Office Coordinator

Als Office-Koordinator sind Sie das freundliche Gesicht, das unsere Mitarbeiter und externen Besucher begrüßt. Sie verwalten und gewährleisten den reibungslosen täglichen Betrieb unseres Hauptsitzes in Boston. Diese Rolle steht in Kontakt mit globalen Stakeholdern und externen Lieferanten und dient als primärer Anker für unser physisches Büroumfeld. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche, wobei flexible Arbeitszeiten während geplanter Büroveranstaltungen erforderlich sind.

Standort: Boston, MA (Hybrid: Mindestens 3 Tage pro Woche im Büro)

Was Sie tun werden:

• Mail-Operationen: Verwaltung des gesamten Mailprozesses für die Boston HQ, einschließlich Sortierung, Scannen, Protokollierung und Verteilung der physischen Post an die richtigen Stakeholder.
• Globale Koordination: Zusammenarbeit mit Regus-Bürokontakten weltweit zur Koordination des Hardcopy-Mail-Routings für unsere verschiedenen globalen Einheiten.
• Einrichtungskoordination: Hauptansprechpartner für die Einrichtungen des Boston-Büros, Behebung von Wartungsproblemen und Kommunikation mit dem Gebäudemanagement. Initiierung von Prozessen für den Zugang zu Sicherheitskarten des Gebäudes und Unterstützung unserer Mitarbeiter und Untermieter.
• Regelmäßige Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung, um sicherzustellen, dass Wartungsprobleme gemeldet, die Reinigungsstandards eingehalten und alle anderen anlagenbezogenen Anfragen umgehend bearbeitet werden. Verwaltung von Gesundheits- und Sicherheitsangelegenheiten, einschließlich Brandschutzverfahren, Feuerübungen, Sicherheitsausrüstung und Schulungen.
• Lieferantenmanagement: Verwaltung bürobezogener Lieferanten, einschließlich Essensbestellungen für Teambesprechungen, Pflege von Büromaterialien und weltweiten Lieferunternehmen wie FedEx.
• Administrative Unterstützung: Ausführung allgemeiner administrativer Aufgaben im Büro, um eine produktive Umgebung für das „Dream Team“ zu gewährleisten.
• Veranstaltungen: Organisation interner und externer Veranstaltungen, einschließlich Besprechungen, Teamevents, Kunden- und Partnerbesprechungen.
• Ad-hoc-Aufgaben: nach Bedarf durch das Unternehmen.

Was wir suchen:

• Bildung: 2-jährige Hochschulausbildung (Associate’s) in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich erforderlich.
• Erfahrung: Mindestens 4 Jahre Erfahrung in Bürooperationen, Bürounterstützung oder im Gastgewerbe sind sehr bevorzugt.
• Technische Fähigkeiten: Kenntnisse in Tabellenkalkulationen (Excel), Textverarbeitung, PowerPoint-Anwendungen, Google Suite. Erfahrung mit Workday ist von Vorteil.
• Anpassungsfähigkeit: Komfortable Übergänge zwischen der Unterstützung interner Stakeholder und der praktischen Verwaltung von Bürotätigkeiten.
• Kommunikation: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Fähigkeiten; in der Lage, offene Kommunikation zu fördern und Beziehungen zu globalen Stakeholdern aufzubauen.
• Betriebliche Exzellenz: Starke organisatorische Fähigkeiten mit Fokus auf Nachverfolgung und Ergebniserzielung. Makelloser Kundenservice und zwischenmenschliche Fähigkeiten; Fähigkeit, positiv mit Kollegen auf allen Ebenen und externen Parteien, die GP vertreten, zu interagieren.
• Finanzielle Kompetenz: Fähigkeit, finanzielle Daten zur Entscheidungsfindung zu nutzen und Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Kundenservice: Geduldig und effektiv im Umgang mit Anfragen interner Stakeholder und im Management von Lieferanten.

Vergütung: Das jährliche Bruttogehalt für diese Position liegt zwischen 48.000 und 60.000 USD zuzüglich variabler Vergütung. (Dieses Gehalt bezieht sich auf eine 40-Stunden-Woche; die Vergütung für diese 20-Stunden-Teilzeitstelle wird entsprechend anteilig berechnet.)

Leistungen: G-P schätzt seine Mitarbeiter und bietet großzügigen bezahlten Elternurlaub, flexible Freizeit, Ausgabenkonten, Krankenversicherung, Zahnversicherung, Augenversicherung, Sabbatical nach 5 Jahren und mehr.

Gleichstellungschancen: G-P ist ein stolzer Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und wir setzen uns dafür ein, eine vielfältige, gerechte und integrative Kultur aufzubauen und aufrechtzuerhalten, die Authentizität feiert. Wir verbieten Diskriminierung und Belästigung von Mitarbeitern oder Bewerbern aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Glauben, Religion, nationaler Herkunft, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Alter, Geschlecht oder Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft, Geburt und schwangerschaftsbedingte Zustände), Geschlechtsidentität oder -ausdruck (einschließlich Transgender-Status), sexueller Orientierung, Familienstand, Militärdienst und Veteranenstatus, körperlicher oder geistiger Behinderung, genetischer Informationen oder eines anderen gesetzlich geschützten Status.

G-P verpflichtet sich auch, angemessene Vorkehrungen für Personen mit Behinderungen zu treffen. Personen mit Behinderungen werden ermutigt, sich für diese Stellen zu bewerben. Wenn Sie während des Vorstellungsgesprächs aufgrund einer Behinderung eine Vorkehrung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.

Hintergrundüberprüfung: Wir werden alle qualifizierten Bewerber, die die grundlegenden Anforderungen für die Position erfüllen, für eine Anstellung in Betracht ziehen. Bitte beachten Sie, dass Hintergrundüberprüfungen erforderlich sind, und dies kann auch Überprüfungen von Strafregistern umfassen.

Zusätzliche Informationen für bestimmte Bundesstaaten: Personen, die in den Vereinigten Staaten wohnen oder sich um eine Stelle bewerben: Kalifornien, Pennsylvania oder die Stadt Los Angeles oder Philadelphia, sollten die folgenden zusätzlichen Informationen überprüfen: G-P wird qualifizierte Bewerber mit Festnahme- oder Verurteilungsakten gemäß dem California Fair Chance Act, dem Los Angeles City Fair Chance Act Ordinance, dem Los Angeles County Fair Chance Act Ordinance und dem San Francisco Fair Chance Act Ordinance in Betracht ziehen. Bewerber aus Los Angeles können zusätzliche Informationen zum Los Angeles City Fair Chance Act einsehen. Bewerber aus Philadelphia können Informationen zu den Fair Criminal Record Screening Standards Ordinance von Philadelphia einsehen. Jede Berücksichtigung eines Kandidaten mit Hintergrundüberprüfungen zu Festnahme- oder Verurteilungsakten umfasst eine individuelle Bewertung basierend auf den Faktoren, die das geltende Recht erfordert, einschließlich des spezifischen Registers des Kandidaten und der Aufgaben und Anforderungen der spezifischen Stelle.