Legal Systems Administrator - Talent Systems

Position Type: Vollzeit, Exempt, Offsite (Büroarbeit basierend auf geschäftlichen Bedürfnissen). Muss sich in einer pendelbaren Entfernung zum Büro befinden.

Standort: LA

Residency Requirements: Für alle Positionen, die in den Büros von Los Angeles und San Francisco angesiedelt sind, ist eine Wohnsitznahme innerhalb des Bundesstaates Kalifornien und in einer angemessenen pendelbaren Entfernung zum zugewiesenen Büro erforderlich, abhängig vom Ermessen der Kanzlei und der Art der Rolle.

Gehaltsspanne: 125.000,00 - 130.000,00 USD. Die Gehaltsspanne ist das, was Munger, Tolles & Olson LLP vernünftigerweise für diese Position zu zahlen erwartet. Die Gehaltsspanne garantiert, verpflichtet oder setzt keine Erwartungen an das Gehalt eines Bewerbers im Falle einer Einstellung. Die angegebene Spanne ist nur ein Bestandteil des Gesamtvergütungspakets von Munger, Tolles & Olson LLP.

Zusammenfassung

Der Legal Systems Administrator – Talent Systems ist verantwortlich für die umfassende Verwaltung, Wartung und Optimierung der rechtlichen Anwendungen und Datenbanken der Kanzlei, mit einem Schwerpunkt auf rechtlicher Rekrutierung, Leistungsbewertung und KI-Tools. Diese Rolle gewährleistet die Zuverlässigkeit, Sicherheit und effektive Konfiguration dieser Systeme zur Unterstützung der übergeordneten Geschäftsziele der Kanzlei.

In dieser Position fungiert der LSA als Fachexperte, um Systemverbesserungen zu verwalten, Probleme zu beheben und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, um die Systemleistung und Benutzererfahrung zu maximieren. Die Rolle erfordert enge Zusammenarbeit mit Anwälten, Fachleuten und der Kanzleileitung, um betriebliche Bedürfnisse zu verstehen und in effektive, skalierbare Lösungen zu übersetzen. Der LSA trägt auch zur Bewertung und Implementierung neuer Technologien, einschließlich KI-Lösungen, bei, um die Innovation und strategischen Ziele der Kanzlei voranzutreiben. Die Position ist hauptsächlich remote, mit gelegentlichen Bürobesuchen nach Bedarf. Die Kandidaten müssen sich in einer pendelbaren Entfernung zu einem der Büros der Kanzlei befinden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Systemadministration, Konfiguration und Wartung: Überwachung der Verwaltung und kontinuierlichen Betrieb der rechtlichen Anwendungen der Kanzlei, Sicherstellung hoher Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheitsstandards. Konfiguration von Systemeinstellungen, Workflows, Feldern und Benutzerrollen entsprechend den Geschäftsbedürfnissen. Überwachung von Integrationen, Leistung, Betriebszeit und Datenintegrität. Verwaltung von Systemupdates, Patches und Release-Zyklen. Teilnahme an der Planung und dem Design von Strategien zur Wiederherstellung nach Katastrophen für alle verwandten Systeme.
• Stakeholder-Kollaboration & Anforderungserhebung: Partnerschaft mit Rekrutierung, Personalwesen, Anwaltentwicklung und anderen Stakeholdern, um Geschäftsbedürfnisse zu verstehen. Übersetzung von Geschäftsanforderungen in Systemkonfigurationen und -verbesserungen. Bereitstellung von Empfehlungen für Prozessverbesserungen und Systemoptimierung. Als Bindeglied zwischen Geschäftsanwendern und technischen Teams/Dienstleistern fungieren.
• Systemverbesserungen & Optimierung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Systemfunktionalität, Automatisierung und Benutzererfahrung. Entwurf und Implementierung von Verbesserungen, einschließlich Workflows, Integrationen und Berichtsfunktionen. Durchführung umfassender Tests zur Sicherstellung der Qualität und Genauigkeit von Systemänderungen. Pflege eines Backlogs von Verbesserungsanfragen und Priorisierung basierend auf geschäftlichen Auswirkungen.
• Künstliche Intelligenz-Tools: Unterstützung bei der Bewertung, Einarbeitung und laufenden Verwaltung von KI-Tools, die in den rechtlichen Abläufen verwendet werden. Sicherstellung, dass KI-Tools gemäß den Richtlinien der Kanzlei und den geltenden rechtlichen und ethischen Standards implementiert und verwaltet werden. Bereitstellung technischer Unterstützung und Anleitung zur Nutzung von KI-Tools. Überwachung und Berichterstattung über die Leistung, Nutzung und Übereinstimmung von KI-Tools mit den Richtlinien der Kanzlei. Aktuell bleiben zu neuen KI-Technologien, die für die Rechtsbranche relevant sind, und informierte Empfehlungen an die Kanzleileitung bezüglich potenzieller Annahme oder Risikominderung geben.
• Technische Unterstützung und Fehlersuche: Als primärer Ansprechpartner fungieren und Expertenunterstützung für Endbenutzer bei systembezogenen Problemen und Anfragen bereitstellen. Diagnose und zeitnahe Lösung technischer und funktionaler Systemprobleme, Koordination mit Anbietern und Drittanbietersupport nach Bedarf. Verfolgung und Dokumentation von Supportanfragen, Lösungen und wiederkehrenden Problemen.
• Sicherheit und Compliance: Implementierung und Durchsetzung von Datenverwaltungsrichtlinien, Datenaufbewahrung und Archivierungsstrategien. Verwaltung von Benutzerzugriff, Rollen und Berechtigungen gemäß den Richtlinien der Kanzlei. Durchführung regelmäßiger Überprüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Zugriffs-, Verwaltungs-, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien und -vorschriften. Unterstützung compliancebezogener Initiativen und Dokumentation.
• Dokumentation und Schulung: Entwicklung und Pflege umfassender Dokumentation für alle Systeme, einschließlich Konfigurationen, Benutzerhandbücher und Workflows. Erstellung von Schulungsmaterialien und Durchführung regelmäßiger Schulungen für Endbenutzer. Förderung der Systemakzeptanz durch effektive Kommunikation und Wissensaustausch. Sicherstellung, dass die Dokumentation die aktuelle Systemkonfiguration und -prozesse widerspiegelt.

