Personal Assistant / Assistenz des COO (m/w/d) bei Essens führendem Integrationskursanbieter

Personal Assistant / Assistenz des COO (m/w/d) bei Essens führendem Integrationskursanbieter

Join to apply for the Personal Assistant / Assistenz des COO (m/w/d) bei Essens führendem Integrationskursanbieter role at DÜS Eckert Spracheninstitut GmbH

30.000 geschafft. Noch eine Million vor uns.

Seit 2004 haben bei DÜS Eckert in Düsseldorf und Essen über 30.000 Menschen Deutsch gelernt. Unser gesamtes Team hat ein einziges Ziel: Dass Menschen ihre DTZ‑Prüfung bestehen und hier ein Leben aufbauen können. Wir machen nur eins: Integrationskurse, die funktionieren. Jedes Mal. Für alle Teilnehmenden.

Wir suchen ab sofort eine Persönliche Assistenz (d/w/m) in Vollzeit (40 Stunden), die unseren COO William Eckert in Essen bei seiner Arbeit unterstützt.

Aufgaben

• Assistenz: Du arbeitest eng mit William zusammen und unterstützt ihn in sämtlichen Aspekten seines Arbeitsalltags. Dabei denkst du immer einen Schritt voraus.
• Planung: Du verwaltest den Kalender von William, einschließlich aller Termine, Meetings und anderer Verpflichtungen. Du planst Termine dabei effizient, zum Beispiel indem du Jobinterviews nacheinander planst.
• Korrespondenz: Du bearbeitest E-Mails und Anrufe, entwirfst, überprüfst und versendest Nachrichten. Du kommunizierst präzise, klar und situationsgerecht schriftlich wie mündlich.
• Kommunikation: Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Teilnehmende und Kooperationspartner*innen und vermittelst zwischen ihnen und William. Du überzeugst mit interkultureller Kompetenz, Feingefühl für Ton und Kontext sowie Durchsetzungsvermögen, ohne die Balance zu verlieren.
• Projekte: Du übernimmst eigene Aufgaben wie z. B. die Planung von Teamevents oder die Umgestaltung unserer Räume. Du entwickelst selbstständig Lösungsvorschläge und sorgst dafür, dass Deadlines eingehalten werden.
• Dokumentation: Du verwaltest Unterlagen und Dokumente, pflegst ein physisches und digitales Ablagesystem und entwickelst die Dokumentation unserer Prozesse weiter. Dabei arbeitest du äußerst sorgfältig und detailorientiert.
• Vorbereitung der Buchhaltung: Du unterstützt bei kleineren Buchhaltungsaufgaben, wie der Vorbereitung von Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen für unsere Buchhaltung.

Qualifikation

• Sprachen: Du beherrschst Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau (mindestens C1) und Englisch auf fließendem Niveau (mindestens B2). Sichere Ausdrucksweise und stilsichere Formulierungen sind für dich selbstverständlich.
• Diskretion: Du verarbeitest absolute Verschwiegenheit bei vertraulichen Informationen. Loyalität und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten sind für dich selbstverständlich.
• Strukturiertheit: Du liebst es, äußerst organisiert und sorgfältig zu arbeiten. Du planst vorausschauend, erkennst Zusammenhänge und setzt Prioritäten konsequent.
• Kommunikationsstärke: Du besitzt mündlich und schriftlich exzellente Kommunikationsfähigkeiten, bist dabei effektiv und behältst immer den Überblick.
• Eigenständigkeit und Teamfähigkeit: Du arbeitest gerne konzentriert und eigenständig an deinen Aufgaben. Außerdem macht dir die Zusammenarbeit im Team Spaß und du bist in der Lage, produktive Arbeitsbeziehungen zu pflegen.
• Flexibilität: Du arbeitest gerne in einem dynamischen Aufgabenumfeld und kannst gut damit umgehen, wenn sich dein Aufgabenschwerpunkt spontan verändert. Auch unter Druck bleibst du ruhig und behältst die Qualität deiner Arbeit.
• Technische Fähigkeiten: Du hast gute technische Fähigkeiten, kennst dich hervorragend mit dem Computer und gängigen Programmen aus und arbeitest dich gerne und schnell in neue Software ein. Neue Systeme und Tools verstehst du zügig und wendest sie souverän an.
• Analytisches Denken: Du erfasst komplexe Sachverhalte schnell, beurteilst Risiken objektiv und findest effektive Lösungen.
• Soziale Intelligenz: Du gehst empathisch mit dem Team und externen Partnern um und fördert ein vertrauensvolles, produktives Arbeitsklima. Konflikte entschärfst du diplomatisch.

Benefits

• Ein großartiges Team: Du wirst Teil unseres freundlichen, diversen Teams, in dem wir uns immer gegenseitig unterstützen und zusammen an besseren Integrationskursen für alle arbeiten.
• Einarbeitung: Du erhältst eine genaue Einarbeitung von 1–2 Personal Assistants, die sich mit deiner Position auskennen und dir immer bei Fragen zur Seite stehen.
• Karrieremöglichkeiten: Als Personal Assistant bekommst du einen detaillierten Einblick in unsere Unternehmensabläufe und andere Positionen. Damit erhältst du eine perfekte Gelegenheit, dich weiterzuentwickeln, auch im Hinblick auf mögliche spätere Positionen.
• Ausstattung: Du wirst für deine Arbeit mit den modernsten Arbeitsmitteln ausgestattet, um im Büro oder Homeoffice optimal arbeiten zu können.
• Weiterbildung: Du bekommst interne und externe Weiterbildungsangebote, die immer auf dich und deine Ziele zugeschnitten sind.
• Standort: Unsere Schule liegt direkt am Hauptbahnhof und ist leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto erreichbar.
• Zuschuss zum Jobticket oder Parkplatz: Wir beteiligen uns an den Kosten für dein Deutschlandticket oder deinen Parkplatz.

Einige wichtige Worte zum Schluss

Vielfalt ist die Basis unseres Unternehmens. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, körperlichen Beeinträchtigungen und Identität. Wenn du rassistisch, antisemitisch, ableistisch, frauenfeindlich, feindlich gegenüber LGBTQIA+ bist oder andere diskriminierende Anschauungen vertrittst, sind wir nicht das richtige Unternehmen für dich.