Personal Assistant and Administrative Coordinator

Dialectic, eine crypto-native Organisation von Entwicklern und Kapitalberatern, sucht einen erstklassigen persönlichen Assistenten für die Geschäftsführung, der das Team in Vollzeit verstärkt. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil eines dynamischen und schnell wachsenden Teams zu werden, das sich auf Investitionen und den Aufbau überzeugender Software in aufkommenden Krypto- und Blockchain-Technologien konzentriert.

Wir suchen einen hochorganisierten, selbstmotivierten Executive Personal Assistant, der unseren Gründer in verschiedenen Bereichen unterstützt. Der ideale Kandidat hat Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender, internationaler Reisen, administrativer Unterstützung und persönlicher Unterstützungsaufgaben sowie im Umgang mit mehreren Teammitgliedern. Zudem sollte der ideale Kandidat ein gewisses Interesse an quantifiziertem Selbst, Bio-Tracking und der Konsolidierung von Gesundheits- und Finanzdaten zur visuellen Darstellung haben.

Der Kandidat sollte äußerst flexibel, anpassungsfähig, detailorientiert sein, über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen, Erfahrung im Umgang mit C-Suite-Angelegenheiten haben und in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit einer „keine Aufgabe ist zu groß oder zu klein“-Einstellung zu bewältigen.

Verantwortlichkeiten:

• Administrative Unterstützung für den Gründer, seine Familie und das Team nach Bedarf bereitstellen.
• Schweres Kalender-Management und Terminplanung, einschließlich der Organisation von Meetings, Konferenzgesprächen und Video-Konferenzen über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Konsolidierung von Finanz- und Gesundheitsdaten in Tabellen für Analysen.
• Organisation internationaler Reisen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Visa, sowie Erstellung detaillierter Reisepläne.
• Verwaltung persönlicher Aufgaben, einschließlich der Koordination von Familienreisen, der Handhabung persönlicher Finanzen und dem Erledigen von Besorgungen.
• Sicherstellen, dass alle Reise- und Spesenberichte genau ausgefüllt und zeitnah eingereicht werden.
• Koordination mit Teammitgliedern bei Meetings, Reisen, Veranstaltungsplanung und anderen Aktivitäten.
• Bearbeitung eingehender und ausgehender E-Mail-Kommunikation, einschließlich Posteingangsmanagement.
• Durchführung von Recherchen zu verschiedenen Themen und Vorbereitung von Berichten und Präsentationen nach Bedarf.
• Nutzung neuer AI/LLM-Tools zur Verbesserung ihrer Forschung und Entwicklung als Führungskraft.
• Allgemeine Bürotätigkeiten wie lokale Besorgungen, Lebensmittelbestellungen, Überwachung des Reinigungspersonals, Organisation von Büromaterialien in Schränken, Ablage, Fotokopieren und Scannen von Dokumenten.
• Vermittlung zwischen Kunden, Anbietern und Geschäftspartnern unter Wahrung höchster Professionalität und Vertraulichkeit.

Anforderungen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive/Persönlicher Assistent oder Verwaltungskoordinator mit Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite.
• Erfahrung in einem Startup-Umfeld, in dem von jedem erwartet wird, „die Ärmel hochzukrempeln“, um die Arbeit zu erledigen.
• Starke Tabellenkalkulationsfähigkeiten.
• Einige Erfahrung mit AI-Co-Pilot-Tools und LLMS.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer Reisevorbereitungen.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit fließenden Englischkenntnissen. Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und mit sensiblen Informationen umzugehen.
• Kenntnisse in Google Suite, Slack, Notion oder Vimcal.
• Verwendung von AI-Tools/Wissen, wie man sie zur Maximierung der Effizienz nutzt, ist bevorzugt.
• Allgemein eine offene Einstellung und die Fähigkeit, neue Technologien und Werkzeuge zu erlernen, wären hilfreich.
• Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und ein Selbststarter im Büro und remote zu sein.
• Ein Bachelor-Abschluss oder eine quantitative Ausbildung in einem verwandten Bereich ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.
• Vertrautheit mit der Kryptowährungs- und Risikokapitalbranche wird als Vorteil angesehen.

Vorteile:

• Dynamik und Kollegialität in einem kleinen Team, das in Bereichen arbeitet, die die Zukunft unserer Gesellschaft gestalten.
• Als moderner Arbeitgeber bieten wir Ihnen zeitgemäße Arbeitsbedingungen, viel Raum zur persönlichen Entwicklung sowie spannende und herausfordernde Projekte.
• Attraktive Vergütung, Bonus- und Beteiligungsmöglichkeiten.
• Einblick in extrem talentierte Menschen und sehr interessante Kunden mit einzigartigen Investitionsprofilen.
• Unterstützende Arbeits- und Teamatmosphäre mit flachen Hierarchien und einem starken unternehmerischen Geist.
• Dialectic ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und eine starke Vielfalt an Ideen fördert.