Sachbearbeitung Kaufmännische Auftragsabwicklung Export International (m/w/d)

Xylem ist ein Fortune 500 Wassertechnologieunternehmen mit global 23.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern und einer Mission: unseren Kunden durch innovative Technologielösungen und unser Fachwissen bei der Lösung von Wasserproblemen und -herausforderungen zu helfen. Wir sind der weltweit führende Anbieter effizienter, innovativer und nachhaltiger Wassertechnologien, die dafür sorgen, dass unser Wasser nachhaltig genutzt, optimal verwaltet, erhalten und wiederverwendet wird.

WEDECO, eine Marke von Xylem, ist weltweit führend in der umweltfreundlichen Wasseraufbereitung durch UV-Desinfektion und Ozon-Technologie. Seit über 40 Jahren bietet WEDECO nachhaltige, chemiefreie Lösungen zur Wasser- und Abwasseraufbereitung für Kommunen und Industrie. Die innovativen Systeme reduzieren Keime, Schadstoffe und Chemikalienrückstände effizient und umweltschonend. Als Teil von Xylem trägt WEDECO dazu bei, sauberes Wasser auf nachhaltige Weise bereitzustellen.

„High-Tech“ gepaart mit „High-Quality“ und größter Kundennähe kennzeichnen unser Handeln. Um unser Team in Deutschland weiter zu verstärken, suchen wir engagierte und zuverlässige Persönlichkeiten, die etwas bewegen möchten. Aktuell haben wir eine Position als Sachbearbeitung Kaufmännische Auftragsabwicklung International (m/w/d) am Standort Herford zu besetzen.

Aufgabenbereich:

• In dieser Rolle erwartet Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe in der Auftragsabwicklung und im internationalen Versand. Sie begleiten unsere Aufträge von Anfang bis Ende, stehen im engen Austausch mit Kunden und internen Partnern und sorgen dafür, dass alle Prozesse reibungslos und termingerecht ablaufen.
• Selbständiges Erfassen und Bearbeiten von Bestellungen im ERP / Warenwirtschaftssystem NAVISION inkl. Kundenbetreuung bei kaufmännischen und organisatorischen Fragestellungen sowie Problemen.
• Erstellung notwendiger Versand- und Exportpapiere für Lieferungen EU und Drittland unter Berücksichtigung der gewünschten Liefertermine und Transportarten mit Beachtung der Exportkontrollen und Embargos.
• Organisation der Transporte in Absprachen mit Spediteuren und Verpackern einschl. Rechnungsprüfungen.
• Selbstständige Bearbeitung von Aufträgen für Standard Anlagen inkl. technische Prüfung der Order Spec.
• Zusammenstellen von Dokumentation (Betriebsanleitungen, Zeugnisse...).
• Abwicklung und Buchung von Teillieferungen einschl. Berechnung der Zollwerte in Zusammenarbeit mit OE und Sales.
• Präferenzen / Präferenzkalkulationen Free Trade Agreements: Prüfung der Präferenzabkommen, Erstellung der Präferenznachweise (EUR-1, Ursprungserklärung auf Lieferschein).
• Versendung von Informationsmaterial sowie von Miet-, Leih- und Versuchsanlagen.
• Interne / Externe Weiterberechnungen.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar).
• Erste Berufserfahrung (ca. 1–2 Jahre) in der kaufmännischen Auftragsabwicklung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2).

Darüber hinaus freuen wir uns über:

• Gute Kenntnisse in ERP-/Warenwirtschaftssystemen, idealerweise Navision.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Kenntnisse im Bereich Export/International Trade (z. B. IHK Exporttechnik, ATLAS, Tarifierung).
• Ausgeprägte Kundenorientierung, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise sowie gutes Organisations- und Zeitmanagement.
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei komplexen Themen den Überblick zu behalten.

Wir bieten mehr als nur "einen Job":

• Unbefristeter Arbeitsvertrag.
• 30 Tage Urlaub.
• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten und hybriden Modellen.
• Flache Hierarchien und eine Kultur der offenen Tür ermöglichen freies Arbeiten.
• Vermögenswirksame Leistungen.
• Eine fachgerechte Einarbeitung sowie regelmäßige Feedbackgespräche helfen bei der Weiterentwicklung.
• Mit internen und externen Trainings qualifizieren wir Sie bestmöglich für Ihre Position.
• Arbeiten in einem Team mit Kollegen und Kolleginnen aus aller Welt.
• Fahrrad oder E-Bike Leasing.
• Eine Kantine zur Verpflegung vor Ort.
• Kostenfreie Getränke.
• Xylem Watermark: Soziales Engagement, nachhaltige Produkte und eine Unternehmensinitiative sorgen für einen wertvollen Beitrag in unserer Gesellschaft und die Möglichkeit, sich auch sozial zu engagieren.

Für Rückfragen steht Ihnen Niklas Naunheim, Talent Acquisition Lead Europe, gerne zur Verfügung. Xylem ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Personalentscheidungen werden ohne Rücksicht auf Nationalität, Hautfarbe, Religion, ethnische Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, Behinderung oder andere gesetzlich geschützte Merkmale getroffen.