Assistenz & Office Management (m/w/d)

Organisationstalent mit digitaler DRK-DNA gesucht! Der DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e. V. ist Teil der nationalen Hilfsgesellschaft und ein anerkannter Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege. Als Spitzenverband gestalten wir die soziale Landschaft aktiv mit. Hinter den Kulissen unseres ehrenamtlichen Präsidiums und des Vorstands sorgt ein Sekretariatsteam für den reibungslosen Ablauf. Wir stehen vor einem personellen Wechsel und planen in diesem Zuge die Organisation noch digitaler und flexibler auszurichten. Daher suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit eine organisationsstarke und digital affine Persönlichkeit als Assistenz & Office Management (m/w/d) für Präsidium, Vorstand und Schiedsgericht.

Hier bringen Sie sich ein:

• Sie managen die Termine und die Korrespondenz unserer Präsidiumsmitglieder.
• Sie organisieren Gremiensitzungen, bereiten Termine inhaltlich vor und nach und koordinieren den Empfang von Gästen.
• Reiseplanung, Buchungen und die (idealerweise digitale) Abrechnung erledigen Sie vorausschauend und fehlerfrei.
• Sie behalten auch an turbulenten Tagen einen kühlen Kopf.
• Sie führen die Akten und die Korrespondenz unseres Schiedsgerichts eigenverantwortlich und diskret.
• Sie koordinieren schiedsgerichtliche Verhandlungen, führen Protokoll und verwalten die zugehörigen Unterlagen sorgfältig und vertraulich.
• Sie bringen Ihre Ideen zur Weiterentwicklung digitaler und effizienter Büroabläufe aktiv ein.
• Sie unterstützen den Ausbau moderner, papierarmer Arbeitsweisen und smarter Workflows sowie digitaler Zusammenarbeit.

Das bringen Sie mit:

• Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Projektmanagement, idealerweise mit rechtlichem Hintergrund (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r) oder entsprechende Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich.
• Digitale Affinität: Sie beherrschen moderne Software (MS 365, digitale Kollaborations-Tools) sicher und haben idealerweise bereits Erfahrung mit digitalen Dokumenten- oder Aktenprozessen.
• Persönlichkeit: Stressigen Situationen begegnen Sie mit Empathie und einer gesunden Portion Resilienz. Verlässlichkeit und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen Interessenlagen auch in dynamischen Situationen sind für Sie selbstverständlich.
• Arbeitsweise: Sie kommunizieren stilsicher, arbeiten absolut diskret, strukturiert und behalten das große Ganze im Blick.
• Flexibilität: Für gelegentliche Gremientermine am späten Nachmittag oder frühen Abend, sehr selten an Wochenenden bringen Sie die notwendige zeitliche Flexibilität mit.

Das bieten wir Ihnen:

• Sinnstiftende Arbeit: Ein Arbeitsplatz in einer anerkannten Hilfsorganisation und einem Spitzenverband der Wohlfahrtspflege, der gesellschaftlichen Mehrwert schafft.
• Gestaltungsspielraum: Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit engem Kontakt zu Entscheidungsträgern sowie Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsprozesse.
• Sicherheit & Struktur: Eine Vergütung nach TVÖD VKA inkl. attraktiver arbeitgeberfinanzierter Altersvorsorge und 30 Tagen Urlaub.
• Teamgeist: Ein eingespieltes, kollegiales Sekretariatsteam, das Sie umfassend einarbeitet. Ein menschliches Miteinander in der Landesgeschäftsstelle mit verschiedensten Teamevents – ob Laufgruppe, Pubquiz oder Kickerturnier.
• Viele Benefits: Weiterbildungsangebote, Hansefit, Radleasing, kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze, gute Anbindung an den ÖPNV, arbeitgeberbezuschusste Mahlzeiten, verschiedene Vergünstigungen über DRK-Rahmenverträge sowie den Krankenrücktransportdienst über den DRK-Flugdienst (z. B. bei einem Unfall im Urlaub).

Wir schätzen Vielfalt und freuen uns über jede Persönlichkeit, die unser Team bereichert. Unser Recruitingteam steht unter 0251/ bei Rückfragen zur Verfügung. Bereit für den nächsten Schritt? Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, die Sie uns über das Onlineformular zukommen lassen.