Sr. Project Coordinator

Syner-G sucht einen Sr. Project Coordinator, der fortgeschrittene organisatorische, administrative und praktische Unterstützung für Bau- und Wartungsprojekte mit starkem Fokus auf Gesundheit und Sicherheit bietet. Diese Rolle dient als Schlüsselvermittler zwischen Projektmanagern, Fachleuten für Arbeitssicherheit vor Ort, Auftragnehmern und internen Interessengruppen, um sicherzustellen, dass die Projektaktivitäten gut koordiniert, dokumentiert und konform mit den festgelegten Verfahren und gesetzlichen Anforderungen sind. Der ideale Kandidat bringt Erfahrung in der Koordination, starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit mit, mehrere Prioritäten zu managen, während er eine sichere und effiziente Projektdurchführung unterstützt.

Arbeitsort: Reisen zu Kundenstandorten können je nach Projektbedarf erforderlich sein.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Tägliche Koordinationsunterstützung für das technische Team für Bau- und Wartungsprojekte im Bereich Gesundheit und Sicherheit.
• Unterstützung des Capital Project Management und Facilities Project Management bei sicherheitsrelevanten Aufgaben während der Bauphasen und gelegentlich während der Planung.
• Organisation und Durchführung von Planungsbesprechungen vor Baubeginn, um sicherzustellen, dass erforderliche Materialien und Dokumentationen vorbereitet und verteilt werden.
• Pflege und Aktualisierung von Projektzeitplänen, Trackern, Protokollen und Dokumentationen im Zusammenhang mit Sicherheitsaktivitäten, Inspektionen und der Einhaltung durch Auftragnehmer.
• Unterstützung bei der Überprüfung von Gefahrenanalysen, standortspezifischen Sicherheitsplänen (SSSPs), Gesundheits- und Sicherheitsprogrammen sowie verwandten Einreichungen.
• Teilnahme an Begehungen mit Fachleuten für Arbeitssicherheit zur Dokumentation von Beobachtungen, Verfolgung von Korrekturmaßnahmen und Sicherstellung, dass Gefahren zeitnah angegangen werden.
• Zusammenstellung, Analyse und Berichterstattung von Sicherheitskennzahlen, Identifizierung von Trends und Empfehlung von Verbesserungen.
• Unterstützung bei Vorfällen durch das Sammeln von Informationen, Organisieren von Dokumentationen und Erstellen von Entwurfsberichten für die Einreichung beim Kunden.
• Unterstützung bei Inspektionen, informellen Konferenzen und Besprechungen mit Aufsichtsbehörden oder Versicherern auf Anfrage.
• Sicherstellung, dass alle Projektdokumentationen mit den geltenden SOPs, MOPs und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
• Koordination von Folgemaßnahmen mit Auftragnehmern und Projektteams zur Schließung identifizierter Gefahren oder Mängel.
• Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen zu Projektteams, Sicherheitsvertretern der Auftragnehmer und internen Interessengruppen zur Unterstützung einer effektiven Kommunikation und Abstimmung.
• Administrative und logistische Unterstützung für sicherheitsrelevante Schulungen, Briefings und Verteilung von Dokumentationen.
• Koordination von Aktionen, Besprechungen, Ergebnissen und Folgemaßnahmen über mehrere Projekte und Arbeitsströme hinweg.
• Unterstützung bei der Überprüfung vorhandener Dokumentationen, Aufzeichnungen und Projektinformationen zur Identifizierung, Organisation und Kommunikation relevanter Daten an Projektbeteiligte.
• Partnerschaft mit technischen Teams und Interessengruppen zur Informationsbeschaffung, Behebung von Dokumentationslücken und Unterstützung von Planungs- und Entscheidungsprozessen.
• Unterstützung bei der Vertragsverwaltung, Bestellungen, Rechnungsstellung, Einarbeitung von Beratern und Aktivitäten zur Projektkontrolle.
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Nutzung digitaler Werkzeuge, KI, Automatisierung und Standardisierung zur Verbesserung der Ausführung.

