Teamleitung Arbeitsmarktdienstleistungen & Organisation (m/w/d) in Essen

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Teamleitung Arbeitsmarktdienstleistungen & Organisation (m/w/d)

Teamleitung Arbeitsmarktdienstleistungen & Organisation (m/w/d) in Essen

Essen Vollzeit Vor Ort

Mehrere Standorte. Verschiedene Teams. Viele Prozesse. Und du behältst den Überblick.

Du siehst Probleme meistens schon, bevor andere merken, dass es überhaupt eins gibt?

Noch besser: Du hast dann meistens auch schon eine Idee, wie man sie lösen kann?

Dann sollten wir uns kennenlernen.

Wir suchen keinen klassischen „Chef“, der hauptsächlich Aufgaben verteilt und auf Ergebnisse wartet.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt. Mitdenkt. Nachfragt. Organisiert. Kontrolliert. Verbessert.

Jemanden, der nicht darauf wartet, dass die Geschäftsleitung ein Problem entdeckt.

Sondern jemanden, der selbst erkennt, wenn etwas nicht läuft – und handelt.

Was ist eigentlich dein Job?

Ganz einfach gesagt:

Du sorgst dafür, dass unser operatives Geschäft läuft.

Und zwar nicht nur an einem Standort.

Du behältst alle unsere Standorte, Teams und Maßnahmen im Blick und sorgst dafür, dass die einzelnen Bereiche nicht nebeneinanderher arbeiten, sondern als Organisation funktionieren.

Personalplanung, Krankmeldungen, Vertretungen, Teilnehmerzahlen, Administration, Qualität und KPIs gehören genauso dazu wie die Frage:

„Warum machen wir das eigentlich so – geht das nicht besser?“

Dabei musst du nicht alles selbst machen.

Im Gegenteil.

Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die richtigen Dinge von den richtigen Menschen rechtzeitig erledigt werden.

Und danach auch zu prüfen, ob es tatsächlich passiert ist.

Wie könnte so ein Tag aussehen?

08:15 Uhr

Eine Krankmeldung kommt rein.

Jetzt muss nicht lange diskutiert, sondern organisiert werden.

Wer übernimmt? Muss ein Kollege von einem anderen Standort unterstützen? Wer muss informiert werden? Ist die Krankmeldung an die Administration weitergegeben und korrekt erfasst?

Du kümmerst dich darum.

09:00 Uhr

Du schaust auf die aktuellen Zahlen.

Bei einer Maßnahme entwickelt sich ein KPI in die falsche Richtung.

Für dich reicht es nicht festzustellen, dass die Zahl rot ist.

Du willst wissen:

Warum?

Liegt es an der Teilnehmerzahl? An der Anwesenheit? An fehlenden Vermittlungen? An der Dokumentation? Oder steckt etwas ganz anderes dahinter?

Und vor allem:

Was machen wir jetzt dagegen?

10:30 Uhr

An einem Standort fehlen Einträge in der Teilnehmeradministration.

Du klärst, was passiert ist, wer verantwortlich ist und bis wann es erledigt wird.

Und du schaust ein paar Tage später noch einmal nach.

Denn eine Aufgabe weiterzugeben ist noch keine Lösung.

12:00 Uhr

Dir fällt auf, dass drei Kollegen jede Woche dieselben Informationen manuell in verschiedene Listen übertragen.

Dein erster Gedanke:

Das muss doch einfacher gehen.

Kann Microsoft 365 helfen? KI? Eine Automatisierung? Ein anderes System?

Du musst die technische Lösung nicht unbedingt selbst programmieren.

Aber du solltest die Möglichkeit erkennen und dafür sorgen, dass wir sie prüfen.

14:00 Uhr

Abstimmung mit einem unserer Teams.

Personalplanung, Teilnehmer, Kapazitäten, Qualität oder vielleicht ein Problem, das schnell gelöst werden muss.

Du hörst zu, triffst Entscheidungen und sorgst dafür, dass anschließend klar ist:

Wer macht was – und bis wann?

15:30 Uhr

Du schaust nicht nur darauf, was heute passiert ist.

Du schaust nach vorne.

Wie sieht die Personalbesetzung nächste Woche aus?

Wer hat Urlaub?

Wo könnte es eng werden?

Welche Fristen kommen?

Wie entwickeln sich die Teilnehmerzahlen?

Welche Maßnahme braucht Aufmerksamkeit?

Welche administrativen Themen sind noch offen?

Du versuchst Probleme zu lösen, bevor sie überhaupt welche werden.

Und wenn um 16:00 Uhr plötzlich alles anders läuft als morgens geplant?

Willkommen im operativen Geschäft.

Für welche Bereiche bist du da?

Unsere Aktivitäten verteilen sich auf Essen, Dortmund und unseren Inhouse-Bereich bei der Agentur für Arbeit in Dortmund.

