Finance & HR Manager 80–100%

Arbeitsort: Wollerau, Schweiz | Hybrid

Anstellung: Festanstellung, 80–100%

Sprachen: Deutsch (Muttersprache oder fehlerfrei), Englisch (verhandlungssicher)

Über Drop8

Drop8 AG ist eine technologiegetriebene Digitalagentur mit starkem Startup Mindset. Wir entwickeln skalierbare Lösungen im Bereich Programmatic Advertising und gehören zu den ambitioniertesten Playern im Schweizer Markt.

Parallel zu Drop8 bauen wir weitere Unternehmen im Bereich Advertising und Technologie auf. Das bedeutet: Du arbeitest nicht nur in einem bestehenden Setup, sondern erhältst direkten Einblick in die Entstehung, den Aufbau und die Skalierung mehrerer Ventures.

Deine Rolle

Als Finance & HR Manager übernimmst du eine zentrale Vertrauensposition innerhalb unseres Unternehmens und arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.

Deine beiden zentralen Verantwortungsbereiche sind Finance sowie HR und Personaladministration.

Im Finance Bereich stellst du sicher, dass unsere Finanzprozesse absolut sauber, zuverlässig und effizient geführt werden. Du hast unsere Debitoren und Kreditoren im Griff, sorgst für eine korrekte Rechnungsstellung, überwachst Zahlungseingänge und bereitest relevante Finanzinformationen für die Geschäftsleitung auf.

Im HR Bereich übernimmst du die operative Verantwortung für unsere Personaladministration und stellst sicher, dass sämtliche Prozesse rund um unsere Mitarbeitenden professionell, zuverlässig und termingerecht abgewickelt werden.

Gleichzeitig arbeitest du eng mit unserem Founder und CEO zusammen und unterstützt bei organisatorischen und strategischen Themen sowie beim Aufbau und der Skalierung weiterer Unternehmen.

Deine Verantwortung im Bereich Finance

• Eigenständige Führung der Debitoren und Kreditorenbuchhaltung in Bexio
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen
• Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Forderungen
• Verantwortung für das Mahnwesen
• Prüfung, Verarbeitung und Koordination eingehender Rechnungen
• Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs
• Vorbereitung der monatlichen Lohnzahlungen
• Abstimmung mit Treuhand, Versicherungen und weiteren externen Partnern
• Vorbereitung der Buchhaltung für Monats- und Jahresabschlüsse
• Sicherstellung sauberer und nachvollziehbarer Finanzprozesse
• Erstellung von Reports und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• Laufende Optimierung und Automatisierung unserer Finance Prozesse

Deine Verantwortung im Bereich HR & Personaladministration

Du übernimmst einen wesentlichen Teil unserer operativen HR Verantwortung und bist zentrale Anlaufstelle für administrative Personalthemen.

Dazu gehören insbesondere:

• Verantwortung für die gesamte Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen und Arbeitszeugnissen
• Organisation und Administration von Eintritten und Austritten
• Pflege und strukturierte Führung der Personaldossiers
• Verwaltung von Ferien, Absenzen und Arbeitszeiten
• Administration von Krankheit, Unfall, Mutterschaft und weiteren Abwesenheiten
• Koordination mit Versicherungen, Pensionskasse, AHV und weiteren Sozialversicherungspartnern
• Vorbereitung und Administration der monatlichen Lohnverarbeitung
• Sicherstellung der korrekten Verarbeitung von Lohnänderungen, Boni und weiteren Vergütungen
• Unterstützung bei Quellensteuer und weiteren lohnrelevanten administrativen Themen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei arbeitsrechtlichen und personaladministrativen Fragestellungen
• Sicherstellung von Fristen und administrativen HR Prozessen
• Unterstützung bei Recruiting Prozessen und Koordination von Bewerbungen
• Organisation und Koordination von Bewerbungsgesprächen
• Vorbereitung und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Unterstützung bei Mitarbeitergesprächen und HR Dokumentation
• Weiterentwicklung und Professionalisierung unserer internen HR Prozesse
• Aufbau effizienter, digitaler und möglichst automatisierter HR Workflows

Erweiterte Verantwortung

Je nach Erfahrung, Interesse und Entwicklung kannst du zusätzliche Verantwortung übernehmen:

• Unterstützung des Founder und CEO bei strategischen und operativen Projekten
• Mitarbeit beim Aufbau und der Skalierung weiterer Technologieunternehmen
• Vorbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsunterlagen
• Unterstützung bei organisatorischen und gesellschaftsübergreifenden Themen
• Unterstützung beim Strukturieren neuer Deals und Partnerschaften
• Aktives Hinterfragen bestehender Prozesse
• Identifikation von Automatisierungs- und Optimierungspotenzial
• Einsatz moderner Tools und AI zur Steigerung von Qualität und Effizienz

Was wir erwarten

• Praktische Erfahrung im Finanzbereich, idealerweise mit zusätzlicher Erfahrung in HR oder Personaladministration
• Sehr gute praktische Kenntnisse in Bexio sind zwingend erforderlich
• Erfahrung mit Schweizer Personaladministration und grundlegendes Verständnis des Schweizer Arbeitsrechts
• Verständnis von Lohnadministration und Schweizer Sozialversicherungen
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Aussergewöhnlich hohe Genauigkeit und Sorgfalt
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, Prioritäten selbständig zu erkennen und entsprechend zu handeln
• Hohe Geschwindigkeit in der Umsetzung ohne Kompromisse bei der Qualität
• Absolute Verlässlichkeit und konsequente Ownership
• Du hältst Termine, Fristen und offene Punkte selbständig nach
• Du erkennst Probleme und bringst idealerweise bereits einen Lösungsvorschlag mit
• Interesse an Technologie, Automatisierung und AI
• Sehr gutes Deutsch sowie verhandlungssicheres Englisch

Uns interessieren nicht primär Titel oder die Anzahl Jahre auf deinem Lebenslauf. Entscheidend ist, was du kannst, wie du arbeitest und ob wir uns auf dich verlassen können. Wenn du schnell lernst, Verantwortung übernehmen möchtest und bereit bist, konstant auf einem hohen Niveau zu liefern, bekommst du bei uns die Möglichkeit, dich schnell weiterzuentwickeln und zunehmend mehr Verantwortung zu übernehmen.

Was dich erwartet

• Eine zentrale Vertrauensposition innerhalb unseres Unternehmens
• Verantwortung für zwei zentrale Unternehmensbereiche: Finance und HR
• Direkte Zusammenarbeit mit Founder und CEO
• Viel Verantwortung und entsprechend viel Vertrauen
• Einblick in mehrere Unternehmen und Ventures
• Kurze Entscheidungswege und wenig Bürokratie
• Raum für Eigeninitiative und Prozessgestaltung
• Moderne Tools und eine technologieorientierte Arbeitsweise
• Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten
• Ein ambitioniertes Team mit hohen Qualitätsstandards
• Die Möglichkeit, deine Rolle mit dem Wachstum unserer Unternehmen weiterzuentwickeln