Front Office Manager:in, Empfang/Teamassistenz

Unser Mandant zählt zu den führenden Immobilienunternehmen mit Spezialisierung auf die Entwicklung hochwertiger Wohnprojekte – sowohl im Neubau als auch in der Revitalisierung bestehender Immobilien. Als innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen wird kontinuierlich in ein breit diversifiziertes, exklusives Immobilienportfolio investiert. Die Unternehmenskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, einem wertschätzenden Miteinander sowie der gezielten Förderung eigenverantwortlichen Arbeitens und aktiven Mitgestaltens.

Aufgrund des konstanten Wachstums gelangt am Standort Wien (zentrale Lage) folgende Position zur Ausschreibung:

Als erste Ansprechperson und Visitenkarte des Unternehmens gestalten Sie maßgeblich den ersten Eindruck, persönlich, telefonisch und schriftlich. Mit Ihrer freundlichen, serviceorientierten und professionellen Art empfangen und betreuen Sie Gäste und Geschäftspartner auf höchstem Niveau. In dieser Position agieren Sie in einem anspruchsvollen, stilvollen Umfeld und tragen aktiv zur positiven Außenwirkung des Unternehmens bei.

Sie stellen den reibungslosen Ablauf der Rezeption sicher und haben die Koordination und Verwaltung der allgemeinen Büroagenden über. Die Entgegennahme und Weiterleitung aller Telefongespräche, Empfang und Gästebetreuung, die Organisation und Koordination der Besprechungsräume sowie das Schlüsselmanagement stellen weitere Prioritäten dar. Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Assistenzaufgaben, die Korrespondenz mit internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern (wie z.B. Hausverwaltungen, Architekten, etc.), Botenläufe für den Geschäftsführer und die Mitarbeit in diversesten Abteilungen. In dieser Funktion managen Sie den Empfang gemeinsam mit einer Kollegin. Die Arbeitszeiten sind im Schichtdienst organisiert: 08:00 bis 17:00 oder 10:00 bis 19:00 Uhr (diese werden gemeinsam mit der zweiten Empfangsmitarbeiterin entsprechend einteilt).

Abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung auf Matura-Niveau (z.B. HAK, HLW, HBLA o. Ä.)

Erste einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Office- oder Empfangsbereich

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und routinierter Umgang mit digitalen Kommunikationsmitteln

Freude an einer zentralen, verbindenden Position im Unternehmen sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Kommunikationsstärke, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sowie hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Loyalität und ein ausgeprägter Sinn für Organisation

Flexibilität in der Arbeitszeiteinteilung sowie ein freundliches, verbindliches und proaktives Auftreten

Lösungsorientiertes Denken, Eigeninitiative, Hausverstand und Hands-on-Mentalität runden Ihr Profil ab.

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wirtschaftlich stabilen, erfolgreichen und wachstumsorientierten Unternehmen. Ein langfristig ausgerichtetes Dienstverhältnis in einem modernen und innovationsfreudigen Umfeld. Eine offene Unternehmenskultur mit wertschätzendem Miteinander und kollegialer Atmosphäre. Ein engagiertes, motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Raum für Eigenverantwortung. Ein attraktives, hochwertig ausgestattetes Büro in zentraler Wiener Lage mit exzellenter öffentlicher Erreichbarkeit. Das Monatsbruttogehalt für diese Position auf Vollzeitbasis beträgt ab EUR 2.400,- (Vollzeit, 40 Stunden/Woche). In Abhängigkeit von Ihrer Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.