrad; außerdem steuerfreie Zuschüsse für z.B. Essen, Tanken oder weitere Einkäufe in Form der elektronischen City Karte und einen Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr.

Wichtiger Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für Nicht-EU-Bürger ein gültiger Arbeitsnachweis für Deutschland erforderlich ist. Leider können Bewerbungen ohne gültigen Arbeitsnachweis und ausreichende Deutschkenntnisse nicht berücksichtigt werden.