Office Management / Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Die Drachenreiter gGmbH ist ein anerkannter freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin. Unsere Angebote umfassen Kindertagesstätten, ambulante Einzelfallhilfe, Schulhilfe und Hilfen zur Erziehung. Mit unserer langjährigen Erfahrung in diesen Bereichen verfügen wir über ein starkes Netzwerk an Fachkräften. Unser Ziel ist es, Menschen individuell und ressourcenorientiert in ihrer Entwicklung zu unterstützen.

Arbeitsort: Drachenreiter gGmbH · Geschäftsstelle · Langhansstr. 97 · 13086 Berlin-Weißensee

Das bieten wir:

• Strukturierte Einarbeitung & offene Kommunikation auf Augenhöhe
• Gemeinschaftliches Miteinander, wertschätzende Zusammenarbeit bei flachen Hierarchien
• Mobilität: 47,00 Euro Zuzahlung zum VBB-Firmenticket
• Betriebliche Altersvorsorge zur Absicherung deiner Zukunft
• Corporate Benefits: nutze unsere Rabatte in ausgewählten Online-Shops
• Optionales Mittagsessen Dienstags und Freitags durch unseren Caterer
• An deinem Geburtstag arbeitest du nur in der ersten Tageshälfte - den Nachmittag schenkt dir der Arbeitgeber zum Feiern!
• Geldwertgutscheine zu Geburtstag und Jubiläen.
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Das sind die Aufgaben:

• Büroorganisation & Tagesgeschäft
• Koordination aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäfts
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen
• Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage
• Kopier- und Scanaufgaben
• Sichtbarmachen von Ergebnissen und Bearbeitungsständen des Bürobereichs
• Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner

Schwerpunktaufgaben

• Vertragswesen, Versicherungsunterlagen
• Organisation von Inkasso-, Schadens- und Versicherungsfällen
• Anpassung von Verträgen unter rechtlichen und versicherungsmäßigen Gesichtspunkten
• Datenbankpflege
• Pflege von Kita-Daten und Unterlagen in Leandoo, ISBJ, etc.
• Nachkommen von Mitteilungspflichten gegenüber Behörden
• Organisation von Arbeitsschutzstrukturen
• Bestellwesen
• Angebotsrecherche
• Organisation der Bestellartikel: Bürobedarf und Mitarbeiterverpflegung

Teamleitung & Strukturaufbau

• Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams
• Teambuilding, Feedback, Tageskoordination
• Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen
• Verfassen internen Leitfäden
• Entwicklung und Führung des Büroteams parallel zur Geschäftsleitungsebene
• Qualitätsentwicklung, Digitalisierung: Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen und Bürostrukturen mit dem Ziel von Vereinfachung, Transparenz, Nachhaltigkeit und Ganzheitlichkeit
• Vermittlung von Firmenstandards und -werten
• Mitwirken an Optimierungen von MS365 und Implementierung neuer Software/Schnittstellen

Das sind die Anforderungen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürowesen oder höhere Abschluss
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung oder Koordination eines Büro- oder Verwaltungsteams
• 5 Jahre Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im Vertragsrecht und Versicherungswesen von Vorteil
• Erfahrung in der Organisation von Arbeitsschutz von Vorteil
• Erfahrung in Wordpress, SEO von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS365 von Vorteil
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Auge für Details
• Du arbeitest lösungsorientiert und mit Blick fürs Ganze – die Verwaltung ist für dich kein Selbstzweck, sondern ein aktiver Beitrag zur Qualität und Stabilität unserer pädagogischen Arbeit
• Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit gehören für dich zusammen: Du hast im Blick, was gebraucht wird – und wie es effizient umgesetzt werden kann
• Führungskompetenz: Du stärkst dein Team, behältst den Überblick und gibst passende Orientierung.
• Freundliche, verbindliche Kommunikation und ein offener, teamorientierter Umgang
• Eigeninitiative & Verantwortungsbewusstsein

Das ist die Stelle:

Du hast den Überblick – und ein gutes Gespür für Menschen. Als Office Manager:in mit Teamverantwortung bist du bei uns genau dort, wo alles zusammenläuft. Du sorgst dafür, dass im Büroalltag nichts untergeht, alle das finden, was sie brauchen – und das Team sich aufeinander verlassen kann. Klingt nach viel? Ist es manchmal auch. Aber du machst das mit links, weil du organisiert bist, den Laden gern am Laufen hältst und auch in trubeligen Momenten den Kopf oben behältst. Du merkst schnell, wenn irgendwo etwas hakt – und findest pragmatische Lösungen, die wirklich funktionieren. Du führst unser Verwaltungsteam mit Herz und Klarheit. Mit gutem Gespür kannst du zwischen einem offenen Ohr und Grenzen setzen wechseln. Du bringst eine hohe Eigenorganisation mit und belebst unsere Prozesse mit frischem Wind. Wenn du Lust auf ein Team hast, in dem man sich auf Augenhöhe begegnet, ein Miteinander lebt und gemeinsam die Entwicklung im Unternehmen gestaltet, dann starte deinen Bewerbungsprozess bei uns.

Die Konditionen:

• Berufliche Perspektive: 12 Monate im Vertrag im ersten Jahr befristet mit der Option auf Entfristung bei beidseitigem Interesse.
• Vertragliche Wochenarbeitszeiten: von Teilzeit (25h) bis Vollzeit (39,4h) wählbar.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt: je nach Qualifikation und Erfahrung ist für die Position eine monatliche Vollzeit-Bruttogehaltsspanne von 3.666,66 € bis 3.916,66 € vorgesehen.

Bewerbung und mögliche Rückfragen an: Oder nutze ganz einfach den „Jetzt bewerben“-Button & sende uns deine Bewerbungsunterlagen zu. Wir stehen für Vielfalt, Offenheit und eine gleichstellungsfördernde Unternehmenskultur. Diversität bedeutet für uns mehr als die gerechte Teilhabe – sie lebt in gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen, gegenseitigem Respekt und einer wertschätzenden Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität bzw. Orientierung. Besonders ermutigen wir Menschen mit Migrationsgeschichte, People of Colour sowie Menschen mit Schwerbehinderung (oder ihnen Gleichgestellte), sich zu bewerben. Letztere werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt – gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Vorstellungsgespräche sind bei uns auch telefonisch oder digital möglich. Eine Hospitation vor Ort ist Teil des Bewerbungsverfahrens, diese gibt uns die Möglichkeit des besseren Kennenlernens. – wir freuen uns auf dich!