Tools: Datenbank- und Informationssysteme, insbesondere: viRecruit, viEval, viWork Allocation, viCLE, Workday, Microsoft Dynamics 36, Microsoft 365 Suite, Business & Legal KI-Tools.

Mindestens erforderliche Qualifikationen:

• Bevorzugter Bachelor-Abschluss in relevantem Bereich.
• Erfahrung in einer Kanzlei oder rechtlichen Umgebung.
• Umfangreiche praktische Erfahrung mit Systemdesign und -konfiguration, einschließlich Workflows, Benutzerrollen, Berechtigungen und Datenstrukturen.
• Expertenfähigkeit zur Diagnose und Lösung von System- und Datenproblemen.
• Starkes Wissen über die Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse in einer rechtlichen Umgebung.
• Fähigkeit zur Analyse von Geschäftsanforderungen und deren Übersetzung in technische Lösungen.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen zu verwalten.
• Ausgezeichnete analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit technischen und nicht-technischen Stakeholdern zu interagieren.

Körperliche Anforderungen: Schreiben, Tippen, Lesen, Sprechen, Hören, Sehen, Sitzen, Bücken, Erreichen.

Arbeitsbedingungen: Ruhige Büroumgebung in einem Hochhaus, überwiegend sitzend.

Direkte Berichte: Keine.

Kompetenzen:

• Effektiv kommunizieren: Entwicklung und Bereitstellung von Kommunikationsformen, die ein klares Verständnis der einzigartigen Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen vermitteln.
• Resilienz: Sich von Rückschlägen und Widrigkeiten erholen, wenn man schwierige Situationen gegenübersteht.
• Zusammenarbeiten: Partnerschaften aufbauen und gemeinsam mit anderen arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
• Vertrauen schaffen: Das Vertrauen und die Zuversicht anderer durch Ehrlichkeit, Integrität und Authentizität gewinnen.
• Kundenorientierung: Starke Kundenbeziehungen aufbauen und kundenorientierte Lösungen liefern.
• Ergebnisse erzielen: Konsistent Ergebnisse erzielen, selbst unter schwierigen Umständen.
• Situative Anpassungsfähigkeit: Ansatz und Verhalten in Echtzeit anpassen, um den sich ändernden Anforderungen unterschiedlicher Situationen gerecht zu werden.
• Umgang mit Ungewissheit: Effektiv arbeiten, auch wenn die Dinge ungewiss sind oder der Weg nicht klar ist.
• Planen und Ausrichten: Arbeiten planen und priorisieren, um Verpflichtungen im Einklang mit den organisatorischen Zielen zu erfüllen.
• Optimierung von Arbeitsprozessen: Wissen, welche Prozesse am effektivsten und effizientesten sind, um Aufgaben zu erledigen, mit einem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.

Gleichstellungserklärung: MTO ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und diskriminiert nicht aufgrund von Rasse, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haarstruktur und Schutzfrisuren (z.B. Zöpfe, Locken und Drehungen), Farbe, Ethnie, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Schwangerschaft, Geburt, Stillen und medizinische Bedingungen im Zusammenhang mit Schwangerschaft, Geburt und Stillen, Familienstand oder Status als Lebenspartner, Eltern- oder Familienpflege, Herkunft, Abstammung, Alter, sexuelle Orientierung, Behinderung oder medizinische Bedingungen, genetische Merkmale, politische Zugehörigkeit, militärischer oder Veteranenstatus oder jede andere durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützte Eigenschaft. Es ist die Politik von Munger, Tolles & Olson LLP, Diskriminierung, rechtswidrige Belästigung (einschließlich sexueller Belästigung) und Vergeltung zu verbieten. Dieses Engagement verbietet ein solches Verhalten durch jede Person, die an den Operationen von MTO beteiligt ist, und durch jeden, der Geschäfte mit oder im Namen von Munger, Tolles & Olson LLP tätigt.