HR Officer (Maternity Cover)

Ihre Rolle

Als HR Officer (B5) sind Sie Teil des HR Operations-Teams und arbeiten eng mit den HR Business Partnern zusammen, um das Personal im Zentrum in Bonn zu unterstützen. Sie sind der erste Ansprechpartner für routinemäßige Mitarbeiteranfragen zu Arbeitsbedingungen, vertraglichen Angelegenheiten und anderen beschäftigungsbezogenen Themen. Sie sind auch verantwortlich für alle Aspekte der HR-Administration, einschließlich der Pflege und Organisation von Mitarbeiterakten und Daten in unserem ERP-System. Als Teil unseres HR-Teams arbeiten Sie eng mit der Organisation zusammen, um sowohl die täglichen Anforderungen der Organisation als auch unserer Mitarbeiter zu erfüllen.

Unsere HR Operations-Team ist zentral dafür verantwortlich, dass die grundlegenden HR-Prozesse effizient und zuverlässig ausgeführt werden.

Ihre Verantwortlichkeiten:

• Erster Ansprechpartner für routinemäßige Mitarbeiterfragen zu Beschäftigungsbedingungen, den ECMWF-Mitarbeiterregelungen und -verfahren, vertraglichen Angelegenheiten, Ansprüchen und Leistungen, komplexe Fragen gegebenenfalls eskalieren.
• Entwurf und Versand gesetzlicher Korrespondenz und formeller HR-Kommunikation.
• Kontakt mit den relevanten deutschen Behörden nach Bedarf.
• Verwaltung des Antragsverfahrens für Protokoll-ID-Karten für neue Mitarbeiter und Bearbeitung von Änderungen für bestehende Mitarbeiter.
• Koordination und Bearbeitung von vertraglichen Änderungen, die von Abteilungen angefordert werden.
• Vorbereitung von Stellenangeboten, Arbeitsverträgen und verwandten Dokumenten.
• Unterstützung des Angebotsmanagementprozesses durch Kontaktaufnahme mit erfolgreichen Kandidaten zu allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit ihrer Einstellung vor Beginn ihrer Beschäftigung.
• Koordination des Onboarding- und Einarbeitungsprozesses für neu eingestellte Mitarbeiter.
• Unterstützung der Mitarbeiter bei Anträgen zu lokalen Registrierungen und administrativen Anforderungen.
• Durchführung von ERP-Dateneingaben, einschließlich lohnbezogener Eingaben, in enger Zusammenarbeit mit dem Payroll-Manager, um ein hohes Maß an Datengenauigkeit und -integrität sicherzustellen.
• Überwachung von Krankheits- und Abwesenheitsaufzeichnungen gemäß den organisatorischen Verfahren.
• Beitrag zu HR-Projekten und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen nach Bedarf.

Was wir suchen:

• Starke Fähigkeiten im Beziehungsmanagement, mit der Fähigkeit, schnell Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen und dabei strikte Vertraulichkeit zu wahren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen und enge Fristen einzuhalten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Proaktive Herangehensweise, mit der Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten.
• Starke IT-Kenntnisse, mit der Bereitschaft, ERP-Systeme vollständig zu nutzen.
• Kollaborativer Teamplayer, der in der Lage ist, spezifische Aufgaben zu leiten und gleichzeitig die übergeordneten Teamziele zu unterstützen.
• Lösungsorientierte und pragmatische Denkweise, mit Fokus auf kontinuierliche Prozessverbesserung.

Bildung:

Kandidaten sollten einen höheren Bildungsabschluss (EQF Level 4) haben.

Erfahrung, Wissen, Fähigkeiten:

• Starke Erfahrung in einer HR-administrativen Funktion, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung in der Bereitstellung von HR-Unterstützung für Linienmanager und Einzelpersonen.
• Ausgezeichnete Kenntnisse von Microsoft Office (Word und Excel) sind erforderlich.
• Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten zum Entwurf und zur Beantwortung von Korrespondenz und Anfragen.
• Effektive organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv in Englisch zu arbeiten. Fließende Deutschkenntnisse (gesprochen und geschrieben) sind erforderlich, da Interaktionen mit deutschen Behörden erforderlich sind.

Sonstige Informationen:

Die erfolgreiche Kandidatin oder der erfolgreiche Kandidat wird gemäß den Gehaltsskalen der Koordinierten Organisationen eingestellt. ECMWF bietet ein großzügiges Leistungspaket - vollständige Details zu Gehaltsskalen, Zulagen und Beschäftigungsbedingungen sind auf der ECMWF-Website unter www.ecmwf.int/en/about/jobs verfügbar.

Startdatum: 1. Oktober 2026

Standort: Bonn, Deutschland. Die Kandidaten werden erwartet, zum Dienstsitz umzuziehen. Interviews finden per Videokonferenz (MS Team) statt. Wenn Sie besondere Vorkehrungen benötigen, um vollständig an unserem Rekrutierungsprozess teilzunehmen, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail: jobs@ecmwf.int

Wer sich bewerben kann:

Bei ECMWF betrachten wir eine inklusive Umgebung als Schlüssel zu unserem Erfolg. Wir setzen uns dafür ein, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der Vielfalt umarmt und allen gleiche Chancen bietet, ohne Unterschiede in Bezug auf Rasse, Geschlecht, Alter, Familienstand, sozialen Status, Behinderung, sexuelle Orientierung, Religion, Persönlichkeit, Ethnie und Kultur. Wir schätzen die Vorteile, die sich aus einer vielfältigen Belegschaft ergeben, und setzen uns dafür ein, Mitarbeiter zu haben, die die Vielfalt der Länder widerspiegeln, die Teil unserer Gemeinschaft sind, in einer Umgebung, die Gleichheit und Inklusion fördert.

Bewerbungen sind von Staatsangehörigen der ECMWF-Mitgliedstaaten und Kooperationsstaaten sowie von allen EU-Mitgliedstaaten eingeladen. In diesen außergewöhnlichen Zeiten begrüßen wir auch Bewerbungen von ukrainischen Staatsangehörigen für diese Stelle. Bewerbungen von Staatsangehörigen anderer Länder können in Ausnahmefällen berücksichtigt werden.

ECMWF-Mitgliedstaaten und Kooperationsstaaten sind: Österreich, Belgien, Bulgarien, Kroatien, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Ungarn, Deutschland, Georgien, Griechenland, Island, Irland, Israel, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Montenegro, Marokko, die Niederlande, Norwegen, Nordmazedonien, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Schweiz, Türkei und das Vereinigte Königreich.