HR Admin mit Payroll-Support (m/w/d)

Wir sind die Recruiting Firma der easycosmetic(TM) – mit über 250 Mitarbeitenden in Berlin & Brandenburg gehören wir zu den führenden Online-Shops für Parfums, Pflege und Kosmetik in der DACH Region. Was uns verbindet? Der Anspruch, täglich besser zu werden – im Kundenerlebnis, im Teamwork und in der Technologie. Unser Wachstum basiert auf einem agilen Mindset, echtem Machergeist und einer Kultur, in der gute Ideen schnell Wirkung entfalten.

Als HR Admin bist du Teil unseres People-Teams und sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse zuverlässig, sauber und reibungslos laufen – vom Vertrag bis zur vorbereitenden Payroll-Unterstützung. Der Schwerpunkt liegt auf HR-Administration, Vertrags- und Dokumentenprozessen sowie der Pflege abrechnungsrelevanter Daten. Du arbeitest präzise, denkst mit und behältst auch bei vielen Details den Überblick. Zusätzlich unterstützt du unsere Payroll Specialist im Tagesgeschäft, bei Plausibilitätschecks und als verlässliche Vertretung bei Urlaub oder Krankheit. Die Rolle ist keine HR-Lead- oder strategische Generalistenposition, sondern eine operative HR-Admin-Rolle mit Entwicklungsmöglichkeit im Bereich Payroll.

Deine Aufgaben:

• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen
• Pflege und Qualitätssicherung von Mitarbeiterstammdaten in Personio als zentrale Datenquelle für alle HR-Prozesse
• Vorbereitung personalrelevanter Dokumente, z. B. Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse und weitere HR-Dokumente
• Ansprechperson für Mitarbeitende bei HR-administrativen Fragen und Vertragsthemen
• Unterstützung unserer Payroll Specialist bei der Abrechnungsvorbereitung, Datenpflege und Plausibilitätschecks
• Kontrolle von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevanten Daten
• Erkennen, Prüfen und Klären von Unstimmigkeiten in HR- und Payroll-relevanten Daten

Das bringst du mit:

• Erste oder mehrjährige Erfahrung im HR-Bereich, idealerweise in der HR-Administration
• Fundierte Kenntnisse in Personio – du kennst das System, verstehst Datenzusammenhänge und kannst es sicher bedienen; Grundkenntnisse sind Minimum, gute Kenntnisse klar von Vorteil
• Sehr gutes Prozess- und Zahlenverständnis sowie die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen und nicht nur einzelne Aufgaben abzuarbeiten
• Freude an administrativen Prozessen, Datenpflege, klaren Strukturen und sauber dokumentierten Abläufen
• Interesse am Thema Payroll und die Bereitschaft, dich in abrechnungsrelevante Prozesse einzuarbeiten
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Personaldaten
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden und internen Schnittstellen
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau ist zwingend erforderlich – du formulierst schriftlich präzise, sicher und professionell

Schön, wenn du zusätzlich mitbringst:

• Erste Erfahrung in der Payroll oder Entgeltabrechnung
• Grundkenntnisse im Arbeits-, Steuer- oder Sozialversicherungsrecht
• Erfahrung mit Zeitwirtschaftssystemen
• Englischkenntnisse sind von Vorteil

Das erwartet dich:

• Work Life Balance: Flexible Startzeiten und 28 Urlaubstagen ansteigend pro Jahr Betriebszugehörigkeit auf maximal 30 Tage
• Persönliches Weiterbildungsbudget: nach Bedarf verhandelbar
• Bezuschussung: 50 Euro steuerfreier Sachbezug, sowie zur Betrieblichen Altersvorsorge
• Veranstaltungen: großes Firmen-Sommerfest, 2x jährliches Teamevent sowie Grillen einmal pro Monat
• Bürohunde sind inklusive – unsere vierbeinigen Kollegen sorgen für gute Laune und gehören fest zu unserem Team
• Arbeitsmodell: Hybrides Arbeiten - individuell vereinbar

Dich erwartet ein sicherer Arbeitsplatz in einem innovativen und internationalen Umfeld mit flachen Hierarchien und hoher Eigenverantwortung. Deine Bewerbung erfolgt über das Online-Karriereportal, unter Angabe der Gehaltsvorstellung, einem Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.