Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einer wertschätzenden und offenen Kultur.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und moderne technische Arbeitsgeräte.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und ein respektvolles Miteinander sind uns wichtig.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Entscheidungen und Ergebnisse in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Organisationstalent, Diskretion und gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir suchen eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit 20 - 30 Arbeitsstunden pro Woche als Mutterschutz-/Elternzeit-Vertretung. In dieser vertrauensvollen Position sind Sie direkt der Geschäftsleitung unterstellt und unterstützen die Unternehmensleitung in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie agieren lösungsorientiert und proaktiv mit eigenen Vorschlägen zur Optimierung von Abläufen und Strukturen. Die Position wird als zentrales Servicezentrum für das gesamte Unternehmen verstanden. Sie übernehmen Ihre Aufgaben eigenverantwortlich und ohne Führungsverantwortung für weitere Mitarbeiter:innen. Die Stelle ist befristet als Vertretung für Mutterschutz und Elternzeit.
Ihre Aufgaben:
- Gatekeeper-Funktion
- Erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
- Professionelle telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
- Organisation von Büro- und Schulungsmaterialien, Sauberkeit und Ordnung
- Zuverlässige Aufbereitung von Informationen (Verträge, Dokumente, Anfragen)
- Souveräne Steuerung der Kommunikation und Informationsaufbereitung zur Entlastung der Geschäftsleitung
- Fuhrparkmanagement und Eventplanung
- Buchhaltungsvorbereitung, Belegmanagement und Spesenabrechnung
- Enge Zusammenarbeit mit dem externen Buchhalter und Steuerberater
Ihr Profil:
- Organisationstalent, Diskretion und hohe Eigenverantwortung
- Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Souveränes, freundliches Auftreten und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit KI und modernen Kommunikationsmitteln
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Mittlere Reife oder gleichwertig
Wir bieten:
- Leistungsgerechte Vergütung
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Modernste technische Arbeitsgeräte
- Dialogorientiertes Vorgesetztenfeedback
- Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihren persönlichen Erfolg
Unsere Unternehmenskultur basiert auf Wertschätzung, Offenheit und Weiterentwicklung. Wir schaffen eine Arbeitsumgebung, in der Autonomie, Verantwortung und Feedback zentrale Elemente sind. Denn ein sinnvoller Job bedeutet für uns, von Anfang bis Ende mitzuwirken, Entscheidungen zu treffen und Ergebnisse aktiv zu gestalten. Transparenz, Mut und Teamgeist treiben uns an. Wir lernen aus Fehlern, feiern Erfolge – ob groß oder klein – und entwickeln uns stetig weiter. Offenheit, Vielfalt und gegenseitiger Respekt sind für uns gelebte Werte. Jede:r Einzelne ist ein unverzichtbarer Teil unseres Erfolgs und wir setzen auf klare Strukturen, die kreatives Arbeiten fördern. Seit 2006 sind Qualitätsmanagement, Prozessdokumentation und Zertifizierung feste Bestandteile unseres Handelns. Datenschutz und Cybersecurity haben höchste Priorität, während wir gleichzeitig künstliche Intelligenz (KI) gezielt in unsere Prozesse integrieren. So steigern wir unsere Effizienz und Innovationskraft – ohne Kompromisse bei Sicherheit und Verantwortung. Rücksicht und Respekt prägen unsere Zusammenarbeit. Individuelle Wünsche haben für uns Gewicht – sei es beim Datenschutz oder in der täglichen Kommunikation. Denn für uns steht immer der Mensch im Mittelpunkt. Jetzt sind Sie an der Reihe – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Executive Assistant Arbeitgeber: Dr. Wallner Engineering & Co. GmbH
Die DRWE bietet als Arbeitgeber eine wertschätzende und offene Unternehmenskultur, die auf Autonomie, Verantwortung und kontinuierlicher Weiterentwicklung basiert. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit für Homeoffice und modernsten technischen Arbeitsgeräten fördern wir ein kreatives und effizientes Arbeitsumfeld. Unsere Mitarbeiter:innen profitieren von individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem respektvollen Miteinander, in dem jeder Einzelne als unverzichtbarer Teil des Erfolgs angesehen wird.
Kontaktdaten:
Dr. Wallner Engineering & Co. GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Geschäftsleitung oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. So bekommst du Insider-Infos und kannst dich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Fähigkeiten und Erfahrungen konkret auf die Anforderungen der Stelle zuschneiden kannst. Sei bereit, Beispiele zu geben, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben alle Informationen und Ressourcen, die du brauchst, um den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten. Lass uns gemeinsam deinen nächsten Karriereschritt angehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen positiven ersten Eindruck zu gewinnen.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Wenn wir von einer lösungsorientierten Arbeitsweise sprechen, zeig uns, wie du das in der Vergangenheit umgesetzt hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen verstehst und ernst nimmst.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Dr. Wallner Engineering & Co. GmbH vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens zu erfahren. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und versuche, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Firma tickt. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, passende Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Da die Position als Assistenz der Geschäftsführung viel Verantwortung mit sich bringt, ist es wichtig, dass du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat hast. Überlege dir Situationen, in denen du proaktiv Lösungen gefunden oder erfolgreich kommuniziert hast. So kannst du deine Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
In dieser Rolle wird Organisationstalent großgeschrieben. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du deine Aufgaben priorisierst und welche Tools oder Methoden du nutzt, um den Überblick zu behalten. Vielleicht hast du auch schon Erfahrungen mit Fuhrparkmanagement oder Eventplanung – bring diese Beispiele ins Gespräch!
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da du als erste Ansprechperson fungierst, ist eine professionelle Kommunikation entscheidend. Übe, wie du dich sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch ausdrückst. Du könntest auch Rollenspiele mit Freunden machen, um sicherzustellen, dass du in verschiedenen Szenarien souverän bleibst.
