Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung mit Organisation, Dokumentation und Kundenservice.
- Unternehmen: Dynamische öffentliche Verwaltung mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und hervorragende Karrierechancen in Köln.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der öffentlichen Verwaltung und arbeite in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in der administrativen Unterstützung und gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Wir suchen organisierte und serviceorientierte Verwaltungsassistenten, die sich der Bereitstellung hochwertiger Unterstützung in einem dynamischen öffentlichen Verwaltungsumfeld verpflichtet fühlen. Erfolgreiche Kandidaten tragen zum reibungslosen Ablauf unserer organisatorischen Einheiten bei, indem sie professionelle administrative und koordinierende Unterstützung bieten.
Allgemeine Aufgaben:
- Bereitstellung allgemeiner administrativer, technischer und organisatorischer Unterstützungsdienste (z. B. Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Protokollführung, Vorbereitung von Dokumenten, zuverlässiger Kundenservice durch zeitgerechte Bearbeitung eingehender Anfragen, Erfassung von Aktivitäten in geeigneten IT-Tools, als Verbindung zwischen Kunden und internen EASA-Einheiten fungieren)
- Unterstützung und Implementierung von Prozessen und Arbeitsabläufen sowie Beitrag zu deren Entwicklung und Verbesserung
- Beitrag zum reibungslosen Management von Projekten
- Unterstützung der organisatorischen Planung, Berichterstattung und Überwachungsaktivitäten
- Unterstützung finanzieller Prozesse (z. B. Budgetplanung, Überwachung und Berichterstattung, Rechnungsstellung, finanzielle Dokumentation, Vertragsmanagement, Rückerstattungen)
- Hilfe beim Entwurf, der Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten/Berichten
- Verwaltung eingehender und ausgehender Kommunikation mit Stakeholdern und anderen Partnern und Bereitstellung eines zuverlässigen Kundenservices
- Überwachung und Nachverfolgung offener Akten hinsichtlich Fristen
- Verwaltung von Daten und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen
- Koordination von Dokumentenmanagementaktivitäten und Überwachung von Handlungsanfragen (Eingang, Verarbeitung, Nachverfolgung und Ablage von Dokumenten, Berichten und Korrespondenz, Fristen überwachen, Archivierung usw.)
- Beitrag zur Entwicklung von IT-Systemen und Digitalisierung von Prozessen (z. B. Sammlung von Benutzerspezifikationen, Durchführung von Tests, Vorbereitung von Anleitungen, Schulung)
Zulassungskriterien:
- Gründliche Kenntnisse einer der Sprachen der Europäischen Union (mindestens Niveau C1) und zufriedenstellende Kenntnisse einer weiteren EU-Sprache, die für die Ausübung der Aufgaben erforderlich sind (mindestens Niveau B2). Eine der erforderlichen Sprachen muss Englisch sein.
- Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der Europäischen Union, Islands, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz
- Ein Abschluss auf postsekundärer Ebene, der bis zum Ablauf dieser Stellenausschreibung nachgewiesen werden kann ODER ein Abschluss auf sekundärer Ebene, der den Zugang zur postsekundären Bildung ermöglicht, und angemessene Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren, die bis zum Ablauf dieser Stellenausschreibung erworben wurde
- Aktuelle Berufserfahrung in der Bereitstellung administrativer Unterstützung in mindestens einem der folgenden Bereiche: Dokumenten- und Datenmanagement, Unterstützung finanzieller Verfahren, Management von Besprechungen, Bearbeitung von Korrespondenz und Aufrechterhaltung genauer administrativer Prozesse gemäß den organisatorischen Richtlinien und Verfahren.
Auswahlkriterien:
- Konferenz- und Besprechungsmanagement
- EU- und Verwaltungsregeln, institutioneller Rahmen der EU
- Sichere Anwendung digitaler Werkzeuge und Bürosoftware, Fähigkeit, neue Technologien schnell zu erlernen und anzuwenden
- Starke Fähigkeiten im Verfassen und Bearbeiten von Texten in Englisch
- Datenqualitätsmanagement
- Planungs- und Organisationsfähigkeiten
Verhaltenskompetenzen:
- Qualitätsorientierung
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
- Kommunikation
- Teamarbeit
- Stakeholder-Orientierung
Obligatorische Anforderungen vor der Einstellung:
- Vollständige Bürgerrechte
- Erfüllung aller gesetzlichen Verpflichtungen bezüglich des Wehrdienstes
- Erfüllung der charakterlichen Anforderungen für die zu erfüllenden Aufgaben (Sie werden gebeten, ein polizeiliches Führungszeugnis vorzulegen, das das Fehlen einer strafrechtlichen Verurteilung bestätigt)
- Körperliche Eignung zur Ausübung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben (Sie werden gebeten, eine medizinische Untersuchung in einem von EASA angegebenen Zentrum durchzuführen)
Beschäftigungsbedingungen:
- Vertrag: 3-Jahres-Vertrag als Vertragsagent 3 (a) mit Möglichkeit der Verlängerung
- Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche (im Vollzeit-Arbeitsmuster). Flexible Arbeitszeiten
- Gehalt: Einstufung bei der Rekrutierung basierend auf Berufserfahrung. Zusätzliche Zulagen je nach persönlicher Situation
- Standort: Köln, Deutschland (Umzug ist erforderlich)
Administrative Assistant Arbeitgeber: EASA - European Union Aviation Safety Agency
Als Arbeitgeber in Köln bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die sich auf die Förderung von Teamarbeit und persönlichem Wachstum konzentriert. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer attraktiven Vergütung sowie der Möglichkeit, an bedeutenden Projekten im öffentlichen Sektor mitzuwirken. Wir legen großen Wert auf eine positive Unternehmenskultur, die Vielfalt und Inklusion fördert, und bieten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, um die berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter zu unterstützen.
Kontaktdaten:
EASA - European Union Aviation Safety Agency Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Assistant erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei EASA - European Union Aviation Safety Agency
Wenn du auf der Website von EASA - European Union Aviation Safety Agency stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei EASA - European Union Aviation Safety Agency erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EASA - European Union Aviation Safety Agency vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
