Assistant Office Manager

EBA CLEARING ist ein Anbieter von pan-europäischen Zahlungsinfrastrukturlösungen. Gegründet im Jahr 1998, gehört das Unternehmen 48 der wichtigsten Banken, die in Europa tätig sind, und basiert auf einem länderneutralen Governance-Modell. Die Zahlungssysteme von EBA CLEARING sind von Natur aus pan-europäisch: Sie werden in enger Zusammenarbeit mit der multinationalen Nutzer-Community des Unternehmens und erstklassigen Technologiepartnern entwickelt. EBA CLEARING verwaltet und betreibt die Zahlungsdienste EURO1, STEP2 und RT1. Sowohl EURO1 als auch STEP2 wurden von der Europäischen Zentralbank als systemrelevante Zahlungssysteme (SIPS) eingestuft. Die pan-europäische Echtzeit-Zahlungsplattform RT1 wurde im November 2017 in Betrieb genommen und verarbeitet Euro- Sofortzahlungen gemäß dem SEPA Instant Credit Transfer Scheme des Europäischen Zahlungsrates.

Wir suchen einen proaktiven, erfahrenen und serviceorientierten Fachmann zur Verstärkung unseres Corporate Services Teams (Corporate Shared Services Unit (CSU)) als Assistant Office Manager. In dieser Rolle stellen Sie den reibungslosen Ablauf, die Koordination und die kontinuierliche Verbesserung der Büroabläufe sicher. Sie fungieren als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder und unterstützen das Team dabei, eine professionelle, effiziente und qualitativ hochwertige Arbeitsplatz-Erfahrung zu bieten. Der erfolgreiche Kandidat wird Teil des Corporate Services-Teams im Frankfurter Büro sein und an den Leiter der Corporate Services berichten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder agieren und eine zeitgerechte sowie qualitativ hochwertige Kommunikation sicherstellen.
• Koordinierung und Überwachung der Empfangs- und Besuchermanagementaktivitäten, um ein nahtloses und professionelles Erlebnis zu gewährleisten.
• Überwachung des Zugangs externer Besucher und Sicherstellung, dass Sicherheitsrichtlinien und -prozesse jederzeit eingehalten werden, einschließlich Badge-Management und Besuchslogistik.
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Buchung von Unterkünften und Transport gemäß der Reisepolitik des Unternehmens.
• Verwaltung und Koordination von reisebezogenen Logistik- und Verwaltungsprozessen.
• Administrative Unterstützung, einschließlich der Vorbereitung von Korrespondenz, Bearbeitung von Post und Lieferungen.
• Koordinierung, Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen von Anfang bis Ende, einschließlich Raumvorbereitung, AV-Setup (mit Unterstützung der IT) und Catering.
• Erste Unterstützung für Arbeitsplatztools (Besprechungsräume, Teams) leisten und bei Bedarf an die IT eskalieren.
• Unterstützung interner und externer Besucher, um ein hohes Maß an Zufriedenheit sicherzustellen.
• Administrative Unterstützung für das Management.
• Teil der Kontaktliste für den Sicherheits-/Teleüberwachungsdienst des Gebäudes sein und auf Warnungen oder Vorfälle reagieren, wenn erforderlich, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

Zusätzlich werden Sie:

• Zur Verbesserung und Standardisierung von Büroverwaltungsprozessen und -verfahren beitragen.
• Mit internen Teams (HR, IT, Events) und externen Dienstleistern koordinieren, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Die Servicequalität überwachen und proaktiv Bereiche zur Verbesserung identifizieren.
• Kleine Projekte im Zusammenhang mit der Arbeitsplatz-Erfahrung, Büroabläufen und Prozessoptimierung unterstützen.

Profil

Der erfolgreiche Kandidat wird:

• Über eine Ausbildung verfügen, die mindestens 2–3 Jahre Universitätsstudium in Verwaltung, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich entspricht.
• Mindestens 4–6 Jahre relevante Berufserfahrung in der Büroverwaltung, Verwaltung oder Arbeitsplatzdiensten haben.
• Starke Erfahrung in der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen haben.
• Exzellente mündliche und schriftliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch besitzen; zusätzliche europäische Sprachen sind von Vorteil.
• Starke IT-Kenntnisse (MS Office, Outlook, Teams) haben.
• Proaktiv, organisiert und in der Lage sein, mehrere Prioritäten unabhängig zu managen.
• Die Fähigkeit zeigen, Verantwortung zu übernehmen, Bedürfnisse vorherzusehen und Prozesse zu verbessern.
• Detailorientiert sein und gleichzeitig den Überblick über die Gesamtprioritäten behalten.
• Ein starker Teamplayer sein, der auch selbstständig arbeiten kann.
• Kundenorientiert sein und sich in einem internationalen und multikulturellen Umfeld wohlfühlen.

Was wir anbieten?

Bei EBA CLEARING entwickeln wir Ideen gemeinsam, innerhalb und zwischen Teams und mit unseren Stakeholdern, und sind bereit, uns jederzeit anzupassen. Die Projekte, die auf Sie warten, geben Ihnen die Möglichkeit zu lernen, sich weiterzuentwickeln und zu wachsen. Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Gut, und wir möchten zum Wohlbefinden unserer Mitarbeiter am Arbeitsplatz und darüber hinaus beitragen mit:

• einem wettbewerbsfähigen Gehaltspaket.
• einem attraktiven Leistungspaket, einschließlich eines Budgets für Sport- und Kulturaktivitäten sowie Essensgutscheinen.
• Beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich Schulungsbudgets und interner Mobilität.
• einer flexiblen Arbeitsumgebung, einschließlich der Option, nach 3 Monaten im Unternehmen von zu Hause aus zu arbeiten.
• Initiativen für einen glücklichen Arbeitsplatz, einschließlich Workshops zum Wohlbefinden, sozialen Veranstaltungen, grünen Initiativen, Unterstützung beim Onboarding und mehr.

Besuchen Sie unsere Website, um mehr über EBA CLEARING zu erfahren und Ihre Bewerbung über unser Karriereportal einzureichen. EBA CLEARING setzt sich für Chancengleichheit sowie Vielfalt und Inklusion ein, da wir überzeugt sind, dass unsere individuellen Erfahrungen und die gesamte Vielfalt unsere Stärke sind. Alle unsere Einstellungsentscheidungen basieren ausschließlich auf den Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen des Einzelnen sowie den Anforderungen der Stelle. EBA CLEARING gewährleistet die Einhaltung des Prinzips der Nichtdiskriminierung gegenüber Personen im Rahmen eines Einstellungsverfahrens, des Zugangs zu einem Praktikum oder einer betrieblichen Ausbildung in den verschiedenen Ländern, in denen wir rekrutieren. Wenn Sie Fragen zum Einstellungsprozess haben, lassen Sie es unseren Talent Acquisition Specialist wissen. Wir schätzen Authentizität in unserem Einstellungsprozess und sind daran interessiert, Sie, Ihre Erfahrungen, Ihre Perspektive und Ihre Stimme kennenzulernen. Während KI-Tools die Vorbereitung unterstützen können, erwarten wir, dass Bewerbungen und Interaktionen Ihre eigene Arbeit und Ihr Denken widerspiegeln.