Project Manager — EU-Funded Projects

Ihre Mission

Es gibt eine europäische Hauptstadt für - fast! - alles. Aber warum nicht Demokratie? Diese Idee gab unserer ehrgeizigen Initiative Leben. Sie ist seitdem Realität geworden: Jedes Jahr wird eine europäische Stadt zur Europäischen Hauptstadt der Demokratie (ECoD) ernannt - als globale Bühne zur Stärkung der Demokratie. Jetzt benötigen wir einen Projektmanager, der mit unserem jungen und motivierten Team zusammenarbeitet, um die Verpflichtungen von ECoD über ein Portfolio von EU-finanzierten Projekten im Rahmen von Horizon Europe, Erasmus+ und CERV zu verwalten und umzusetzen. Die Rolle umfasst die Lieferung von Meilensteinen, Budget- und Ressourcenverfolgung, Berichterstattung an Geldgeber und Konsortien, Compliance sowie die Planung und Durchführung von ECoD-Veranstaltungen.

Ihr Profil

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung von Zuschüssen und Konsortien
• Überwachung von Ergebnissen, Meilensteinen und Einreichfristen über mehrere Projektarbeitspläne
• Überwachung der Personalmittelzuweisung und des Ressourcenverbrauchs
• Erstellung regelmäßiger Fortschritts- und Umsetzungsberichte für Projektkoordinatoren und Projektbeamte der Europäischen Kommission
• Vertretung von ECoD in Konsortialtreffen und Koordination von Folgeaktionen
• Sicherstellung der Einhaltung von Zuschuss- und Partnerschaftsvereinbarungen sowie der Anforderungen verschiedener EU-Förderprogramme

Finanzmanagement

• Verwaltung und Überwachung der Ausgaben im Vergleich zu ECoD's Projektbudgets
• Überwachung von Abweichungen von Projektplänen und Budgets und Koordination von Korrekturmaßnahmen
• Vorbereitung finanzieller Dokumentationen für die EU-Zuschussberichterstattung, einschließlich Dokumentation der förderfähigen Kosten und Eigenleistungen
• Anwendung der entsprechenden Berichtspflichten für Pauschal- und Ist-Kosten-Zuschüsse

Veranstaltungsdesign und -durchführung

• Planung und Durchführung von Projektveranstaltungen, einschließlich Kick-off- und Abschlusskonferenzen, internationalen Partnermeetings, öffentlichen Veranstaltungen, Festivals und Jugendformaten wie Hackathons
• Koordination von Online-, Hybrid- und Präsenzveranstaltungen
• Management der Veranstaltungslogistik, einschließlich Veranstaltungsorte, Programme, Reisen, Unterkünfte, technische Anforderungen und Teilnehmerkoordination
• Organisation und Durchführung von Workshops und Fokusgruppen, auch zu sensiblen oder polarisierenden Themen

Stakeholder- und Partnerschaftskoordinierung

• Koordination der Zusammenarbeit mit lokalen und kommunalen Projektpartnern
• Entwicklung von Vereinbarungen und Partnerschaften, die die Fortsetzung der Projektaktivitäten über den Förderzeitraum hinaus unterstützen
• Rekrutierung von Projektteilnehmern und Zusammenarbeit mit zivilgesellschaftlichen Organisationen und anderen relevanten Netzwerken

Compliance und Risiko

• Sicherstellung der GDPR-konformen Handhabung von Projektdaten, einschließlich Einwilligungsverfahren für Minderjährige und schutzbedürftige Gruppen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Datenmanagement- und Ethikanforderungen und Koordination mit relevanten Ethikgremien, wo erforderlich
• Umsetzung von Schutzanforderungen in Abstimmung mit dem Compliance- und Schutzbeauftragten
• Überwachung der Projekt-KPIs und Sicherstellung, dass Zugänglichkeitsanforderungen berücksichtigt werden

Erforderliche Fähigkeiten

• Essentiell
• Gutes Verständnis von Demokratie, demokratischer Innovation, Migration, Desinformation und EU-institutionellen Prozessen
• Erfahrung in der Verwaltung von EU-finanzierten Projekten, idealerweise über mehr als ein Programm, wie Horizon Europe, Erasmus+ oder CERV
• Erfahrung im Projektzyklusmanagement
• Erfahrung in der Budgetverwaltung und EU-Finanzberichterstattung
• Gute Kenntnisse der GDPR und der Datenschutzanforderungen
• Erfahrung in der Koordination von Multi-Partner, internationalen Konsortien
• Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen und Konferenzen, einschließlich internationaler und öffentlichkeitswirksamer Formate
• Erfahrung in der Moderation von Workshops und Fokusgruppen
• Gute Englischkenntnisse
• Wünschenswert
• Vertrautheit mit dem EU-Funding & Tenders Portal
• Erfahrung mit partizipativen und co-kreativen Methoden
• Gute Deutschkenntnisse
• Kenntnisse einer weiteren europäischen Sprache sind von Vorteil

Außerhalb des Rahmens

• Gestaltung und Durchführung von Feldforschung
• Produktion von Kommunikationsmaterialien oder Management von Pressebeziehungen
• Endgültige Genehmigung oder Unterschrift von vertraglichen Vereinbarungen
• Schreiben von Förderanträgen oder Entwicklung von Budgets für neue Projektanträge

Warum wir?

Unsere Vorteile:

• Eine sinnvolle Rolle in einer wachsenden Organisation, die sich für eine bessere Politik und Gesellschaft einsetzt
• Ein unterstützendes Team
• Eine Vollzeitstelle (38,5 Stunden pro Woche), die ASAP beginnt
• Ein jährliches Budget für berufliche Weiterbildung für jeden Mitarbeiter
• Die Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten
• 25 Tage Jahresurlaub und zwei zusätzliche Tage pro Jahr für Freiwilligenarbeit
• Ein geräumiges Büro, regelmäßige Teamevents und so viel Kaffee oder Tee, wie Sie möchten :)

Für diese Vollzeitstelle (38,5 Stunden pro Woche) bieten wir ein jährliches Bruttogehalt von 48.000 EUR. Die Position ist in Wien angesiedelt.

Die Europäische Hauptstadt der Demokratie NPO ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir glauben, dass ein Team mit unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven unsere Fähigkeit stärkt, unsere Mission zu erfüllen, politische Innovation für alle zugänglich zu machen. Alle Bewerber werden unabhängig von ihrem Hintergrund für eine Anstellung in Betracht gezogen.