Head of Office Management & Executive Assistant (m/w/d)

„Wenn es wirklich darauf ankommt“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte. Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit. AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle des Office Managers ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen – entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma.

Was dich erwartet

• Als Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros.
• Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts – einschließlich ihrer Team Leads – und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen.
• Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.
• Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei.

Office Management

• Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München – für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb.
• Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität.
• Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau.
• Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz.
• Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards.

Executive- / PMD-Unterstützung

• Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in.
• Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen).
• Hochrangige Executive-Unterstützung – inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen.
• Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten.
• Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen.

Führung der Administrativen Funktionen

• Führung und Entwicklung des Admin-Teams – einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH – einschließlich der Team Leads.
• Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung.
• Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team.
• Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen.
• Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion.
• Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben.

Internes Relationmanagement

• Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs.
• Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg.
• Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels.
• Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro.

Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen – als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten „Getting-things-done“-Mentalität.

Was du mitbringst

• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung einer leistungsstarken administrativen Einheit in einem vergleichbaren professionellen Umfeld.
• Ausgeprägte Führungs- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten – souverän im Umgang mit Senior Leaders und externen Partnern.
• Exzellentes Organisationstalent: effektives Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking und Termintreue auch unter Druck.
• Fähigkeit, zukünftige Bedarfe zu antizipieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln.
• Klare Serviceorientierung und „Host Mindset“ – für eine erstklassige Erfahrung für Kolleg:innen und Klient:innen.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Motivation und Hands-on-Mentalität – souverän im Alleingang wie im Team.
• Schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme und Prozesse sowie Freude am Weiterlernen.
• Hohe Genauigkeit und Detailorientierung.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Deutsch und Englisch auf muttersprachlichem oder vergleichbarem Niveau.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung.

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.