Executive Assistant /Management Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Leitung Business Development & Strategy als zentrale Schnittstelle in geschäftlichen Themen sowie punktuell in organisatorischen privaten Angelegenheiten.
• Organisation des Tagesgeschäfts, z. B. Terminkoordination, Dokumentenablage und Priorisierung von Aufgaben und Terminen, Meetings, Geschäfts- und Privatreisen – inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen.
• Du koordinierst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Partnern – du sorgst für einen reibungslosen Informations- und Arbeitsfluss.
• Organisation und Koordination besonderer Anlässe, privater Events oder Sonderprojekte.
• Recherche und strukturierte Aufbereitung vertraulicher Informationen für Entscheidungsprozesse.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert, idealerweise als PA, Executive Assistant oder in einem Family Office.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Wirtschaftswissenschaften) – gerne ergänzt durch Erfahrung im Finanz-, Personal- oder Immobilienbereich.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken.
• Ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Diskretion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), da die Rolle eine sichere Kommunikation auf Managementebene erfordert, gute bis sehr gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS 365 sowie digitalen Tools (Kalender-, Reise- und Dokumentenmanagement).
• Souveräne Kommunikation und ein wertschätzender Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen, kombiniert mit Empathie, Hilfsbereitschaft und Serviceorientierung.

Warum wir?

• Eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Management Ebene in einem modernen, wachsenden Family Office.
• Ein Arbeitsplatz in Toplage am Kurfürstendamm mit moderner Technik und hochwertiger Ausstattung.
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein Arbeitsumfeld, das Eigenverantwortung und Mitgestaltung schätzt.
• Die Möglichkeit, deine organisatorischen und strategischen Fähigkeiten gleichermaßen einzubringen und dich persönlich weiterzuentwickeln.
• Ein wertschätzendes Umfeld, in dem Loyalität, Diskretion und Professionalität im Mittelpunkt stehen.

Über uns

Bei der Eberhardt Service Group GmbH denken wir Facility Management neu: digitaler, effizienter und verantwortungsvoller. Mit modernen Prozessen, hoher Servicequalität und dem gezielten Einsatz neuer Technologien schaffen wir Lösungen, die unseren Kunden echten Mehrwert bieten. Heute betreuen wir Liegenschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz – mit dem Anspruch, die Zukunft des Facility Managements aktiv mitzugestalten.

Was uns dabei besonders macht, ist nicht nur unser technologischer Anspruch, sondern vor allem die Art, wie wir zusammenarbeiten. Wir glauben an direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen und echte Verantwortung statt unnötiger Hierarchien. Bei uns übernehmen Menschen früh Verantwortung, bringen eigene Ideen ein und gestalten Veränderungen aktiv mit. Unser Umfeld ist leistungsorientiert, pragmatisch und technologieoffen – gleichzeitig legen wir großen Wert auf Vertrauen, Respekt und einen fairen Umgang miteinander.

Digitalisierung und der Einsatz moderner Technologien – einschließlich KI – unterstützen unsere Arbeit. Entscheidungen, insbesondere im Recruiting, treffen wir stets verantwortungsvoll und unter menschlicher Einbindung. Wir verbinden Innovation mit Verlässlichkeit, hohe Standards mit einer offenen Unternehmenskultur und ambitionierte Ziele mit einem starken Teamgedanken.

Wir wachsen bewusst nicht als anonymer Konzern, sondern als modernes Unternehmen mit klarer Haltung, kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum für Menschen, die etwas bewegen wollen.

Wenn du Lust hast, Facility Management neu zu denken und gemeinsam mit uns die nächsten Schritte zu gehen, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Vielfalt macht uns stärker

Erfolg entsteht dort, wo Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven, Erfahrungen und Talenten gemeinsam an einem Ziel arbeiten. Deshalb leben wir eine Unternehmenskultur, die von Wertschätzung, Offenheit und gegenseitigem Respekt geprägt ist.

Wir möchten ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich alle Menschen willkommen fühlen und ihr Potenzial entfalten können – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung oder geschlechtlicher Identität.

Vielfalt verstehen wir nicht als Pflicht, sondern als Bereicherung. Sie macht uns innovativer, stärkt unsere Zusammenarbeit und hilft uns, bessere Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellten Personen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung selbstverständlich entsprechend der gesetzlichen Vorgaben.

Alle personenbezogenen Formulierungen auf unserer Karriereseite und in unseren Stellenanzeigen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.