Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor bei vielfältigen administrativen Aufgaben und organisiere spannende Veranstaltungen.
- Unternehmen: Das College of Fellows an der Universität Tübingen – ein Ort für interdisziplinären Austausch.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein motiviertes Team und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem inspirierenden Umfeld mit Fokus auf Gleichstellung und Diversität.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage aktiv zur Förderung internationaler Forschung bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
Das College of Fellows – Center for Interdisciplinary and Intercultural Studies der Universität Tübingen sucht zum nächstmöglichen Termin unbefristet eine Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%). Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und Lust auf eine vielseitige Tätigkeit? Wir suchen eine zuverlässige und offene Persönlichkeit, die Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Flexibilität, Lernbereitschaft, Problemlösungskompetenz und eine strukturierte Arbeitsweise mitbringt, um unser kleines, motiviertes und aufgeschlossenes Team zu ergänzen und unsere Fellows zu unterstützen.
Als zentrale wissenschaftliche Einrichtung der Universität Tübingen beruft das College of Fellows Gastwissenschaftler/innen nach Tübingen und fördert den inhaltlichen Austausch aller internationalen Research Fellows der Universität Tübingen.
Das Aufgabengebiet umfasst unter anderem:
- Assistenz des Direktors und Sekretariatstätigkeiten, insbes. Terminkoordination, Reiseorganisation und die Vorbereitung von Besprechungen oder Veranstaltungen
- Bearbeitung von Standardvorgängen (z. B. Beschaffung, Inventarisierung) und Zuarbeit bei Verwaltungsaufgaben
- Arbeitsplatzvorbereitung und Hausverwaltung, insbes. organisatorische Abläufe und eigenverantwortliche Koordination von Dienstleistungen am Gebäude, Geräte- und Materiabeschaffung
- Haushaltsüberwachung, Bearbeitung von Rechnungen und Abwicklung von Drittmitteln
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und der Prüfung und Abrechnung von Reisekosten und Sachmitteln
- Datenpflege, insbes. Pflege von Adressdatenbanken und Aktenführung (auch digital)
- Zuarbeit bei administrativen Personalangelegenheiten
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (bspw. Hotelbuchungen)
- Kommunikation mit Universitätsverwaltung, wissenschaftlichen Instituten und internationalen Research Fellows (auf Englisch)
Qualifikationen:
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Englischkenntnisse
- IT-Kenntnisse, insbes. Software wie Microsoft Office (Word, Excel)
Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Kontakt: PD Dr. Niels Weidtmann, Direktor, College of Fellows – Center for Interdisciplinary and Intercultural Studies, Universität Tübingen, Rümelinstr. 27, 72070 Tübingen. Homepage: www.uni-tuebingen.de/college-of-fellows. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%) Arbeitgeber: Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung
Die Universität Tübingen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden eine unbefristete Anstellung sowie attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung und Gesundheitsmanagement bietet. In einem dynamischen und unterstützenden Arbeitsumfeld haben Sie die Möglichkeit, Ihre Führungs- und Fachkompetenzen in einer abwechslungsreichen Rolle als Leiter/in der Gebäudetechnik-Werkstatt weiterzuentwickeln und aktiv zur Sicherheit und Effizienz technischer Anlagen beizutragen. Zudem fördert die Universität Chancengleichheit und Diversität, was ein inklusives Arbeitsklima schafft.
Kontaktdaten:
Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung
Wenn du auf der Website von Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz des Direktors (m/w/d, E 6 TV-L, 50%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
