Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei Finanzen, Terminen und Verträgen.
- Unternehmen: ECOZA, eine innovative E-Commerce Unternehmensberatung mit starkem Fokus auf Wachstum.
- Vorteile: Vertrauensvolle Rolle, Gestaltungsspielraum und Entwicklungsperspektiven in einem dynamischen Umfeld.
- Weitere Informationen: Arbeiten in einem AI-first Umfeld mit echten Verantwortung ab Tag 1.
- Warum dieser Job: Sei das Rückgrat der Geschäftsführung und gestalte aktiv den Erfolg des Unternehmens mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz, Organisationstalent und Diskretion sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Du bist die rechte Hand des Gründers und die Person, bei der geschäftlich wie privat nichts durchrutscht. Du hältst Finanzen, Termine, Verträge und Deadlines im Griff, während der Rest des Unternehmens skaliert. Wenn du Struktur in Komplexität bringst und Verantwortung übernimmst, ohne dass man dich anschiebt, dann lies weiter.
Über ECOZA
ECOZA ist eine E-Commerce Unternehmensberatung mit eigenem staatlichen Bildungsträger und eigener SaaS-Entwicklung. Wir bauen aus ambitionierten eCommerce Brands fokussierte, profitable und führungsstarke Unternehmen durch Strategie, Ownership, Daten und AI-gestützte Systeme. Unsere Basis: über 150 aktive E-Commerce-Brands und eine eigene Operating-Plattform, ECOZA Intelligence.
Worum es in dieser Rolle geht
Diese Rolle ist das operative Rückgrat für die Geschäftsführung. Du verantwortest die kaufmännische Administration von ECOZA und das persönliche Setup des Gründers von Reisen über Verträge bis zum Dokumenten- und Deadline-Management. Fair und ehrlich vorab: Ein Teil dieser Rolle ist klassische GF-Assistenz inklusive privater Themen. Das muss für dich passen. Wenn ja, ist es eine Position mit enorm viel Vertrauen, Gestaltungsspielraum und Nähe zur Unternehmensführung.
Deine Aufgaben
- Executive & Personal Support: Dein wichtigster Job: ein wasserdichtes Erinnerungs- & Deadline-Management — Kündigungsfristen, Versicherungsabläufe, Steuertermine. Du bist das Sicherheitsnetz, das nichts vergisst.
- Termin- und Reisekoordination nach klaren Standards (Hotels, Flüge, Arzttermine)
- Vertragsmanagement: laufende Kosten erfassen, prüfen, kündigen und optimieren
- Dokumentenmanagement: Digitalisierung, saubere Cloud-Struktur und klare Naming-Convention (Digital-First)
- Post-, Beleg- und Rechnungsmanagement inkl. fristgerechter Zahlungen
- Verwaltung von Bonus- und Punkteprogrammen
- Laufender Plan-Ist-Kosten-Abgleich
- Proaktive Rückmeldung, wenn wichtige Unterlagen ankommen oder etwas zu erledigen ist
Finance & Backoffice:
- Rechnungswesen koordinieren: Eingangsrechnungen in DATEV (ECOZA GmbH & Education GmbH), Gehälter freigeben, SEPA-Einzüge, Zahlungseingänge in Easybill, Forderungsmanagement
- Kommunikation mit Steuerberater und Banken
- Auftragsbestätigungen und Rechnungen bei Vertragsabschlüssen erstellen bzw. kontrollieren
Das bringst du mit
- Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder Office Manager/-in — idealerweise im Startup/Scale-up-Umfeld
- Extrem organisiert, vorausschauend, eigenständig — du denkst zwei Schritte voraus
- Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit (du arbeitest eng am Gründer, geschäftlich wie privat)
- Kaufmännisches Verständnis und Zahlen-Affinität; Erfahrung mit Buchhaltung/Tools (DATEV, Easybill) von Vorteil
- Hands-on-Mentalität: erst selbst lösen, dann fragen
- Souverän im Umgang mit externen Partnern (Steuerberater, Banken, Versicherungen)
- Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
Nice to have:
- Affinität zu AI & digitalen Systemen (wir arbeiten AI-first)
- Erfahrung im Aufbau von Strukturen und Prozessen
Was du bei uns bekommst:
- Eine Vertrauensrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und maximalem Einblick
- Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab Tag 1 — kein Mikromanagement
- Ein Umfeld, das auf Exzellenz und Ownership spielt
- Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
Liebe Grüße Amelie
Ansonsten für vorab Fragen, melde dich jederzeit per E-Mail bei Amelie aus unserer HR Abteilung: amelie@ecoza.de
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: ECOZA GmbH
ECOZA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir als Assistenz der Geschäftsführung nicht nur eine Vertrauensposition mit direktem Zugang zur Unternehmensführung bietet, sondern auch die Möglichkeit, in einem dynamischen E-Commerce-Umfeld zu wachsen. Unsere Unternehmenskultur fördert Eigenverantwortung und Exzellenz, während wir dir durch unsere staatliche Bildungseinrichtung und innovative SaaS-Entwicklung zahlreiche Entwicklungsperspektiven eröffnen. Hier hast du die Chance, aktiv an der Gestaltung und Optimierung von Prozessen mitzuwirken und Teil eines engagierten Teams zu werden, das auf nachhaltigen Erfolg setzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könnten
✨E-Commerce-Events nicht verpassen!
