Assistenz der Geschäftsführung / HR & Praxismanagement (m/w/d) in einer privaten Hautarztpraxis[...]

Für unser Team in unserer privaten Hautarztpraxis in Kassel suchen wir eine strukturiert arbeitende, analytische und digital versierte Persönlichkeit in Vollzeit, die Freude an klaren Abläufen, Organisation, Personalmanagement und der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen hat. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt du die Geschäftsführung und übernimmst eigenständig Aufgaben in den Bereichen Human Resources, Personalführung, Praxisorganisation, Administration und Prozessmanagement.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung – Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, Koordination interner und externer Themen sowie selbstständige Bearbeitung von Aufgaben und Projekten.
• Human Resources & Personalmanagement – Organisation und Durchführung des gesamten Bewerbungsprozesses von der Stellenausschreibung über Bewerbungsgespräche bis zur Einstellung und Verwaltung neuer Mitarbeiter.
• Personalführung & Mitarbeiterorganisation – Unterstützung bei Mitarbeiterführung, Beschwerdemanagement, Dienstplanung und Urlaubskoordination.
• Personaladministration – Erstellung von Arbeitszeugnissen, Informationsschreiben, Arbeitsanweisungen und weiteren personalbezogenen Dokumenten.
• Digitalisierung & Praxissoftware – Recherche, Auswahl und Einführung neuer Praxissysteme, Softwarelösungen, Automatisierungen und KI-basierter Programme zur Verbesserung unserer Arbeitsabläufe.
• Abrechnung & Rechnungswesen – Rechnungs- und Mahnwesen für Privatpatienten und IGeL-Leistungen, Verwaltung von Gutachten, Kontrolle von Zahlungseingängen sowie Unterstützung bei der Abrechnung im Tagesgeschäft.
• Externe Dienstleister – Koordination, Terminierung und Abrechnung externer Dienstleister sowie Korrespondenz mit Steuerbüro, Abrechnungsstellen, Rechtsanwälten, Versicherungen, Agenturen und weiteren Geschäftspartnern.
• Praxisorganisation – Organisation von Fort- und Weiterbildungen, Kongressen, Team-Tagen, internen Veranstaltungen und der Weihnachtsfeier.
• Medizinische Administration – Erstellung von Arztbriefen, Verwaltung elektronischer Patientenakten sowie Bearbeitung von Aufklärungs- und Einwilligungsunterlagen.
• Social Media & Unternehmensauftritt – Verwaltung und Pflege unserer Social-Media-Präsenz, Erstellung und Koordination von Inhalten sowie Verwaltung von Firmenaccounts und Werbematerialien.
• Empfang & Vertretung – Bei personellen Engpässen unterstützt du unser Empfangsteam, koordinierst Termine und bist Ansprechpartner für unsere Patienten.

Qualifikation

• Studium oder vergleichbare Qualifikation – beispielsweise Bachelor oder Master in Gesundheitsmanagement, BWL, Wirtschaftswissenschaften, Personalmanagement, Healthcare Management oder einem vergleichbaren Bereich.
• oder Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – beispielsweise als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Fachwirt/in im Gesundheits- und Sozialwesen oder eine vergleichbare Qualifikation.
• oder Abgeschlossene Ausbildung zur MFA mit Fachhochschulreife und Aufstiegswillen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent – Du arbeitest systematisch, planst vorausschauend und behältst Fristen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuverlässig im Blick.
• Digital-affin & technikinteressiert – Du arbeitest gerne mit digitalen Systemen und findest dich schnell in neue Softwarelösungen ein.
• Kommunikationsstärke – Du kommunizierst professionell, klar und verbindlich mit Mitarbeitern, Bewerbern, Patienten und externen Geschäftspartnern.
• Selbstständige Arbeitsweise – Du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und bringst Themen zuverlässig zum Abschluss.

Benefits

• Verantwortungsvolle Schlüsselposition – Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und hast die Möglichkeit, organisatorische und personelle Strukturen aktiv mitzugestalten.
• Klare Verantwortungsbereiche & strukturierte Prozesse – Wir legen Wert auf nachvollziehbare Abläufe, klare Zuständigkeiten und eine professionelle Organisation.
• Attraktive Sozialleistungen – inklusive betrieblicher Altersvorsorge, Gesundheitsbonus und Jobticket.
• Fort- & Weiterbildungsmöglichkeiten – Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Modernes digitales Arbeitsumfeld – mit cloudbasierten Systemen, KI-gestützten Anwendungen, digitalem Praxismanagement und modernen Kommunikations- und Organisationstools.

Unsere Hautarztpraxis verbindet medizinische Expertise, professionelle Organisation und moderne Technologie. Digitalisierung bedeutet für uns nicht nur papierloses Arbeiten: Wir entwickeln unsere internen Prozesse kontinuierlich weiter, setzen KI-basierte Anwendungen ein und suchen gezielt nach Möglichkeiten, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Für diese Position suchen wir deshalb eine Persönlichkeit, die Genauigkeit, Struktur und Verlässlichkeit schätzt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, komplexe organisatorische Themen systematisch zu bearbeiten. Du möchtest nicht einfach nur Aufgaben abarbeiten, sondern Strukturen schaffen, Prozesse verbessern und Verantwortung übernehmen?