Operations Associate/Coordinator

Wir suchen einen Operations Associate/Coordinator, der unserem Team beitritt. Unser Kunde ist eine schnell wachsende Plattform für Immobilienwartung und -betrieb, die sich einen Ruf dafür erarbeitet hat, Kunden mit geprüften Anbietern zu verbinden und eine umfassende Auftragsverwaltung mit Geschwindigkeit und Präzision zu bieten. Dies ist eine Vollzeitstelle, 100% remote, für einen hochorganisierten, telefonorientierten Koordinator, der bereit ist, den gesamten Lebenszyklus eines Wartungsauftrags zu übernehmen, vom ersten eingehenden Ticket bis zur endgültigen geschlossenen Rechnung.

Verantwortlichkeiten

• Verwaltung von Wartungsaufträgen von Anfang bis Ende und fungieren als Hauptansprechpartner zwischen Kunden, Anbietern und internen Teams.
• Empfangen und triagieren von eingehenden Kundentickets; Klassifizierung nach Gewerbe, Dringlichkeit und Umfang; Bestätigung von Standortkontakten und Zugangsdetails; und Kennzeichnung von Notfallsituationen für das Dispatch-Team.
• Proaktive Beschaffung von Anbietern durch ausgehende Kaltanrufe, frühzeitige Klärung kommerzieller Qualifikationsfragen im Gespräch, Teilen von Arbeitsfotos während der Anrufe und mündliche Bestätigung des Eingangs.
• Koordinierung und Buchung von Vor-Ort-Besuchen sowohl mit Anbietern als auch mit Standortkontakten; Stapeln von Offset-Besuchen am selben Tag für nicht dringende Mehrgebotsaufträge; und Bestätigung aller Termine 24 Stunden im Voraus.
• Steuerung des Angebotsprozesses durch Verfolgung von Remote-Angeboten, wo möglich, Verhandlung gegen grobe Schätzungen, Abstimmung vergleichbarer Angebote und Dokumentation aller Annahmen schriftlich.
• Sammlung und Überprüfung erforderlicher Dokumente — einschließlich W9s, Versicherungszertifikate (COI) und unterzeichneten Angeboten — vor der Planung von Arbeiten; Sicherstellung, dass COIs die entsprechenden Parteien korrekt benennen; und Nachverfolgung fehlender Unterlagen am selben Tag.
• Überwachung der Ausführung der Arbeiten, indem Anbieter an den vereinbarten Umfang und Zeitpläne gebunden werden, Koordination des Zugangs vor Ort, Lösung von Änderungen im Umfang, bevor zusätzliche Arbeiten beginnen, und Information der Kunden während des gesamten Prozesses.
• Bestätigung des Abschlusses der Arbeiten durch Fotos und Standortunterzeichnung; Abgleich des ursprünglichen Umfangs mit der endgültigen Rechnung; und Rückleitung von etwaigen Mängeln an den Anbieter, bevor der Auftrag abgeschlossen wird.
• Genehmigung und Einreichung von Anbieterrechnungen, Nachverfolgung von Kundenfreigaben, Lösung von Abrechnungsabweichungen und Abschluss von Aufträgen im System mit einer vollständigen und sauberen Dokumentation.

Anforderungen

• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere aktive Threads gleichzeitig über Sprache, SMS und E-Mail zu verwalten — komfortabel mit 10–30 offenen Gesprächen zu jeder Zeit.
• Erfahrung im Kaltanrufen, in der Anbieterkoordination oder in operativen Rollen, in denen die telefonische Kommunikation der primäre Kanal ist.
• Starke Verhandlungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Kosten-gegen-Geschwindigkeit-Abwägungen unter Druck zu treffen.
• Strikte Dokumentationsdisziplin — Behandlung von Compliance-Papieren als nicht verhandelbar, bevor die Arbeit beginnt.
• Fähigkeit, ruhig und fokussiert in schnelllebigen, hochvolumigen Umgebungen zu bleiben.
• Professionelles Niveau in schriftlichem und gesprochenem Englisch; Spanischkenntnisse sind ein großer Vorteil.

Qualifikationen

• Hintergrund in der Operationskoordination, im Facility Management, in der Koordination von Außendienst oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung in einer kunden- oder anbieterorientierten Koordinationsrolle.
• Vertrautheit mit Handelsbranchen wie Dachdecker, Sanitär, HVAC, Elektro, Schlosser oder allgemeine Vertragsvergabe ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Komfortables Arbeiten unabhängig in einer vollständig remote Umgebung, während zeitkritische Prioritäten verwaltet werden.

Vorteile

• Vollzeitstelle, 100% remote — arbeiten von überall in LATAM.
• Gelegenheit, Teil einer wachsenden Betriebsplattform mit klarer Struktur und echtem Einfluss zu sein.
• Kollaborative Teamumgebung, die mit Dispatchern, Finanzen, Anbietererfolg und Betriebsleitung zusammenarbeitet.
• Einblick in ein schnelllebiges, auf den USA basierendes Betriebsmodell mit starken Systemen und Prozessen.