Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze bei Buchhaltung und koordiniere das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen.
- Unternehmen: Innovatives Startup mit dynamischem Team in Frankfurt am Main.
- Vorteile: Festes Gehalt, flexible Arbeitszeiten und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Weitere Informationen: Wachstumsperspektiven in einem schnell wachsenden Unternehmen.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte die internen Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Wir bauen die autonome Reconciliation-Schicht für den CFO-Stack. Unsere Plattform automatisiert die Finanzabstimmung in Großunternehmen: sie matcht Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Lieferdaten aus unterschiedlichen Systemen, deckt Diskrepanzen auf, verhindert Umsatzverluste und liefert prüfungsfertige Nachvollziehbarkeit für Finanzteams.
Unsere Kunden sind Finanz- und Operations-Teams in Großunternehmen aus Logistik, Automotive, Payments und Handel und unser Markt wächst international weiter. Wir werden von führenden europäischen und US-amerikanischen Wagniskapitalgebern unterstützt. Unser Team wächst und wir suchen die Person, die unseren Frankfurter Standort operativ trägt.
Du bist die organisatorische Schaltstelle unseres Frankfurter Offices. Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit unserer Steuerberatung, koordinierst das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, hältst den Office-Alltag am Laufen und unterstützt bei rechtlichen Themen rund um Verträge, Behördenkorrespondenz und Compliance.
Du arbeitest direkt mit Volkan, dem Geschäftsführer von Donnerstag.ai, zusammen und bist die erste Ansprechperson für alles, was unser Team operativ am Laufen hält. Diese Rolle ist auf Teilzeit ausgelegt. Die Stundenverteilung planen wir gemeinsam mit dir, flexibel und vereinbar mit deinem Alltag. Vorort-Präsenz in unserem Frankfurter Office ist Standard.
Deine Aufgaben
- Buchhaltung & Finanzen
- Vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit unserer Steuerberatung (Belege erfassen, vorkontieren, übergeben)
- Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Erstellung von Ausgangsrechnungen
- Reisekosten- und Spesenabrechnungen prüfen und einreichen
- Korrespondenz mit Steuerberater, Bank und Lieferanten
- Onboarding & People Operations
- Onboarding neuer Mitarbeiter:innen organisieren (Verträge, Equipment, Zugänge, erste Wochen)
- Pflege der Personalakten und Stammdaten
- Schnittstelle zu unserem Employer-of-Record-Provider und externen Beratern bei personellen Themen
- Organisation von Teamevents, Offsites und internen Veranstaltungen
- Legal Support
- Vorbereitung und Versand von Standardverträgen (NDAs, Werk- und Auftragsverarbeitungsverträge)
- Pflege des Vertragsregisters und Fristenmanagement
- Korrespondenz mit Behörden, Notar und externer Rechtsberatung
- Unterstützung bei laufenden Compliance-Themen (DSGVO, ISO 27001)
- Office & Organisation
- Bestellung von Equipment und Software-Lizenzen
- Reise- und Terminorganisation für das Team und die Geschäftsführung
- Erste Anlaufstelle für alles, was im Office anfällt
Anforderungen
- Du wohnst in Frankfurt am Main oder im Umkreis und kannst regelmäßig vor Ort sein
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle: Office Management, Assistenz der Geschäftsführung, Bürokauffrau/-mann mit erweitertem Aufgabenbereich oder Team-Assistenz
- Solide Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung: du weißt, wie Belege aufbereitet, vorkontiert und an die Steuerberatung übergeben werden
- Erfahrung mit Mitarbeiter-Onboarding und HR-administrativen Tätigkeiten
- Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift — du verfasst eigenständig Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatung und Vertragspartnern
- Solides Englisch in Wort und Schrift — unser Tech-Team arbeitet teils auf Englisch, du kommunizierst regelmäßig mit internationalen Kolleg:innen
- Sicherer Umgang mit gängigen Tools: Microsoft Dynamics oder Google Workspace, Buchhaltungssoftware, AI Tools und CRM-Systeme.
- Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise; du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen
Schön zu haben
- Erfahrung in einem Startup oder schnell wachsenden Unternehmen
- Claude Kenntnisse
- Erfahrung mit Vertragsmanagement und DSGVO-Themen
- Erfahrung mit der Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Notaren und externer Rechtsberatung
Was wir bieten
- Festes Gehalt — keine Stundenabrechnung, keine Schwankungen
- Flexible Arbeitszeiten — wir planen deine Stundenverteilung gemeinsam und gestalten den Arbeitsalltag mit dir, nicht für dich
- Direkter Draht zur Geschäftsführung — du arbeitest täglich mit Volkan, dem Geschäftsführer, zusammen. Kein Mittelmanagement, keine Reporting-Schichten
- Echte Verantwortung — du gestaltest, wie unser Office und unsere internen Prozesse laufen. Was du aufsetzt, bleibt und prägt das Unternehmen
- Modernes Office in zentraler Lage in Frankfurt mit allem, was du für die Arbeit brauchst
- Wachstumsperspektive — wenn die Rolle zu dir passt und das Unternehmen wächst, wachsen auch dein Verantwortungsbereich und Spielraum mit
Was passt gut zu dir, wenn du Lust hast, ein junges Unternehmen operativ mitzutragen, gerne Verantwortung übernimmst, präzise und zuverlässig arbeitest, und es dich erfüllt, wenn der Laden einfach läuft. Du machst dir die Themen zu eigen, statt sie nur zu bearbeiten. Du sprichst Probleme aktiv an, bevor sie wachsen.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Donnerstag.ai
Donnerstag.ai ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und wachsenden Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten und direktem Kontakt zur Geschäftsführung fördert das Unternehmen eine offene und verantwortungsvolle Arbeitskultur, in der deine Ideen und Beiträge geschätzt werden. Zudem erwartet dich ein modernes Büro in zentraler Lage in Frankfurt, das optimale Bedingungen für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die Herausforderungen verstehst und bereit bist, Lösungen zu finden.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Donnerstag.ai in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und hol dir Insider-Tipps, die dir im Vorstellungsgespräch helfen können.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für Office Manager:in-Positionen recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast oder Prozesse optimiert hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben und direkt mit uns in Kontakt zu treten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Mach es übersichtlich:Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erfassen, was du zu bieten hast!
Pass auf die Details auf:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Donnerstag.ai vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über Donnerstag.ai verschaffen. Schau dir die Website an, lies über ihre Produkte und Dienstleistungen und verstehe, wie sie im Bereich der Finanzautomatisierung arbeiten. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management, in der Buchhaltung und im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen verdeutlichen. Diese Geschichten helfen dir, deine Kompetenzen anschaulich zu präsentieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Frage nach den Werten von Donnerstag.ai oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle des Office Managers stark auf Organisation und Multitasking ausgelegt ist, sei bereit, deine Methoden zur Priorisierung von Aufgaben und zur effizienten Verwaltung von Zeit und Ressourcen zu erläutern. Zeige, wie du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
