Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den reibungslosen Ablauf im Büro und sei die erste Anlaufstelle für Besucher.
- Unternehmen: Dow Jones, ein globaler Anbieter von Nachrichten und Geschäftsinformationen.
- Vorteile: Umfassende Gesundheitspläne, bezahlte Freizeit und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte ein professionelles Arbeitsumfeld und unterstütze ein dynamisches Team.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung in der Büroorganisation und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 45000 € pro Jahr.
Wir suchen einen Büro-basierten Workplace Administrator / Empfangsmitarbeiter, um den reibungslosen Ablauf unseres Büros in Frankfurt zu unterstützen und dem Global Real Estate & Workplace Evolution Team (GRE & WE) beizutreten. Diese Rolle kombiniert Empfangsaufgaben, Büroverwaltung, SAP-Verarbeitung und Unterstützung des Bureau Chief.
Sie werden helfen, einen professionellen, einladenden und effizienten Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Büro jederzeit gut organisiert, vollständig ausgestattet und ordentlich bleibt. Die Rolle erfordert eine tägliche Präsenz vor Ort, um die Büroabläufe, Empfangsverantwortlichkeiten und das breitere Team effektiv zu unterstützen. Sie berichten an den Direktor, EMEA Real Estate & Global Lease Administration.
Ihre Aufgaben:
- Erster Ansprechpartner für Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen sein
- Empfangspflichten verwalten und eine professionelle, einladende Präsenz am Empfang präsentieren
- Anrufe, E-Mails und allgemeine Büroanfragen beantworten und weiterleiten
- Sicherstellen, dass Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und Empfangsräume präsentabel und bereit zur Nutzung sind
- Das Büro, einschließlich Küche, Büromaterial, Druck- und allgemeine Bürovorräte, gut ausgestattet, organisiert und ordentlich halten
- Büroreparaturen, Wartungsprobleme, Gebäudezugang und Anfragen von Vermietern/Gebäudeverwaltung koordinieren
- Unterstützung bei den Anforderungen an Gesundheit, Sicherheit und allgemeine Arbeitsplatzkonformität
- Tägliche administrative Unterstützung für den Bureau Chief und den Geschäftsführer leisten
- Kalender, Raumreservierungen, Schreibtischbuchungen in Kadence und Besucherarrangements verwalten
- Bei Reisebuchungen, Reiserouten und verwandten Logistikfragen unterstützen
- Dokumente, Präsentationen, Korrespondenz und Besprechungsmaterialien vorbereiten
- Ablagesysteme, Kontaktlisten und administrative Aufzeichnungen pflegen
- Interne Veranstaltungen, Teambesprechungen und Büroaktivitäten unterstützen
- Rechnungen und Bestellungen in SAP genau und pünktlich bearbeiten
- Bestellungen, Rechnungsstatus, Codierung, Genehmigungen und Zahlungsnachverfolgung überwachen, eng mit den Finanzteams zusammenarbeiten
- Mit internen Finanz- und Beschaffungsteams kommunizieren, um Rechnungs- oder PO-Anfragen zu klären
- Bei Bedarf Unterstützung bei der Verwaltung von Anbietern und der Einrichtung von Lieferanten bieten
- Bei Bedarf Backup-Unterstützung für das GRE & WE Lease Admin-Team leisten
Ihr Profil:
- 3-5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Büroadministrator, Empfangsmitarbeiter, Teamassistent oder ähnlichem; Verarbeitung von Rechnungen und Bestellungen in SAP
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise einschließlich Kalender- und Besprechungskoordination
- Erfahrung in einem geschäftigen Büro-Umfeld
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
- Professionelles und zugängliches Auftreten mit hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Vertrautheit im Umgang mit mehreren Prioritäten und schnelles Reagieren auf tägliche Bürobedürfnisse
- Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Komfortabel beim selbstständigen Arbeiten und Übernehmen von Verantwortung für Büroabläufe
- Versiert in Microsoft Office-Anwendungen und Google Suite-Produkten
- Zuverlässige, proaktive und serviceorientierte Einstellung
- Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Ausübung eines fundierten Urteils
Bevorzugte Qualifikationen:
- Fließend in Deutsch und Englisch
- Erfahrung in einem internationalen Unternehmens- oder Nachrichtenumfeld wäre von Vorteil
Unsere Vorteile:
- Umfassende Gesundheitspläne
- Bezahlter Urlaub
- Rentenpläne
- Umfassende Versicherungspläne
- Lebensstilprogramme & Wellness-Ressourcen
- Bildungsleistungen
- Familienpflegeleistungen & Unterstützung bei der Pflege
- Öffentlicher Nahverkehrsprogramm
- Abonnementsrabatte
- Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber erhalten ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, Alter, nationale Herkunft, geschützten Veteranenstatus, Behinderungsstatus oder eine andere geschützte Eigenschaft gemäß geltendem Recht Berücksichtigung für eine Anstellung.
Wir sind bestrebt, angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Personen mit Behinderungen in unserem Bewerbungs- und/oder Interviewprozess bereitzustellen. Wenn Sie Unterstützung oder Vorkehrungen benötigen, um Ihre Bewerbung abzuschließen oder an einem Interview aufgrund einer Behinderung teilzunehmen, senden Sie uns eine E-Mail an talentresourceteam@dowjones.com. Bitte geben Sie "Angemessene Vorkehrung" in der Betreffzeile an und beschreiben Sie kurz die Art der benötigten Unterstützung.
Workplace Administrator Arbeitgeber: Dow Jones
Dow Jones Energy ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit umfassenden Sozialleistungen, einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer positiven Unternehmenskultur fördert das Unternehmen das Wachstum und die Zusammenarbeit innerhalb eines hochqualifizierten Teams. Die Position des Executive Director - Sales in Lateinamerika ermöglicht es Ihnen, an der Spitze der Energiebranche zu stehen und bedeutende Beiträge zur Gestaltung der Zukunft der Energieversorgung zu leisten.