Qualifikationen und Anforderungen:

• Bildung: Bachelor-Abschluss bevorzugt oder gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung.
• Erfahrung: 2–5 Jahre Erfahrung als Projektkoordinator oder in einer ähnlichen Koordinations- oder Verwaltungsrolle. Erfahrung in der Unterstützung der Durchführung von Bauprojekten oder in einem baubezogenen Umfeld ist von Vorteil.
• Kenntnisse der Sicherheits- und Umweltprinzipien, Vorschriften und bewährten Praktiken.
• Fähigkeit, potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen zu unterstützen.
• Starke organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Interessengruppen.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite; Erfahrung mit Projektmanagement- oder Sicherheitssoftware ist von Vorteil.
• Detailorientiert, proaktiv und in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit minimaler Aufsicht zu verwalten.
• Fähigkeit, festgelegte Verfahren zu befolgen, genaue Dokumentationen zu führen und Compliance-Bemühungen zu unterstützen.

Physische Anforderungen: Während der Ausübung der Tätigkeiten dieses Jobs muss der Mitarbeiter regelmäßig eine Computer-Tastatur und -Maus verwenden; mit Händen und Armen erreichen; sprechen und zuhören. Der Mitarbeiter muss häufig gehen und sitzen sowie Objekte wie Bücher und Akten mit einem Gewicht von bis zu 25 Pfund heben und tragen. Gelegentlich muss der Mitarbeiter stehen, sich bücken oder knien. Bestimmte Sehfähigkeiten, die für diese Position erforderlich sind, umfassen Nahsicht und die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.

Arbeitsumgebung: Die hier beschriebenen Merkmale der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für die, die ein Mitarbeiter bei der Ausübung der wesentlichen Funktionen dieses Jobs antrifft, einschließlich moderatem Geräuschpegel, einem temperierten Innenraum und Lichtverhältnissen, die hell und augenschonend sind, typisch für ein Büro.

Gesamtvergütungsprogramm: Wir definieren Gesamtvergütung als Vergütung, Leistungen, Remote-Arbeit/Flexibilität, Entwicklung, Anerkennung und unsere Kultur mit Programmen, die jede unserer Belohnungssäulen unterstützen. Dazu gehören ein wettbewerbsfähiges Grundgehalt und ein jährlicher Anreizplan, umfangreiche Leistungsangebote und fortlaufende Anerkennungs- und Karriereentwicklungsmöglichkeiten. Die Mitarbeiter genießen auch unser großzügiges Programm für bezahlte Freizeit, von der Firma bezahlte Feiertage, flexible Arbeitszeiten und vollständig remote Arbeitsmöglichkeiten für die meisten Positionen sowie die Möglichkeit, „fast überall“ zu arbeiten. Wenn ein physischer Arbeitsort jedoch mehr für Sie ist, haben wir Büros in Greater Boston; San Diego, CA; Boulder, CO; und Indien.

Vergütung: Die erwartete Gehaltsspanne für diese Position liegt zwischen 80.000 und 100.000 USD jährlich. Das tatsächliche Gehalt wird basierend auf Erfahrung, Qualifikationen, geografischem Standort und anderen arbeitsbezogenen Faktoren, die gesetzlich zulässig sind, bestimmt.

Derzeit kann Syner-G kein Arbeitsvisum sponsern oder übernehmen.

Rechtlicher Hinweis: Syner-G ist stolz darauf, ein Arbeitgeber für Chancengleichheit und positive Maßnahmen zu sein. Alle Beschäftigungsentscheidungen, einschließlich Rekrutierung, Einstellung, Platzierung, Verfügbarkeit von Schulungen, Beförderung, Vergütung, Bewertung, disziplinarische Maßnahmen und Kündigung (falls erforderlich), werden ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Glaubensbekenntnis, Religion, Geschlecht, Schwangerschaft oder Geburt, persönliches Erscheinungsbild, familiäre Verpflichtungen, sexuelle Orientierung oder Präferenz, Geschlechtsidentität, politische Zugehörigkeit, Einkommensquelle, Wohnort, nationale oder ethnische Herkunft, Abstammung, Alter, Familienstand, Status als Militärveteran, ungünstige Entlassung aus dem Militärdienst, körperliche oder geistige Behinderung oder aus einem anderen, durch geltendes Recht verbotenen Grund getroffen. Syner-G ist ein E-Verify-Arbeitgeber.