Assistenz Kaufmännischer Leiter (m/w/d)

Organisation ist deine Leidenschaft? Planung, Reisemanagement und Lösungen sind deine Stärke? Dann bist du bei uns richtig! Mit dem Ziel, Wunden bezahlbar zu heilen, entwickeln wir bei Dr. Ausbüttel in Dortmund Wundversorgungsprodukte und Services. Hinter unseren Marken DRACO und Piratoplast stehen über 250 Menschen, die wirtschaftliches Wachstum und soziales Engagement in Einklang bringen.

Als stark wachsendes Familienunternehmen glauben wir an Hochleistung für Menschen, die uns brauchen. An eine Kultur, die Leistung fordert, Sinn bietet und gesellschaftlichen Impact möglich macht. Das ist Arbeit, die verbindet – und für die wir zum zweiten Mal in Folge als Platz 1 Arbeitgeber im Bereich Healthcare ausgezeichnet wurden.

Einen Job mit Sinn, bei dem soziales Engagement und wirtschaftliches Wachstum im Einklang stehen. Kurze Entscheidungswege, Freiräume und Selbstverantwortung für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Eine integrative Kultur der Chancengleichheit in einem wertegetragenen Arbeitsumfeld. Deine Gesundheit ist uns wichtig, deshalb erwarten dich unterschiedliche Maßnahmen und Aktionen zur Gesundheitsförderung. Unsere Unternehmenskultur lebt von Präsenz, daher bieten wir dir einen Tag Remote Work an.

Wir nehmen uns Zeit für deine Einarbeitung. So erwartet dich ein strukturiertes Onboarding und eine Begleitung durch Mentoring. Netzwerken durch Austauschformate: Dabei lernst du uns und unsere Werte noch besser kennen und kannst mit neuen Kollegen gut ins Gespräch kommen.

Deine Aufgaben:

• Einen sicheren Umgang mit den MS Office Produkten vor allem für PowerPoint, Excel, Outlook und eine Leidenschaft für Tools, KI und Software.
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisations- und Planungskompetenz: Die Fähigkeit, Termine effizient zu planen, zu priorisieren und Terminkonflikte frühzeitig zu erkennen.
• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise: Du gehst deine Aufgaben systematisch und zuverlässig an und legst dabei großen Wert auf Qualität und Genauigkeit.
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich, auch eine hohe Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, präzise und diplomatisch mit unterschiedlichsten internen und externen Stakeholdern.
• Eine schnelle Auffassungsgabe in Bezug auf neue Aufgaben, Zusammenhänge und Tools.
• Flexibilität und Problemlösungskompetenz: Mit kurzfristigen Änderungen kannst du gut umgehen, suchst pragmatische Lösungen und kannst auch in zeitlich kritischen Momenten strukturiert arbeiten.
• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelorstudium und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz.
• Du sorgst für einen effizienten Meetingablauf: Von der Agenda Erstellung, rechtzeitigen Vorlage aller relevanten Unterlagen, Protokollführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Mit deinen verlässlichen Follow-ups stellst du die zeitgerechte Bearbeitung von Aufgaben sicher und gewährleistest Ergebnissicherung durch eine strukturierte Ablage.
• Die Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen liegen bei dir. Du schaffst so eine solide Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting.
• Du behältst den Überblick über den Outlook-Kalender des Kaufmännischen Leiters, pflegst und verwaltest ihn selbstständig, sorgst für eine klare und transparente Terminübersicht und übernimmst die Reisekoordination für In- und Ausland.
• Du erledigst die interne und externe Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und bist somit die Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Geschäftspartnern und dem Kaufmännischen Leiter.
• Mit deinem lösungsorientierten Ansatz bearbeitest du Teilprojekte und übernimmst eigenständig Ad-hoc-Aufgaben mit betriebswirtschaftlichem Bezug – immer mit einem Blick für Prioritäten und Effizienz.

Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung