Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Kalender, plane Meetings und unterstütze das Team bei täglichen Abläufen.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem Fokus auf Zusammenarbeit und Innovation.
- Vorteile: Homeoffice, Schulungen, Entwicklungsmöglichkeiten und Leistungsboni.
- Weitere Informationen: Perfekte Gelegenheit für Berufseinsteiger, die Karriere im administrativen Bereich zu starten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte den Arbeitsalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Kalenderverwaltung und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Job Responsibilities
- Manage and coordinate calendars across multiple priorities
- Schedule, confirm, and adjust meetings in real time
- Ensure all calls and meetings are properly prepared and executed
- Manage Gmail und/oder Outlook Inbox, einschließlich Entwurf und Organisation von Kommunikationen
- Maintain CRM (HubSpot) with accuracy and track all leads and clients through pipeline stages
- Coordinate client onboarding, documentation, confirmations, and follow-ups
- Manage candidate pipeline within ATS (Workable), including organizing and tracking applicants
- Support social media scheduling, posting, and engagement across LinkedIn and Instagram
- Assist with personal scheduling, appointments, and administrative logistics
- Coordinate with internal and external partners to support daily operations
- Utilize tools such as Jotform for intake, documentation, and workflow tracking
- Provide daily updates on priorities, pipeline status, and key operational items
- Proactively identify and resolve operational issues
Requirements
- Education
- High school diploma or equivalent required
- Bachelor’s degree preferred
- Experience
- Experience with calendar management, scheduling, and executive support
- Experience with CRM systems (HubSpot preferred)
- Familiarity with applicant tracking systems (Workable preferred)
- Experience in client coordination, recruiting support, or administrative operations
- Experience managing inbox communications and prioritization
- Skills or Competencies
- Strong organizational and time management skills
- Excellent written communication skills
- Ability to manage multiple priorities effectively
- High attention to detail and accuracy
- Professional, reliable, and responsive
- Proficiency in Gmail und/oder Outlook
Benefits
- Work From Home
- Training & Development
- Performance Bonus
Executive Assistant / Operations Manager Arbeitgeber: Dormont Manufacturing Co
Dormont Manufacturing Co ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Genf die Möglichkeit bietet, an der Weiterentwicklung der SonarQube-Plattform zu arbeiten. Mit einer flexiblen Arbeitsweise, die sowohl Büro- als auch Remote-Tage umfasst, fördert das Unternehmen eine Kultur der Vielfalt und des kontinuierlichen Lernens, während es gleichzeitig spannende Wachstumschancen in einem dynamischen Umfeld bietet.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant / Operations Manager mit Bravour zu bestehen
Kalenderverwaltung
Terminplanung
Meeting-Management
Gmail
Outlook
CRM-Systeme (HubSpot)
Bewerbermanagementsysteme (Workable)
