Operational Excellence Manager

Der Operational Excellence Manager ist verantwortlich für die Förderung von kontinuierlicher Verbesserung, Standardisierung und den Aufbau von Fähigkeiten innerhalb unseres Operationsteams. Diese Rolle dient als kritische Brücke zwischen strategischen operativen Zielen und der Ausführung an der Front.

Standort: Remote – Tokio, Japan

Hauptverantwortlichkeiten:

• Als operativer PFM während geplanter oder ungeplanter Abwesenheiten der Standortleiter fungieren, um eine unterbrechungsfreie Servicebereitstellung sicherzustellen.
• Direkte Aufsicht und Anleitung der technischen und Soft-Service-Teams vor Ort bieten, um die Einhaltung von Sicherheits-, Compliance- und Leistungsstandards zu gewährleisten.
• Primärer Ansprechpartner für Kunden während der Abdeckungszeiträume sein, Erwartungen managen, an wichtigen Meetings teilnehmen und eskalierte Probleme umgehend lösen.
• Das Management von Arbeitsaufträgen im Corrigo-System überwachen, um proaktive Planung und Koordination mit Anbietern sicherzustellen.
• Die korrekte Aufgabenverteilung überprüfen und die rechtzeitige Erledigung oder Eskalation von Problemen vor Fälligkeitsterminen vorantreiben, um die Service-Level-Vereinbarungen einzuhalten.
• Umfassende betriebliche Diagnosen durchführen, um die Gegebenheiten vor Ort zu bewerten, einschließlich Teamstruktur, Aufgabenverteilung, Kommunikationsdynamik, Arbeitsplatzkultur und Management von Anbietern/Verträgen.
• Mit RFMs und RWLs zusammenarbeiten, um Erkenntnisse in umsetzbare, langfristige Pläne zur kontinuierlichen Verbesserung zu übersetzen.

Operational Excellence vorantreiben und leiten:

• Standardarbeitsanweisungen für kritische betriebliche Aktivitäten entwickeln, dokumentieren und durchsetzen, um Konsistenz über alle Standorte hinweg sicherzustellen.
• Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Toolverbesserung identifizieren.
• Initiativen zur Straffung von Arbeitsabläufen, Reduzierung von Verschwendung und Verbesserung der betrieblichen Effizienz leiten.
• Wichtige betriebliche KPIs verfolgen und berichten sowie datengestützte Erkenntnisse zur Entscheidungsfindung und Korrekturmaßnahmen nutzen.
• Die Komponenten der Operational Excellence des jährlichen Account Development Plans leiten und besitzen, um transformative Veränderungen umzusetzen und kontinuierliche Serviceverbesserungen voranzutreiben.
• RFMs und Standortteams bei der Überwachung der Betriebsausgaben unterstützen.
• Kostensparmöglichkeiten durch Prozessoptimierung, Anbieter-Konsolidierung oder Initiativen zur Energieeffizienz identifizieren, um sicherzustellen, dass die betrieblichen Aktivitäten mit den finanziellen Zielen des Kontos übereinstimmen.
• Ein zentrales Wissensmanagement-Repository für SOPs, Schulungsmaterialien und Best-Practice-Fallstudien einrichten und pflegen.
• Als Bindeglied zwischen PFMs, regionaler Führung und Kunden fungieren, indem die einzigartigen Schmerzpunkte und Bedenken verstanden werden.
• Feedback in umsetzbare Lösungen übersetzen, die die bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern und betriebliche Engpässe beseitigen.

