Administrative Coordinator

Wir suchen einen proaktiven, erfahrenen und serviceorientierten Fachmann, der unser Corporate Services Team (Corporate Shared Services Unit (CSU)) als Workplace Experience Partner Specialist verstärkt. In dieser Rolle stellen Sie den reibungslosen Ablauf, die Koordination und die kontinuierliche Verbesserung der Büroabläufe sicher. Sie fungieren als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder und unterstützen das Team dabei, eine professionelle, effiziente und qualitativ hochwertige Arbeitsplatz-Erfahrung zu bieten.

Die Hauptverantwortlichkeiten umfassen:

• Als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder agieren und eine zeitgerechte sowie qualitativ hochwertige Kommunikation sicherstellen.
• Koordinierung und Überwachung der Empfangs- und Besuchermanagementaktivitäten, um ein nahtloses und professionelles Erlebnis zu gewährleisten.
• Überwachung des Zugangs externer Besucher und Sicherstellung, dass Sicherheitsrichtlinien und -prozesse jederzeit eingehalten werden, einschließlich Badge-Management und Besuchslogistik.
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Buchung von Unterkünften und Transport gemäß der Reisepolitik des Unternehmens.
• Verwaltung und Koordination von reisebezogenen Logistik- und Verwaltungsprozessen.
• Administrative Unterstützung, einschließlich der Vorbereitung von Korrespondenz, Bearbeitung von Post und Lieferungen.
• Koordination, Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen von Anfang bis Ende, einschließlich Raumvorbereitung, AV-Setup (mit Unterstützung der IT) und Catering.
• Erste Unterstützung für Arbeitsplatztools (Besprechungsräume, Teams) leisten und bei Bedarf an die IT eskalieren.
• Unterstützung interner und externer Besucher zur Gewährleistung einer hohen Zufriedenheit.
• Administrative Unterstützung für das Management.
• Teil der Kontaktliste für den Sicherheits-/Teleüberwachungsdienst des Gebäudes sein und auf Alarme oder Vorfälle reagieren, wenn erforderlich, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

Zusätzlich werden Sie:

• Zur Verbesserung und Standardisierung von Büroverwaltungsprozessen und -verfahren beitragen.
• Mit internen Teams (HR, IT, Events) und externen Dienstleistern koordinieren, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Die Servicequalität überwachen und proaktiv Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
• Kleine Projekte im Zusammenhang mit der Arbeitsplatz-Erfahrung, Büroabläufen und Prozessoptimierung unterstützen.

Das Profil des erfolgreichen Kandidaten:

• Hat einen Bildungsgrad, der mindestens 2–3 Jahre Universitätsstudium in Verwaltung, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich entspricht.
• Verfügt über mindestens 4–6 Jahre relevante Berufserfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung oder in Arbeitsplatzdiensten.
• Hat umfangreiche Erfahrung in der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Beherrscht ausgezeichnetes gesprochenes und geschriebenes Englisch und Deutsch; zusätzliche europäische Sprachen sind von Vorteil.
• Verfügt über starke IT-Kenntnisse (MS Office, Outlook, Teams).
• Ist proaktiv, organisiert und in der Lage, mehrere Prioritäten unabhängig zu verwalten.
• Zeigt die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Bedürfnisse vorherzusehen und Prozesse zu verbessern.
• Ist detailorientiert und behält gleichzeitig den Überblick über die Gesamtprioritäten.
• Ist ein starker Teamplayer mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten.
• Ist kundenorientiert und fühlt sich wohl in einem internationalen und multikulturellen Umfeld.

Was wir bieten:

• Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket.
• Attraktive Zusatzleistungen, einschließlich eines Budgets für Sport- und Kulturaktivitäten sowie Essensgutscheinen.
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich Schulungsbudgets und interner Mobilität.
• Ein flexibles Arbeitsumfeld, einschließlich der Möglichkeit, nach 3 Monaten im Unternehmen von zu Hause aus zu arbeiten.
• Initiativen für ein glückliches Arbeitsumfeld, einschließlich Wellness-Workshops, sozialen Veranstaltungen, grünen Initiativen, Onboarding-Unterstützung und mehr.

EBA CLEARING setzt sich für Chancengleichheit sowie Vielfalt und Inklusion ein, da wir überzeugt sind, dass unsere individuellen Erfahrungen und die gesamte Vielfalt unsere Stärke sind. Alle unsere Einstellungsentscheidungen basieren ausschließlich auf den Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen des Einzelnen sowie den Anforderungen der Stelle.

EBA CLEARING gewährleistet die Einhaltung des Prinzips der Nichtdiskriminierung gegenüber Personen im Rahmen eines Rekrutierungsverfahrens, des Zugangs zu einem Praktikum oder einer betrieblichen Ausbildung in den verschiedenen Ländern, in denen wir rekrutieren.