Responsable administratif·ve et financier·ère - NCCR Separations (80%)

Responsable administratif·ve et financier·ère - NCCR Separations (80%)

Le pôle de recherche national « NCCR Separation» est un projet d’envergure nationale suisse financé principalement par le Fonds National Suisse.

Il rassemble de nombreux chercheurs de haut niveau provenant de tout le pays et a pour objectif de développer de nouvelles techniques en sciences de la séparation et à accélérer le transfert de technologie afin d’atteindre les objectifs de développement durable de la Suisse et d’accélérer la marche vers la neutralité climatique mondiale.

L’EPFL, qui assure la direction de ce projet, est à la recherche d’un·e responsable administratif-ve et financier-ère pour gérer les opérations financières.

La mission principale de ce poste consiste à centraliser et consolider les informations financières liées au projet au sein de l’EPFL ainsi qu’avec les partenaires externes.

• Principales tâches et responsabilités
• Assurer la gestion financière et la comptabilité du projet NCCR Separations.
• Participer à l'élaboration, au suivi et au pilotage du budget en étroite collaboration avec la direction du NCCR et les Program Managers.
• Assurer le suivi budgétaire des différentes institutions partenaires et préparer les rapports financiers internes et externes.
• Gérer la collecte, la vérification, le remboursement et la comptabilisation des dépenses du projet en collaboration avec l'ensemble des partenaires.
• Collecter, contrôler et conserver les données financières nécessaires aux rapports intermédiaires et finaux destinés au Fonds national suisse (FNS) via le portail de reporting.
• Préparer, coordonner et assurer le suivi des audits financiers du FNS.
• Collaborer avec les services centraux de l'EPFL et les partenaires du consortium sur toutes les questions financières et administratives.
• Administration et coordination
• Assurer le soutien administratif du NCCR, notamment l'organisation des réunions, la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux, la gestion des listes de diffusion et le suivi de la documentation.
• Fournir un soutien administratif à l'équipe de management (Program Manager, Communication Officer, KTT Officer, Data Manager, Scientific Officer) selon les besoins.
• Participer aux procédures de recrutement et assurer le suivi administratif des ressources humaines (publication des offres, onboarding, offboarding, accréditations, suivi des absences) en coordination avec les services RH compétents.
• Coordonner l'organisation logistique des événements du NCCR (workshops, formations, retraites, réunions, assemblées générales et manifestations scientifiques).
• Soutenir l'organisation des déplacements, visites, séjours scientifiques, programmes d'échange, bourses et secondments des membres du NCCR.
• Contribuer aux tâches transversales de l'unité ECO et participer, selon les besoins, à des projets transversaux de l'EPFL.
• Formation en comptabilité, finance, gestion ou formation commerciale complétée par plusieurs années d'expérience dans une fonction similaire.
• Expérience confirmée dans la gestion financière et administrative de projets scientifiques ou de projets d'envergure comparable.

Une expérience en fiduciaire ou en audit constitue un atout.

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office), avec une excellente maîtrise d'Excel.
• Excellentes capacités organisationnelles et aptitude à gérer simultanément plusieurs priorités dans un environnement dynamique et multipartenaire.
• Grande rigueur, sens de l'organisation et respect des délais, notamment dans le suivi budgétaire et administratif.
• Esprit d'initiative, autonomie et sens du service.
• Excellentes compétences relationnelles et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés (direction, chercheurs, professeurs, partenaires institutionnels, auditeurs et services administratifs).
• Personnalité dynamique, fiable, discrète et faisant preuve d'un haut niveau d'intégrité.
• Atouts
• Expérience des outils administratifs et financiers de l'EPFL (Grants DB, my SNF ou outils similaires).
• Expérience de la gestion administrative d'un consortium de recherche ou d'un projet financé par le FNS.

Expérience dans la coordination logistique internationale ou la gestion de programmes académiques.

• Environnement professionnel multiculturel et stimulant
• Ambiance et cadre de travail agréables
• Conditions de travail attractives
• Possibilité de suivre des formations internes selon les besoins du poste
• Date d'entrée en fonction : Dès que possible
• Taux d'occupation : 80% - 2 jours à Sion et 2 jours à Lausanne
• Durée : 1 an, renouvelable
• Référence : 2335
• #J-18808-Ljbffr