Workplace Administrator

Über uns: Dow Jones ist ein globaler Anbieter von Nachrichten und Geschäftsinformationen, der Inhalte an Verbraucher und Organisationen auf der ganzen Welt in verschiedenen Formaten liefert, einschließlich Print, Digital, Mobil und Live-Events. Dow Jones hat über 130 Jahre lang Inhalte von unvergleichlicher Qualität produziert und verfügt heute über eine der größten Nachrichtenbeschaffungsoperationen weltweit.

Über die Rolle: Wir suchen einen Büro-basierten Workplace Administrator / Empfangsmitarbeiter, um den reibungslosen Ablauf unseres Büros in Frankfurt zu unterstützen und dem Global Real Estate & Workplace Evolution Team (GRE & WE) beizutreten. Diese Rolle kombiniert Empfangsaufgaben, Büroverwaltung, SAP-Verarbeitungssupport und Unterstützung des Bureau Chief. Sie helfen dabei, einen professionellen, einladenden und effizienten Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Büro gut organisiert, vollständig ausgestattet und jederzeit ordentlich ist. Die Rolle erfordert eine tägliche Präsenz vor Ort, um die Büroabläufe, Empfangsaufgaben und das breitere Team effektiv zu unterstützen. Sie berichten an den Direktor, EMEA Real Estate & Global Lease Administration.

Sie werden:

• Der erste Ansprechpartner für Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen sein.
• Empfangsaufgaben verwalten und eine professionelle, einladende Präsenz am Empfang präsentieren.
• Anrufe, E-Mails und allgemeine Büroanfragen beantworten und weiterleiten.
• Sicherstellen, dass Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und Empfangsräume präsentabel und bereit zur Nutzung sind.
• Das Büro mit Vorräten, Organisation und Sauberkeit versorgen, einschließlich Küche, Schreibwaren, Druck- und allgemeinen Büromaterialien.
• Büroreparaturen, Wartungsprobleme, Gebäudezugang und Anfragen des Vermieters/Gebäudeverwaltung koordinieren.
• Die Anforderungen an Gesundheit, Sicherheit und allgemeine Arbeitsplatzkonformität unterstützen.
• Tägliche administrative Unterstützung für den Bureau Chief und den Geschäftsführer leisten.
• Kalender, Raumreservierungen, Schreibtischbuchungen in Kadence und Besucherarrangements nach Bedarf verwalten.
• Bei Reisebuchungen, Reiserouten und verwandten Logistikfragen unterstützen.
• Dokumente, Präsentationen, Korrespondenz und Besprechungsmaterialien vorbereiten.
• Ablagesysteme, Kontaktlisten und administrative Aufzeichnungen pflegen.
• Interne Veranstaltungen, Teambesprechungen und Büroaktivitäten unterstützen.
• Rechnungen und Bestellungen in SAP genau und pünktlich bearbeiten.
• Bestellungen, Rechnungsstatus, Codierung, Genehmigungen und Zahlungsnachverfolgung überwachen, eng mit den Finanzteams zusammenarbeiten.
• Mit internen Finanz- und Beschaffungsteams kommunizieren, um Rechnungs- oder PO-Anfragen zu klären.
• Bei Bedarf Unterstützung bei der Verwaltung von Anbietern und der Einrichtung von Lieferanten leisten.
• Bei Bedarf Backup-Unterstützung für das GRE & WE Lease Admin-Team leisten, um Abwesenheiten/geschäftige Zeiten abzudecken.

Sie haben:

• 3-5 Jahre Erfahrung als Büroadministrator, Empfangsmitarbeiter, Teamassistent oder in einer ähnlichen Rolle; Verarbeitung von Rechnungen und Bestellungen in SAP.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder leitenden Angestellten, idealerweise einschließlich Kalender- und Besprechungskoordination.
• Erfahrung in einem geschäftigen Büro-Umfeld.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Professionelles und zugängliches Auftreten mit hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
• Sichere Handhabung mehrerer Prioritäten und schnelle Reaktion auf die täglichen Bürobedürfnisse.
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Komfortabel beim selbstständigen Arbeiten und Übernehmen von Verantwortung für die Büroabläufe.
• Versiert in Microsoft Office-Anwendungen und Google Suite-Produkten.
• Zuverlässige, proaktive und serviceorientierte Einstellung.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und gesundes Urteilsvermögen auszuüben.

Bevorzugte Qualifikationen:

• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmens- oder Nachrichtenumfeld wäre von Vorteil.

Erfolg in der Rolle: Der erfolgreiche Kandidat wird ein gut geführtes, professionelles Büro schaffen, sicherstellen, dass die SAP-Rechnungs- und Bestellprozesse effizient abgewickelt werden, zuverlässige Unterstützung für den Bureau Chief bieten und das Büro in Frankfurt organisiert, ausgestattet und reibungslos betreiben.

Unsere Vorteile: Umfassende Gesundheitspläne, bezahlte Freizeit, Rentenpläne, umfassende Versicherungspläne, Lifestyle-Programme & Wellness-Ressourcen, Bildungsleistungen, Familienpflegeleistungen & Unterstützung bei der Pflege, Pendlertransitprogramm, Abonnementsrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm.

Gleichberechtigte Chancen: Alle qualifizierten Bewerber erhalten ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationale Herkunft, geschützten Veteranenstatus, Behinderungsstatus oder andere geschützte Merkmale gemäß geltendem Recht Berücksichtigung für eine Anstellung.

Angemessene Unterbringung: Wir setzen uns dafür ein, angemessene Unterbringung für qualifizierte Personen mit Behinderungen im Bewerbungs- und/oder Interviewprozess bereitzustellen.