Executive Assistant (m/w/d)

Du verwaltest nicht. Du bringst Dinge ins Ziel. Bei echtesNLP steuerst du das Tagesgeschäft im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Du machst andere produktiver, denkst voraus und baust Systeme, die zuverlässig tragen. Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter. Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: strukturiert, sehr genau, vorausdenkend – und dein Tempo beim Lernen.

Wer wir sind: Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden. Einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de.

Deine Rolle bei echtesNLP:

• Du sorgst für Klarheit, wenn es unübersichtlich wird, baust Abläufe, die beim nächsten Mal von allein funktionieren, und erkennst Engpässe, bevor sie zum Problem werden.
• Du führst Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, setzt Prioritäten und hältst nach, was offen ist.
• Du bereitest Entscheidungen vor: Informationen, Optionen, Risiken und eine klare Empfehlung.
• Du baust Checklisten und SOPs und entwickelst Standards für alles, was sich wiederholt, mit klaren Verantwortlichkeiten.
• Du koordinierst Projekte, ziehst rechtzeitig die Reißleine, wenn etwas hängt, und sorgst dafür, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden.
• Du schaust bei Übergaben genau hin, damit nichts durchrutscht.
• Du nutzt KI-Tools als festen Bestandteil deiner Arbeit: für Dokumentation, Vorbereitung und bessere Prozesse.
• Hohe Genauigkeit und eine echte Liebe zu Checklisten und sauberer Dokumentation.
• Du denkst voraus und bringst Prozesse gedanklich zu Ende, statt Aufgaben nur abzuhaken.
• Du willst die Geschäftsführung produktiver machen und siehst genau darin deinen Hebel.
• Du hast Ehrgeiz und einen hohen Anspruch an deine eigene Arbeit.
• Du kommunizierst direkt und pragmatisch, ohne Umwege.
• Du willst dich in KI weiterentwickeln und Tools wie ChatGPT, Claude, NotebookLM oder Obsidian systematisch in deinen Arbeitsalltag holen.

Erfahrung:

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, im Büromanagement oder in der Projektkoordination.
• Erfahrung in der Event- oder Hospitality-Branche.
• Sicherer Umgang mit Tools wie Notion, Asana, ClickUp oder Trello.
• Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung.
• Quereinstieg ist möglich.

Einarbeitung & Entwicklung:

Wir bilden dich zügig zum exzellenten Executive Assistant weiter. In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Prozesse kennen, danach übernimmst du eigene Aufgaben und Verantwortung. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache. Von dort führt der Weg über das Schreiben eigener SOPs bis zu dem Punkt, an dem du selbst beurteilst, was Priorität hat und was warten kann. Genau dieses Urteilsvermögen unterscheidet einen guten Executive Assistant von einem exzellenten. Dazu bilden wir dich in den KI-Tools weiter, die du für diese Verantwortung brauchst.

Was du bei uns bekommst:

• Kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen.
• Weiterbildung in KI-Tools.
• Tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung.
• Verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr.
• Ein komplett kommunikationsgeschultes Team.
• Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür.
• Klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware.

Arbeitsumfeld & Standort:

Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen. Vor Ort. Mobiles Arbeiten ist die Ausnahme und nach Absprache möglich. Kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert.

So läuft deine Bewerbung ab:

• Kurze Online-Bewerbung.
• Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch.
• 45-minütige Online-Arbeitsprobe.
• Bewerbungsgespräch.
• Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, KI-Kompetenz und Arbeitsweise, mit gemeinsamem Mittagessen.
• Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen.

Du willst eine Rolle, in der Struktur, Mitdenken und KI-Kompetenz wirklich zählen? Fragen vorab? Schreib uns an jobs@echtesnlp.de.