Assistenz der Geschäftsführung

Diese Rolle verbindet operative Exzellenz mit strategischem Mitdenken: Du arbeitest nicht nur als klassische Assistenz, sondern bereitest eigenständig komplexe Entscheidungsvorlagen vor und identifizierst relevante Themen proaktiv, ohne explizite Beauftragung. Gleichzeitig übernimmst du Verantwortung über mehrere Funktionsbereiche hinweg, von Finanzen und Legal bis hin zur internationalen Standortkoordination. Das macht dich zu einer echten Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Aufsichtsrat, Investoren und den Auslandsgesellschaften - mit einem Profil, das weit über klassisches Office Management hinausgeht.

Tätigkeiten

• Kernaufgaben Geschäftsleitungsunterstützung: Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, einschließlich Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Sitzungsunterlagen und Protokoll; Aufbereitung von Quartalsreports und ad hoc Berichten für Aufsichtsrat und internationale Investoren; Koordination und Vorbereitung von Investorenterminen, einschließlich Briefings und Follow up Tracker; Vollständiges Termin- und Reisemanagement für CEO und COO über mehrere Zeitzonen; Organisation und Moderation interner Geschäftsleitungsmeetings, wöchentlicher C Level Runden und quartalsweiser Strategie Offsites; Sprachliche und redaktionelle Bearbeitung von Geschäftsdokumenten und Korrespondenz in Deutsch und Englisch; Koordination interner Veranstaltungen, Repräsentationsanlässe und standortübergreifender Teammeetings.
• Kernaufgaben Recherche, Analyse und Mitdenken: Eigenständige Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte zu Wettbewerbern, Märkten, Investitions- und Strategiefragen; Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung, einschließlich Pro und Kontra Bewertung und Empfehlung; Proaktive Identifikation von Themen, die für die Geschäftsleitung relevant werden, und eigenständige Vorbereitung vor expliziter Beauftragung; Strukturierte Aufbereitung von Themen aus Sales, Produkt, Finanzen und Internationalisierung in präsentationsfähige Dokumente.
• Kernaufgaben Standortbetreuung und internationale Schnittstellen: Regelmäßige Besuche an den Auslandsstandorten in Warschau, Wien und Zürich, etwa quartalsweise sowie anlassbezogen bei Meilensteinen oder kritischen Themen; Vermittlung zwischen der Geschäftsleitung in Dortmund und den Auslandsgesellschaften in operativen und organisatorischen Themen.
• Kernaufgaben Finanz und Controlling: Laufende Budgetprüfung über alle Bereiche, monatlicher Soll-Ist-Vergleich und Plausibilisierung von Abweichungen; Vorbereitung von Finanzreportings für die Geschäftsleitung und für den Aufsichtsrat; Sachliche Prüfung von Eingangsrechnungen auf inhaltliche Plausibilität, Vertragsbezug und Budgetzuordnung.
• Kernaufgaben Legal Operations: Vorprüfung eingehender Verträge auf wesentliche Punkte vor Vorlage an die Geschäftsleitung; Pflege eines zentralen Vertragsregisters mit Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsdaten; Vorbereitung einfacher Vertragsentwürfe in Abstimmung mit der jeweils zuständigen Kanzlei; Koordination der externen Berater in Deutschland, Polen, Schweiz und Liechtenstein in nicht spezialisierten Themen.

Anforderungen

• Hervorragende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.
• Fähigkeit, anspruchsvolle Geschäftskorrespondenz und Präsentationen eigenständig zu verfassen.
• Sichere Anwendung von Reporting Tools, insbesondere HubSpot CRM und Microsoft Excel auf fortgeschrittenem Niveau, ergänzt durch Routine im Umgang mit Linear, MS Teams und PowerPoint.
• Hohe Zahlenaffinität und fundiertes Verständnis für Budgetlogik, Controlling und Finanzreporting.
• Grundverständnis für Vertragsrecht und die Fähigkeit, Verträge inhaltlich zu erfassen und auf kritische Punkte zu prüfen.
• Ausgeprägte Eigenständigkeit und strukturiertes Denken, die Fähigkeit, eigene Entscheidungsvorlagen zu erstellen und proaktiv Themen zu setzen.
• Hohe diplomatische Kompetenz und politische Sensibilität, konstruktive Kritik intern gegenüber Geschäftsleitung, absolute Loyalität nach außen gegenüber Aufsichtsrat, Investoren und Team.
• Reisebereitschaft im Umfang von etwa 20 bis 30 Prozent für regelmäßige Standortbesuche in Polen, Österreich, Schweiz und perspektivisch in weiteren Ländern.
• Souveränes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden und externen Partnern vor Ort, auch in interkulturellen Kontexten.
• Hohes Maß an Diskretion im Umgang mit finanziellen, personellen und investorenbezogenen Themen.

Team

Unser Team besteht aus 100% Motivation und jungen Talenten, die vor allem eines lieben: Unvergessliche Events. Wir wollen die Branche verändern. Mehr noch: Wir wollen Events und Ticketing wieder demokratisieren – because events are for everyone! Neben spannenden Herausforderungen erwartet dich eine Arbeitskultur, in der Zusammenarbeit, Wertschätzung und Teamgeist großgeschrieben werden. Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten sowie ein modernes Headquarter-Büro mit Blick auf den Phönix See in Dortmund schaffen die perfekte Umgebung, um dich wohlzufühlen. Genieße frisches Obst, Snacks, Kaffee, Getränke und wechselnde Mahlzeiten – inklusive kostenlosem Montagslunch. Freu dich auf After-Work-Events, Mario-Kart-Turniere, Festivalbesuche und viele weitere Teamevents. Zusätzlich bieten wir eine Unternehmensgewinnbeteiligung nach der Probezeit, steuerfreie Zuschüsse und sogar Gästelistenplätze für viele der Events, die wir verkaufen – bei uns bist du nicht nur Teil des Teams, sondern mittendrin.

Bewerbungsprozess

• Erstes Kennenlernen (remote)
• Zweites Interview (vor Ort) & Kennenlernen des Teams
• Durchstarten