Personal Assistant unserer Geschäftsführerin (d/w/m) in Düsseldorfs führender Sprachschule

Einleitung DÜS Eckert ist der führende Anbieter von Deutsch- und Integrationskursen in Düsseldorf und Essen. Wir haben seit 2004 über 30.000 geflüchteten und migrantischen Menschen in unseren Kursen erfolgreich die deutsche Sprache vermittelt. Dabei leisten wir einen essenziellen Beitrag, um unsere Teilnehmenden bei einer aktiven gesellschaftlichen Teilhabe zu unterstützen. Unsere Schulen sind auf Integrationskurse und Deutschprüfungen spezialisiert. Außerdem bieten wir für innovative Unternehmen individualisierte Onlinesprachkurse an. Wir suchen ab sofort eine engagierte Persönliche Assistenz in Vollzeit (40 Stunden) für unsere Geschäftsführerin. Du übernimmst administrative Aufgaben wie Kalendermanagement, E-Mail-Korrespondenz und Reiseplanung und unterstützt Irina Eckert in ihrer Rolle als Geschäftsführerin. Dabei koordinierst du Termine, planst Events und überwachst laufende Projekte, um ihren Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Freust du dich auf einen dynamischen Arbeitsalltag und die Herausforderung, als Persönliche Assistenz in einem schnell wachsenden sozialen Bildungsunternehmen mitzuwirken? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen! Aufgaben Administration: Du verwaltest Irinas Terminkalender, E-Mails und Anrufe, priorisierst Aufgaben und Anliegen. Dabei gewährleistest du einen reibungslosen Ablauf ihrer Verpflichtungen und Termine und gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um. Kommunikation : Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeiter*innen_,_ Kund*innen und externe Partner*innen und leitest deren Anfragen effizient an die zuständigen Personen weiter. Flexibilität: Du übernimmst spontan zusätzliche Aufgaben und behältst dabei stets den Überblick. Bei Bedarf arbeitest du an verschiedenen Standorten, um Irina optimal zu unterstützen. Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit der persönlichen Assistenz unseres COO zusammen. Ihr bildet ein starkes Team, sprecht euch regelmäßig ab und vertretet euch gegenseitig. Informationsmanagement: Du behältst den Überblick über unsere Events und laufenden Kurse, bereitest Meetings und Berichte vor und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell und leicht auffindbar sind. Projektarbeit: Du koordinierst Projekte, bringst eigene Ideen und Lösungsansätze ein, führst Recherchen durch, holst Angebote ein und unterstützt bei der Entscheidungsfindung. Strategische Unterstützung: Du unterstützt Irina bei der Umsetzung strategischer Initiativen und trägst zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Arbeitsabläufe und Dokumentation bei. Reiseorganisation: Du planst und organisierst Geschäftsreisen, erstellst Reisepläne und sorgst für eine reibungslose Abwicklung aller Reiseangelegenheiten. Qualifikation Berufserfahrung: Du verfügst idealerweise über Erfahrung als Persönliche Assistenz, Team- oder Projektassistenz. Solltest du noch keine direkte Erfahrung in dieser Rolle haben, freuen wir uns dennoch auf deine Bewerbung, wenn du motiviert bist, dich schnell einzuarbeiten und von der Mitarbeit in einem sozial engagierten Unternehmen begeistert bist. Sprachen : Du beherrschst Deutsch auf Niveau C2 und Englisch mindestens auf Niveau B2. (erforderlich) Organisation : Du bist gut organisiert und hast Freude daran, für Ordnung zu sorgen und zu dokumentieren. Gleichzeitig bewahrst du auch in unerwarteten Situationen einen kühlen Kopf und kannst flexibel reagieren. Kommunikation : Du verfügst über exzellente kommunikative Fähigkeiten – sei es in persönlichen Gesprächen, schriftlich oder am Telefon. Du kommunizierst professionell und souverän. Technische Fähigkeiten : Du bist technisch versiert, vertraut mit gängigen Office-Programmen (z.B. MS Office) und arbeitest dich schnell in neue Software ein. Zudem kannst du andere Mitarbeiter*innen bei der Nutzung neuer Programme unterstützen. Flexibilität : Jeder deiner Arbeitstage ist anders. Du schätzt Abwechslung und bist bereit, dich vielfältigen und wechselnden Aufgaben zu widmen – wir entwickeln uns ständig weiter und bringen Innovation. Soziales Mitdenken : Du möchtest an einer gesellschaftlich bedeutsamen Aufgabe mitwirken und strebst danach, zusammen mit unserem Team die bestmögliche Bildung für unsere Kursteilnehmer*innen zu entwickeln. Persönliche Eigenschaften: Du bist integer, zuverlässig, detailorientiert und proaktiv. Du arbeitest gerne selbstständig und zeigst Eigeninitiative, um Herausforderungen kreativ zu meistern. Benefits Ein großartiges Team: Unser Team ist unser Alleinstellungsmerkmal. Nirgendwo sonst findest du so freundliche, kompetente Kolleg*innen, die sich immer gegenseitig unterstützen und voneinander lernen. Einarbeitung: Du bekommst eine genaue Einarbeitung von weiteren Personal Assistants im Team und anderen hilfsbereiten Kolleg*innen, die dir bei Fragen zur Seite stehen. Ausstattung: Du erhältst eine moderne technische Ausstattung und Geräte für deine Arbeit. Weiterbildung: Du bekommst interne und externe Weiterbildungsangebote. Schöner Arbeitsplatz im Düsseldorfer Stadtzentrum: Unsere Schule liegt 2 Minuten vom Hauptbahnhof entfernt und ist leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto erreichbar. Zuschuss zum Jobticket oder Parkplatz : Wir beteiligen uns an den Kosten für dein Deutschlandticket oder deinen Parkplatz. Noch ein paar Worte zum Schluss Einige wichtige Worte zum Schluss: Vielfalt ist die Basis unseres Unternehmens. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, körperlichen Beeinträchtigungen und Identität. Wenn du rassistisch, antisemitisch, ableistisch, frauenfeindlich, feindlich gegenüber LGBTQIA+ bist oder andere diskriminierende Anschauungen vertrittst, sind wir nicht das richtige Unternehmen für dich.