Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Drachenreiter gGmbH, ein wertschätzender Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein wertschätzendes Miteinander.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage aktiv zur Unterstützung von Kindern und Jugendlichen bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute MS365-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3100 - 3500 € pro Monat.
Über uns
Die Drachenreiter gGmbH ist ein anerkannter freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin. Unsere Angebote umfassen Kindertagesstätten, ambulante Einzelfallhilfe, Schulhilfe und Hilfen zur Erziehung. Mit unserer langjährigen Erfahrung in diesen Bereichen verfügen wir über ein starkes Netzwerk an Fachkräften. Unser Ziel ist es, Menschen individuell und ressourcenorientiert in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Unsere Angebote richten sich an Menschen in schwierigen Lebenssituationen, Menschen mit Behinderung oder Beeinträchtigung sowie Kinder und Jugendliche.
Arbeitsort: Drachenreiter gGmbH · Geschäftsstelle · Langhansstr. 97 · 13086 Berlin-Weißensee
Das bieten wir:
- Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
- Gemeinschaftliches Miteinander, wertschätzende Zusammenarbeit bei flachen Hierarchien
- Mobilität: Zuzahlung zum VBB-Firmenticket
- Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
- Corporate Benefits: nutzen Sie unsere Rabatte in ausgewählten Online-Shops
- Optionales Mittagsessen Dienstags und Freitags durch unseren Caterer
- An deinem Geburtstag arbeitest du nur in der ersten Tageshälfte - den Nachmittag schenkt dir der Arbeitgeber zum Feiern!
- Geldwertgutscheine zu Geburtstag und Jubiläen.
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
- Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Das sind die Aufgaben:
- Büroorganisation & Tagesgeschäft
- Koordination aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäfts
- Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
- Kopier- und Scanaufgaben
- Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
- Sichtbarmachen von Ergebnissen und Bearbeitungsständen des Bürobereichs
- Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner
- Selbstständige Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon)
- Vertragswesen, Versicherungsunterlagen: Organisation von Inkasso-, Schadens- und Versicherungsfällen
- Anpassung von Verträgen unter rechtlichen und versicherungsmäßigen Gesichtspunkten
- Datenbankpflege: Pflege von Kita-Daten und Unterlagen in Leandoo, ISBJ, etc.
- Nachkommen von Mitteilungspflichten gegenüber Behörden
- Organisation von Arbeitsschutzstrukturen
- Unterstützung bei internen organisatorischen Abläufen und Projekten
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen (inkl. Protokolle)
- Bestellwesen: Angebotsrecherche
- Organisation der Bestellartikel: Bürobedarf und Mitarbeiterverpflegung
Das sind die Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise <5>
- Sicherer Umgang mit MS365-Anwendungen
- Erfahrungen in der Verwaltung eines gemeinnützigen Bereichs von Vorteil
- Kenntnisse im Vertragsrecht und Versicherungswesen von Vorteil
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Du arbeitest lösungsorientiert und mit Blick fürs Ganze – die Verwaltung ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein aktiver Beitrag zur Qualität und Stabilität unserer pädagogischen Arbeit
- Freundliche, verbindliche Kommunikation und ein offener, teamorientierter Umgang
- Eigeninitiative & Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Das ist die Stelle:
Du behältst den Überblick - und sorgst dafür, dass alles rundläuft. Als Mitarbeiter:in im Sekretariat bist du eine wichtige Anlaufstelle und Knotenpunkt in unserem Unternehmen. Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst Termine, bearbeitest Korrespondenzen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie benötigt werden. Du arbeitest strukturiert, denkst mit und behältst auch in arbeitsreichen Zeiten den Überblick. Mit deiner freundlichen und serviceorientierten Art bist du Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Kund:innen und externe Partner. Du organisierst gerne, arbeitest sorgfältig und hast Freude daran, Abläufe zu koordinieren und den Arbeitsalltag aktiv zu unterstützen. Dabei bringst du Eigeninitiative mit, erkennst, wo Unterstützung benötigt wird, und packst selbstständig an.
Wenn du Lust auf ein wertschätzendes Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, Verantwortung übernimmt und gemeinsam an einem erfolgreichen Miteinander arbeitet, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Die Konditionen:
- Berufliche Perspektive: 12 Monate im Vertrag im ersten Jahr befristet mit der Option auf Entfristung bei beidseitigem Interesse.
- Vertragliche Wochenarbeitszeiten: Teilzeit (15-20h) wählbar
- Wettbewerbsfähiges Gehalt: je nach Qualifikation und Erfahrung ist für die Position eine monatliche Vollzeit-Bruttogehaltsspanne von 3.100,00 € bis zu 3500,00 € (VZÄ) vorgesehen.
Die wichtigsten Gründe, Teil unseres Teams zu werden:
- Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
- Moderne Arbeitsbedingungen
- Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- Weiterbildungsmöglichkeiten
Zum Bewerbungsprozess:
Bewerbung und mögliche Rückfragen an: bewerbung@drachenreiter.berlin Oder nutze ganz einfach den „Jetzt bewerben“-Button & sende uns deine Bewerbungsunterlagen zu.
Wir stehen für Vielfalt, Offenheit und eine gleichstellungsfördernde Unternehmenskultur. Diversität bedeutet für uns mehr als die gerechte Teilhabe – sie lebt in gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen, gegenseitigem Respekt und einer wertschätzenden Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität bzw. Orientierung. Besonders ermutigen wir Menschen mit Migrationsgeschichte, People of Colour sowie Menschen mit Schwerbehinderung (oder ihnen Gleichgestellte), sich zu bewerben. Letztere werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt – gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Vorstellungsgespräche sind bei uns auch telefonisch oder digital möglich. Eine Hospitation vor Ort ist Teil des Bewerbungsverfahren, diese gibt uns die Möglichkeit des besseren Kennenlernens. – wir freuen uns auf dich!
Mitarbeiter:in Sekretariat (m/w/d) 15-20 Std./Woche Arbeitgeber: Drachenreiter gGmbH
Die Drachenreiter gGmbH bietet ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und offene Kommunikation großgeschrieben werden. Mit flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützt das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter:innen. Zudem profitieren Angestellte von attraktiven Zusatzleistungen wie einer Zuzahlung zum VBB-Firmenticket und einem besonderen Geburtstagsgeschenk, was die Arbeit in der Geschäftsstelle in Berlin-Weißensee besonders attraktiv macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Drachenreiter gGmbH.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Drachenreiter gGmbH teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Mitarbeiter:in Sekretariat (m/w/d) 15-20 Std./Woche bei Drachenreiter gGmbH besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Mitarbeiter:in Sekretariat (m/w/d) 15-20 Std./Woche bei Drachenreiter gGmbH nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Drachenreiter gGmbH vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Drachenreiter gGmbH. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Drachenreiter gGmbH?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
