Assistenz Organisation & Personal (m/w/d) - Organisation, die Menschen stärkt

Dr. Mach – internationale Medizintechnik Made in Germany sucht eine engagierte Assistenz für Organisation & Personal, die Lust hat, Verantwortung zu übernehmen und ihren Berufseinstieg in einem sinnstiftenden Umfeld zu starten. Als gewachsenes Familienunternehmen bieten wir Stabilität, direkte Wege und eine Kultur, in der Menschen zählen. Bei uns arbeiten Sie nicht „irgendwo im Büro“, sondern in einem Umfeld, in dem jede gut organisierte Bewerbung, jedes gelungene Onboarding und jede sorgfältige Planung am Ende dazu beitragen, dass Medizinprodukte entstehen, die Menschen weltweit helfen.

Warum Dr. Mach?

Unsere Untersuchungs- und Operationsleuchten sorgen dafür, dass Ärztinnen und Ärzte sicher arbeiten können, weltweit. Damit das gelingt, brauchen wir ein starkes Team im Hintergrund: Menschen, die Prozesse strukturieren, Personalthemen mitdenken und unseren Kolleginnen und Kollegen den Rücken freihalten. Bei Dr. Mach erwarten Sie flache Hierarchien, direkte Kommunikation bis in die Geschäftsführung, ein aktiver Betriebsrat und eine langfristige Perspektive in einem regulierten, stabilen Umfeld der Medizintechnik.

Ihre Mission bei uns

Sie unterstützen die Assistenz der Geschäftsführung und den HR-Manager in allen organisatorischen und personalbezogenen Themen. Ihre Arbeit sorgt dafür, dass Bewerbungen zügig bearbeitet, neue Mitarbeitende strukturiert an Bord geholt und interne Abläufe zuverlässig organisiert werden und damit das Unternehmen als Ganzes reibungslos funktioniert.

Ihre Aufgaben

• Assistenz im Personalwesen – Unterstützung bei der allgemeinen Personalverwaltung, von der Pflege von Personaldaten über das Erstellen von Unterlagen bis hin zur Vorbereitung von Verträgen, immer mit Blick auf Datenschutz und Vertraulichkeit.
• Bewerbungsmanagement & Onboarding – Sichtung von Bewerbungen, Abstimmung mit Fachabteilungen und Vorgesetzten, Organisation von Gesprächen, Verwaltung von Stellenausschreibungen, Planung und Begleitung von Onboardings, Überwachung von Einarbeitungsplänen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) – Verwaltung und Pflege der verschiedenen BGM-Plattformen und Anbieter, Kontakt zu externen Trägern, enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
• Benefit-Verwaltung – Pflege der Benefit-Datenbanken, korrekte Zuordnung, Sicherstellung, dass Mitarbeitende Leistungen nachvollziehbar und rechtzeitig erhalten.
• Reiseplanung & Reisekostenabrechnung – Planung und Koordination von Reisen für das C‑Level, Abrechnung der Reisekosten zuverlässig und regelkonform.
• Allgemeine administrative Organisation & Office Management – Erstellung von Präsentationen für das Management, interne und externe Korrespondenz, Terminplanung, Besuchermanagement, Zusammenführung organisatorischer Ablagen.
• PSA‑Management & Vertretung – Organisation der Bestellung und Ausgabe persönlicher Schutzausrüstung, Vertretungsaufgaben für die Assistenz der Geschäftsführung und Teile der Personalabteilung.

Ihr Profil

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbar (frisch ausgelernt gern).
• Sicherer Umgang mit dem MS‑Office‑Paket, Freude an Datenpflege und Dokumentation.
• Erste Erfahrungen im Verwaltungs- oder Personalbereich sind von Vorteil (nicht zwingend).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2) und gute bis sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1).
• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe; Basiswissen in Buchhaltung und Verwaltung ist ein Plus.

Persönliche Eigenschaften

• Diskret, vertrauenswürdig, verantwortungsbewusst im Umgang mit sensiblen Personaldaten.
• Strukturiertes Arbeiten, Überblick behalten, Prioritäten setzen.
• Serviceorientiert, kommunikationsstark, Unterstützung für Kolleginnen, Kollegen und Führungskräfte.
• Belastbar, freundlich, kann sich durchsetzen, wenn nötig.
• Verstehen des Mehrwerts von Regeln, Dokumentation und Prozessen in der Medizintechnik.

Was wir Ihnen bieten

• Sinnstiftende Arbeit – Sie tragen dazu bei, dass ein Unternehmen stabil und gut organisiert arbeitet, dessen Produkte weltweit eingesetzt werden.
• Sicherheit & Perspektive – Vollzeit, unbefristete Anstellung in einem etablierten Medizintechnik-Unternehmen mit sehr geringer Fluktuation.
• Entwicklung von Anfang an – Klare Aufgabenstellung, Wachstumschancen, Weiterbildung und regelmäßige Feedback‑ und Mitarbeitergespräche.
• Kultur, die trägt – Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen, direktem Austausch bis zur Geschäftsführung und aktivem Betriebsrat.
• Modernes Arbeitsumfeld vor Ort – Büro in Grafing, enge Zusammenarbeit mit Assistenz der Geschäftsführung und HR‑Manager, Teamorientierung.

Bereit, mit Ihrer Organisationsstärke Menschen zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.