Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Für den Standort München suchen wir Verstärkung für unsere Geschäftsführung. Wir gestalten Plattformen, Produkte und Erlebnisse, die Menschen verbinden, Wissen vermitteln und Leidenschaften stärken. Als international erfolgreiches Medienhaus mit rund 90 Marken und etwa 450 Mitarbeitenden sind wir einer der größten Fachverlage Deutschlands.

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine Sparringspartnerin bzw. einen Sparringspartner: Du bist der verlängerte Arm der Geschäftsführung, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Diese Rolle ist eine Präsenzrolle in unserem Büro in der Brienner Straße.

Deine Aufgaben:

• Kalender & Termine: Du steuerst und priorisierst den Kalender der Geschäftsführung eigenverantwortlich, koordinierst interne und externe Termine, planst Reisen und schützt Fokuszeiten.
• Kommunikation: Du strukturierst das E-Mail-Aufkommen, bereitest Antworten vor, führst eigenständig Korrespondenz und behältst Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
• Meetings & Entscheidungen: Du bereitest Besprechungen inhaltlich vor, erstellst kompakte Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Maßnahmen nach.
• Management-Unterlagen: Du erstellst hochwertige Präsentationen und Entscheidungsvorlagen – für Strategiemeetings, Townhalls und Führungskräfteformate.
• Recherche & Analyse: Du recherchierst eigenständig zu Markt-, Wettbewerbs- und Dienstleisterthemen und verdichtest Komplexes auf das Wesentliche.
• KI im Arbeitsalltag: Du nutzt ChatGPT, Claude & Co. für Zusammenfassungen, Analysen und Briefings – und baust daraus wiederkehrende Workflows.
• Vertrauliche Themen: Du unterstützt bei sensiblen Projekten und Sonderaufgaben und bist die zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Berufserfahrung als Executive Assistant, in der Assistenz oder als Referent:in der Geschäftsführung.
• Du denkst vorausschauend, erkennst Aufgaben, bevor sie ausgesprochen werden, und handelst lösungsorientiert.
• Du arbeitest äußerst strukturiert und behältst auch unter Druck den Überblick.
• Du bist absolut vertrauenswürdig, loyal und diskret.
• Du kommunizierst sicher und wertschätzend auf allen Ebenen.
• Du bist sehr sicher in MS 365 (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) und nutzt generative KI-Anwendungen bereits aktiv.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du stehst für unsere Werte ein: Gleichberechtigung, Respekt, Diversität, Vertrauen, Offenheit, Mut und Zusammenhalt.

Wir bieten:

• Einen direkten Draht zur Geschäftsführung und Einblick in alle Themen, die das Unternehmen bewegen.
• Teamzusammenhalt, Augenhöhe und flache Hierarchien.
• Viel Gestaltungsspielraum: Du darfst Prozesse hinterfragen und besser machen.
• Ein Teilzeitmodell, das zu deinem Leben passt – Umfang und Bürotage stimmen wir gemeinsam ab.
• Eine strukturierte Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ein modernes, top ausgestattetes Arbeitsumfeld in den Design Offices am Königsplatz.
• Ausstattung: Notebook, Headset, iPhone.
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit (anteilig bei Teilzeit), diverse Mitarbeitendenprogramme und Corporate Benefits.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Interesse? Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung, deines gewünschten Stundenumfangs und deines frühestmöglichen Eintrittstermins.