Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Verwaltung von studentischen Angelegenheiten und organisiere Veranstaltungen.
- Unternehmen: Universität Tübingen – eine innovative und internationale Spitzenuniversität.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsmanagement.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Fokus auf Gleichstellung und Diversität.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Studierenden und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Innovativ. Interdisziplinär. International – mit diesen drei Worten lässt sich in aller Kürze zusammenfassen, was die Universität Tübingen zu einer Spitzenuniversität macht. Denn wir sehen uns in der Verantwortung, durch exzellente Forschung und Lehre Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft in einer globalisierten Gesellschaft zu finden.
Das Dezernat Studierende der Universität Tübingen ist für die Verwaltung und Beratung von mehr als 28.000 Studierenden zuständig. Die Aufgabengebiete reichen von den Bewerbungs- und Zulassungsverfahren und die Einschreibung über die Prüfungsverwaltung bis hin zur Exmatrikulation. Wir verfolgen ein serviceorientiertes Konzept und digitalisieren konsequent die Kommunikations- und administrativen Ablaufprozesse für deutsche und internationale Studierende.
Als Dezernats-/Abteilungsassistenz im Dezernat Studierende sind Sie ein wesentlicher Bestandteil des Teams, das sich um die Belange der Studierenden kümmert. Sie unterstützen das Dezernat und das Prüfungsamt bei der Verwaltung von studentischen Angelegenheiten und tragen dazu bei, ein unterstützendes und effizientes Umfeld für die Studierenden zu schaffen.
- Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben innerhalb des Dezernats
- Bearbeitung der Post, allgemeine Korrespondenz und Mailverkehr, Terminverwaltung
- Protokolle interner Besprechungen (Dezernats- und Abteilungsbesprechungen)
- Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
- Finanzverwaltung und Erstellen entsprechender Reports
- Durchführung von Bestellungen
- Sonstige Verwaltungsaufgaben
- Beantwortung allgemeiner Anfragen von Studierenden und Studienbewerber/innen
- Erstellen von Transcripts (Leistungsaufstellungen) auf Basis von Informationen in der Datenbank der Universität
Voraussetzungen:
- Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen insbesondere Word, Excel und PowerPoint sowie die Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten
- Sicheres und freundliches Auftreten, Eigeninitiative, Organisationstalent und gute Umgangsformen
- Teamfähigkeit
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten Ihnen eine eigenverantwortliche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten sowie die Arbeit im Team, ein strukturiertes Onboarding-Programm, attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Möglichkeit zu teilweisem Home-Office, betriebliches Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge, sowie einen Zuschuss zum Deutschlandjobticket. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit.
Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung
Dezernatsassistenten/in (m/w/d; 50 %, E 6 TV-L unbefristet) - Dezernat Studierende und Prüfungsamt Arbeitgeber: Eberhard Karls Universität Tübingen
Die Universität Tübingen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der innovative und interdisziplinäre Arbeitsumgebungen bietet. Mit einem starken Fokus auf die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeiter, attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem unterstützenden Teamklima, schaffen wir ein Umfeld, in dem Sie Ihre Fähigkeiten entfalten können. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitsmodellen, wie teilweisem Home-Office, und einem umfassenden Gesundheitsmanagement, was die Universität zu einem idealen Arbeitsplatz für engagierte Fachkräfte macht.
Kontaktdaten:
Eberhard Karls Universität Tübingen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Dezernatsassistenten/in (m/w/d; 50 %, E 6 TV-L unbefristet) - Dezernat Studierende und Prüfungsamt erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Dezernatsassistent/in interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Universität Tübingen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon an der Universität arbeiten oder dort studiert haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen des Dezernats Studierende. Zeige, dass du die Werte der Universität teilst und bereit bist, aktiv zur Lösung beizutragen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Dezernatsassistenten/in (m/w/d; 50 %, E 6 TV-L unbefristet) - Dezernat Studierende und Prüfungsamt mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Anpassung ist der Schlüssel:Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben im Dezernat Studierende passen.
Klarheit und Struktur:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wir schätzen eine gut organisierte Bewerbung!
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eberhard Karls Universität Tübingen vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität Tübingen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gut über die Universität Tübingen und das Dezernat Studierende informieren. Schau dir die aktuellen Projekte und Initiativen an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und die Werte der Universität verstehst.
✨Bereite Beispiele für deine Teamfähigkeit vor
Da Teamarbeit in dieser Position wichtig ist, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und dein Organisationstalent unter Beweis stellen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei gespielt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Rolle als Dezernatsassistent/in wirst du viel kommunizieren müssen. Übe, wie du Informationen klar und freundlich vermitteln kannst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, wo du eine schwierige Anfrage von Studierenden erfolgreich bearbeitet hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du immer nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über den Zeitrahmen zu erfahren. Bereite auch Fragen vor, die du zur Unternehmenskultur oder den Herausforderungen im Dezernat stellen möchtest.
