Office Manager (m/w/d)

Sie sorgen dafür, dass ein Unternehmen funktioniert und möchten dabei moderne Arbeitsweisen aktiv mitgestalten? Dann passen Sie zu uns. Das Ingenieurbüro Eckert & Partner blickt auf eine 120-jährige Unternehmensgeschichte zurück und zählt zu den traditionsreichsten Fachplanern im Bereich Kälte-, Klima-, Lüftungs- und Energietechnik in der Lebensmittelindustrie. Mit unserer langjährigen Erfahrung bedienen wir unsere Kunden in Deutschland und den angrenzenden Nachbarländern.

Unsere Ingenieurinnen und Ingenieure planen Anlagen, die dafür sorgen, dass Lebensmittel sicher produziert, gelagert und transportiert werden – in der Backwaren-, Fleisch-, Süßwaren- und Milchindustrie sowie in der Logistikkühlung. Damit sie sich auf ihre Projekte konzentrieren können, braucht es im Hintergrund Menschen, die Organisation lieben, den Überblick behalten und Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln.

Deshalb suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Organisation, Digitalisierung & Projektassistenz in Teil- oder Vollzeit. Bei uns übernehmen Sie nicht nur klassische Assistenzaufgaben. Sie sind die organisatorische Drehscheibe unseres Unternehmens und gestalten gemeinsam mit uns moderne Büroprozesse. Daher suchen wir jemanden mit Freude an Digitalisierung, Offenheit für KI und Interesse daran, Prozesse zu verbessern.

Ihre Aufgaben:

• Organisation des Büroalltags und Unterstützung der Geschäftsführung und Projektleitungen in allen organisatorischen und kaufmännischen Belangen
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen und allgemeinem Schriftverkehr
• Vorbereitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Projektabrechnung nach Stunden oder gemäß den Leistungsphasen der HOAI
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
• Persönliche und digitale Kommunikation mit Kunden, Auftraggebern und Geschäftspartnern
• Pflege unserer Projektunterlagen sowie digitale Dokumentenverwaltung
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und organisatorischen Unterlagen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Abläufe und interner Prozesse
• Mitwirkung bei der Digitalisierung unseres Office Managements
• Unterstützung bei der Einführung und Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen im Büroalltag

Sie arbeiten strukturiert, denken mit und haben Freude daran, Dinge zu organisieren und zu verbessern.

Idealerweise bringen Sie Folgendes mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Verwaltung
• sicherer Umgang mit Microsoft Office
• DATEV-Kenntnisse
• erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung oder Projektabrechnung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• freundliches und souveränes Auftreten
• selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse weiterzuentwickeln
• Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsweisen und neuen Technologien

Besonders freuen wir uns, wenn Sie bereits erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot gesammelt haben. Falls nicht, ist das kein Problem - wichtiger ist uns Ihre Bereitschaft, sich in moderne Arbeitsweisen einzuarbeiten. Wir unterstützen Sie dabei mit gezielten Schulungen und Weiterbildungen.

Das erwartet Sie:

• unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit
• attraktive Vergütung
• 30 Tage Urlaub
• flexible Arbeitszeiten
• hybrides Arbeiten nach Absprache
• moderne Büroräume direkt an der Bille im Herzen Hamburgs
• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• individuelle Fort- und Weiterbildungen, gezielte Schulungen im Bereich Digitalisierung und Künstliche Intelligenz
• die Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
• Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich
• Zuschüsse zum Deutschlandticket und zur Verpflegung
• kostenfreie Getränke sowie gemeinsames Mittagessen in unserer Büroküche
• Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie ein kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt

Warum Eckert & Partner? Wir planen Technik mit Verantwortung. Unsere Werte - Verlässlichkeit, Nachhaltigkeit, Neugier und Teamgeist - prägen unsere Projekte und auch die Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Bei uns sind Sie von Beginn an Teil des Teams.

Interesse? Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme! Wenn Sie ein berufliches Zuhause für Ihre Fähigkeiten suchen und Ihnen eine sinnvolle Aufgabe und Teamgeist wichtig sind, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Weitere Informationen gibt es unter Ansprechpartner für diese Position ist Lars Möritz.