Operative Schulungen:

• Zielgerichtete Schulungsprogramme entwerfen und durchführen, basierend auf Lücken, die während betrieblicher Überprüfungen identifiziert wurden, mit Fokus auf technische Fähigkeiten, Soft Skills, Vertrags- und Anbietermanagement sowie effektive Kommunikation.
• Fortlaufendes Coaching für Standortteams und aufstrebende Führungskräfte anbieten.
• Eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verantwortung fördern.
• Den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zusammen mit den Linienmanagern überarbeiten und verwalten, um eine schnelle Integration ins Team und ein sofortiges Verständnis der betrieblichen Standards und kulturellen Erwartungen sicherzustellen.
• Eine Kompetenzmatrix für das Operationsteam pflegen.
• Personalisierte Entwicklungspläne erstellen, um individuelle und teamweite Kompetenzlücken zu schließen.
• Initiativen zum Change Management leiten, wenn neue Prozesse, Technologien oder organisatorische Strukturen eingeführt werden.
• Als Change-Agent agieren, um Widerstände zu überwinden, die Akzeptanz neuer Standards sicherzustellen und die Vorteile betrieblicher Verbesserungen allen Stakeholdern zu kommunizieren.

Leistungskennzahlen:

• Betriebliche Stabilität und Verbesserung durch KPI, CSAT-Umfragen, Schulungsdurchführung.
• 360-Grad-Leistungsbewertung durch Linienmanager, Kollegen, Untergebene und Kunden.
• Jährliche Finanzziele.

Personenspezifikationen:

• Kernwerte: Unterstützung der Mitarbeiter, um eine angenehme und sichere Lebensumgebung zu schaffen.
• Positiver Beitrag zur Gemeinschaft.
• Wissen mit Mitgefühl anwenden.
• Probleme kollaborativ lösen.
• Probleme durch Kommunikation lösen.
• Gerechte Entscheidungen treffen.
• Herausforderungen mit Entschlossenheit begegnen.

Funktionale Kompetenzen für eine Managerrolle:

• Betriebliche Führung.
• Ergebnisse liefern.
• Kundenorientierung / Stakeholder-Management.
• Problemlösung und Urteilsvermögen.
• Datengetriebene Entscheidungsfindung.
• Kommunikation und Einflussnahme.
• Coaching & Talententwicklung.
• Risikomanagement & Compliance.

Erforderliches spezifisches Fachwissen, berufliche Fähigkeiten, Qualifikationen oder Erfahrungen:

• Mindestens akademischer Abschluss: Bachelor-Abschluss in Facility Management, Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen oder einem verwandten Bereich.
• Berufliche Fähigkeiten: Starkes Verständnis der FM-Betriebsabläufe im FCDO-Konto und Branchenstandards.
• Ausgezeichnete Präsentations-, öffentliche Sprech- und Coachingfähigkeiten.
• Kenntnisse in Prozessabbildungswerkzeugen (Visio) und Datenanalyse (Excel, Power BI).
• Change-Management-Expertise mit der Fähigkeit, Stakeholder auf allen Ebenen zu beeinflussen.

Erfahrung:

• 5+ Jahre in Facility Management, Betrieb oder kontinuierlichen Verbesserungsrollen.
• Nachweisliche Erfolge bei der Gestaltung und Durchführung von Schulungsprogrammen.
• Erfahrung mit Multi-Site-Operationen oder Floating-Resource-Modellen ist sehr wünschenswert.

Sprache: Umfangreiche Englischkenntnisse; lokale Sprachen sind von Vorteil.

IT-Kenntnisse: Microsoft Office und relevante Software sind obligatorisch.

Weitere Faktoren: Führungszeugnis ohne Vorstrafen, ausgestellt von den Polizeibehörden. Reisehäufigkeit bis zu 25% in der APAC-Region.

Vorteile: Bei JLL unterstützen wir Ihr Wachstum durch sinnvolle Arbeit, kontinuierliches Lernen, inklusive Führung und Möglichkeiten, die Zukunft des Immobilienbetriebs mitzugestalten.

Gleichberechtigter Arbeitgeber: Jones Lang LaSalle („JLL“) ist ein gleichberechtigter Arbeitgeber und verpflichtet sich, angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen zu treffen. Wenn Sie eine Vorkehrung benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an HRSCLeaves@jll.com.