Office Manager - (6 months Fixed Term)

Ebury hilft ehrgeizigen Unternehmen, globales Wachstum zu erschließen, und wir verfolgen denselben Ansatz mit unseren Mitarbeitern. Wir fördern Innovation und Bewegung, Zusammenarbeit und Problemlösung und schaffen ein Umfeld, in dem sich jeder zugehörig, geschätzt, unterstützt und befähigt fühlt, erfolgreich zu sein. Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, der helfen möchte, wie Unternehmen global agieren, kontaktieren Sie uns - wir würden uns freuen, zu besprechen, wie Ebury Ihre Karriere beschleunigen kann, damit Sie die Zukunft gestalten können.

In dieser Rolle sind Sie der zentrale Ansprechpartner für unsere Front-Office- und Büroabläufe in unserem Düsseldorfer, Frankfurter und Zürcher Büro und sorgen für ein erstklassiges Büroerlebnis für unsere Mitarbeiter und Gäste. Sie werden täglich herausragende Unterstützung für Ebury-Mitarbeiter und Besucher leisten.

• Büromanagement
• Bereitstellung eines erstklassigen Arbeitsplatzes für unsere Mitarbeiter, sowohl im Büro als auch im Homeoffice, sowie für Gäste unserer Büros
• Verwaltung der primären eingehenden Kommunikationskanäle und Korrespondenz, einschließlich Telefonanrufen, Postfächern und physischen Paketen
• Unterstützung bei der geplanten und ad-hoc Wartung und Pflege der Räumlichkeiten und Ausrüstung, einschließlich der erforderlichen Sicherheitsprüfungen, Kontaktaufnahme mit Auftragnehmern nach Bedarf
• Unterstützung beim effektiven Betrieb von Dienstleistungsverträgen, einschließlich: Gebäudewartung, Einkauf, Poststelle, Sicherheit, Reinigung, Abfallmanagement, Bürobedarf, Pflanzen, Kaffeemaschine, Schädlingsbekämpfung, Umwelt- und Gebäudeberatungsdienste
• Allgemeine Büromanagementaufgaben, einschließlich Verwaltung von Besprechungsräumen und Konferenzschaltungen, Verwaltungsaufgaben wie Rechnungen, Beschaffung und Lagerverwaltung von Büromaterialien, Verwaltung von Visitenkarten, Unternehmensmerchandise, monatlichen Büroveranstaltungen, Sommer-/Weihnachtsfeiern und Engagement-Aktivitäten, Kurierbuchungen usw.
• Unterstützung bei ad-hoc HR-Aufgaben
• Koordination von Umzügen und Projekten
• Öffnen/Schließen der Büros
• Verwaltung der Vermieterbeziehung
• Unterstützung bei Marketingveranstaltungen und Engagement-Aktivitäten

• Unterstützung bei der Fürsorgepflicht, Gesundheits- und Sicherheitsprogrammen mit umfassenden Richtlinien und Praktiken für Büro- und Homeoffice-Mitarbeiter
• Unterstützung bei allen relevanten Schulungen zum Thema Gesundheit und Sicherheit für Mitarbeiter nach Bedarf

• Unterstützung bei ad-hoc Reisebuchungen für ExCo-Mitglieder, falls erforderlich

• Nachweisbare Erfahrung in der Büroverwaltung und/oder als Empfangskraft in einem Unternehmensumfeld, einschließlich Besprechungsdiensten, Veranstaltungen und Einkauf
• Erfahrung im Bereich Facility Management und Gesundheit und Sicherheit. Eine IOSH-Zertifizierung ist nicht erforderlich, aber wünschenswert
• Erfahrung im Gastgewerbe ist von Vorteil
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit zur Zusammenarbeit. In der Lage, pragmatische Lösungen zu finden und sich an veränderte Situationen anzupassen
• Starke mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
• Fließende Deutschkenntnisse sind unerlässlich
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten
• Freundliche Person, die Initiative ergreifen kann
• Gut im Multitasking mit der Fähigkeit, ruhig und fokussiert unter Druck zu bleiben, aber gut im Zeitmanagement und Setzen von Prioritäten
• In der Lage, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und Fristen einzuhalten, wenn nötig

Über uns: Ebury bietet komplexe, integrierte Lösungen – Geschäftskonten, Absicherung und Finanzierung – auf einer einzigen Plattform mit einem nahtlosen Workflow. Unser Erfolg basiert auf einer einfachen Prämisse und einem einzigen Ziel: Unternehmen zu helfen, global zu agieren und zu wachsen. Seit seiner Gründung im Jahr 2009 ist Ebury immer ein schnell wachsender Marktführer im Fintech-Bereich. Heute bringen wir über 1.800 Eburians in fast 70 Städten zusammen und suchen ständig nach Verstärkung für unser Team. Im Mittelpunkt unseres Angebots steht eine proprietäre Plattform, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen zu helfen, den globalen Cashflow nahtlos zu optimieren und zu verwalten. Wir konzentrieren uns auf kontinuierliche Produktentwicklung und Innovation, um die Infrastruktur für grenzenloses Wachstum aufzubauen und unseren Kunden in jeder Phase beim Wachsen zu helfen. Die Möglichkeiten bei Ebury sind so vielfältig wie unsere Mitarbeiter, von der Geschäftsentwicklung bis hin zu Ingenieurrollen in unseren Technologiebereichen. Wir glauben an Inklusion. Wir sprechen uns gegen Diskriminierung in jeglicher Form aus und sind gegen die Intoleranz gegenüber Unterschieden, die uns zu einer modernen und erfolgreichen Organisation macht. Bei Ebury können Sie sein, wer Sie sein möchten, und dennoch ein Gefühl der Zugehörigkeit empfinden, unabhängig von Ihrer Geschichte.