Du arbeitest mit unseren Jobcoaches, Projektmitarbeitern, Recruitern, der Administration und der Geschäftsleitung zusammen.

Deine Verantwortung ist dabei nicht auf einen einzelnen Standort begrenzt.

Du behältst das Gesamtbild im Blick.

Wo läuft es gut?

Wo müssen wir eingreifen?

Wo fehlen Kapazitäten?

Wo stimmt die Administration nicht?

Wo entwickeln sich KPIs in die falsche Richtung?

Wo müssen Mitarbeiter unterstützt – oder auch einmal klar angesprochen – werden?

Und was kommt auf uns zu, das heute vielleicht noch niemand auf dem Schirm hat?

Du bist die operative Verbindung zwischen unseren Standorten, Teams und der Geschäftsleitung.

Das könnte ziemlich gut passen, wenn du …

gerne Verantwortung übernimmst und nicht auf jede Anweisung wartest;

mehrere Themen parallel steuern kannst, ohne den Überblick zu verlieren;

Probleme früh erkennst und am liebsten direkt einen Lösungsvorschlag mitlieferst;

strukturiert und administrativ sehr sauber arbeitest;

Zahlen und KPIs verstehst und daraus konkrete Maßnahmen ableiten kannst;

Prioritäten setzen kannst, wenn plötzlich fünf Dinge gleichzeitig wichtig erscheinen;

Menschen unterstützen und motivieren kannst;

aber auch klar sagen kannst, wenn etwas nicht funktioniert;

Aufgaben nicht nur verteilst, sondern Ergebnisse kontrollierst;

neue Systeme schnell verstehst;

digital denkst und neugierig auf neue Möglichkeiten bist;

KI nicht nur aus der Zeitung kennst;

Microsoft 365 sicher nutzt;

Interesse an Automatisierung und neuen Technologien hast;

lieber nach einer Lösung suchst, als lange zu erklären, warum etwas nicht funktioniert;

bei „Das haben wir schon immer so gemacht“ eher unruhig wirst.

Du kennst unsere Branche

Das ist uns wichtig.

Du hast bereits Erfahrung in der Arbeitsmarktdienstleistung, bei einem Bildungsträger, in der Arbeitsvermittlung, im Coaching oder im Umfeld von Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter gesammelt.

Du weißt deshalb, dass Teilnehmerzahlen, Anwesenheiten, Dokumentation, Fristen, Qualität und eine saubere Administration bei uns keine lästige Nebensache sind.

Sie gehören zu unserem Geschäft.

Was du dagegen nicht mitbringen musst:

Zehn Jahre Führungserfahrung und einen Lebenslauf voller Managementtitel.

Vielleicht arbeitest du heute als Projektkoordinator, Jobcoach, Personaldisponent, Arbeitsvermittler, Recruiter, stellvertretende Teamleitung oder in einer vergleichbaren Position.

Und vielleicht merkst du gerade:

Da geht noch mehr.

Vielleicht hast du genau diesen Job sogar noch nie gemacht.

Das ist für uns kein Problem.

Wir suchen nicht den perfekten Lebenslauf.

Wir suchen jemanden, dem wir zutrauen, in diese Verantwortung hineinzuwachsen.

Deine bisherige Berufsbezeichnung interessiert uns deshalb weniger als die Frage:

Was kannst du aus dieser Position machen?

KI, Digitalisierung & neue Ideen

Wir wollen Staffselect in den kommenden Jahren deutlich digitaler und smarter organisieren.

KI, Microsoft 365, Automatisierungen, Dashboards und neue Systeme sollen uns dabei helfen, weniger Zeit mit unnötiger Administration zu verbringen, Informationen besser zu nutzen und schneller zu erkennen, wo etwas gut läuft – oder eben nicht.

Du musst dafür kein IT-Spezialist sein.

Du musst auch kein Linux-Profi sein.

Aber wenn du ein neues System siehst, solltest du eher neugierig als nervös werden.

Du probierst Dinge aus.

Du stellst Fragen.

Du möchtest verstehen, was möglich ist.

Ob Microsoft, KI, Automatisierung oder auch mal Linux:

Du musst nicht alles kennen. Aber du solltest Lust haben herauszufinden, was uns weiterbringt.

Und wenn du einen Prozess siehst, der unnötig kompliziert ist, erwarten wir ausdrücklich, dass du fragst:

„Warum eigentlich?“

Klingt gut. Aber fairerweise …

Bei uns ist noch nicht alles perfekt.

Und wir werden dir in einem Vorstellungsgespräch auch nicht erzählen, dass es das ist.

Es gibt Prozesse, die besser werden müssen.

Es gibt Administration, die kontrolliert werden muss.

Es gibt Dinge, die heute noch unnötig kompliziert laufen.

Manchmal gehen Sachen schief.

Und manchmal musst du einen Kollegen auch ein zweites Mal daran erinnern, dass eine Aufgabe wirklich heute erledigt werden muss.