Schau dir lokale E-Commerce-Meetups und Branchenevents in deiner Nähe an. Hier kannst du potenzielle Arbeitgeber wie ECOZA GmbH treffen und spannende Networking-Möglichkeiten nutzen. Oft erhalten die Teilnehmer auch Insider-Infos zu offenen Stellen!
✨Werde aktiv in Online-Communities
Engagiere dich in E-Commerce-Foren und sozialen Netzwerken wie Facebook-Gruppen oder LinkedIn-Communities. Teile dein Wissen und zeige deine Expertise. Das erhöht deine Sichtbarkeit für Unternehmen wie ECOZA GmbH, die nach motivierten Talenten suchen.
✨Zeige deinen Enthusiasmus für das Produkt
Wenn du dich bei ECOZA GmbH bewirbst, ist es wichtig, dass du echte Begeisterung für deren Produkte oder Dienstleistungen zeigst. Erzähl, wie du ihre Marke kennst oder was dir daran gefällt – das hilft, dich von der Masse abzuheben.
✨Nutze unser Bewerbungsportal
Vergiss nicht, dich direkt auf unserer Webseite zu bewerben! So hast du die beste Chance, eure Karriere bei ECOZA GmbH zu starten. Wir haben oft aktuelle Angebote, die rechtzeitig veröffentlicht werden – also bleib am Ball!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine e-commerce Expertise:In deinem Lebenslauf solltest du unbedingt relevante Erfahrungen im E-Commerce hervorheben. Hast du vielleicht bei einem Projekt mitgearbeitet, das den Online-Verkauf gesteigert hat? Das sind genau die Geschichten, die uns interessieren und die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
Kennst du die gängigen Tools?:Stelle sicher, dass du alle E-Commerce-Tools, mit denen du gearbeitet hast, im Lebenslauf anführst. Kenntnisse in Tools wie Shopify, Magento oder Google Analytics können dir einen echten Vorteil verschaffen. Zeig uns, dass du mit der Branche vertraut bist!
Motiviere uns in deinem Anschreiben:In deinem Anschreiben solltest du klarstellen, warum genau du bei ECOZA GmbH im E-Commerce arbeiten möchtest. Erwähne, was dich an unserem Unternehmen begeistert und wie du unsere Ziele unterstützen kannst. Das ist besonders wichtig, um uns von deiner Motivation zu überzeugen!
Bereite dich auf Datenanalyse vor:Da wir im E-Commerce mit einer Menge Daten arbeiten, wäre es super, wenn du in deinem Lebenslauf auch Erfahrungen oder Projekte anführst, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse zeigen. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du mit Daten umgehst und wie du daraus Strategien ableitest – das wird uns von deinen analytischen Fähigkeiten überzeugen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ECOZA GmbH vorbereitet
✨E-Commerce Trends im Blick
Halte dich über die aktuellen Trends und Technologien im E-Commerce auf dem Laufenden! Wenn du weißt, was gerade angesagt ist – sei es Personalisierung, KI-Tools oder Omni-Channel-Strategien – kannst du im Gespräch zeigen, dass du dich proaktiv mit der Branche auseinandersetzt und eine echte Passion für E-Commerce hast.
✨Portfolio mit Erfolgen
Bereite ein Portfolio vor, das deine bisherigen Erfolge im E-Commerce dokumentiert. Zeige konkrete Beispiele für Projekte, an denen du gearbeitet hast, und wie du Lösungen gefunden hast, die messbare Ergebnisse erzielt haben. Das macht dich greifbar und zeigt, dass du echte Erfahrung mitbringst.
✨Technische Fragen nicht scheuen
Sei bereit für technische Fragen rund um Tools und Plattformen, die im E-Commerce verwendet werden. Wenn du mit Systemen wie Shopify, WooCommerce oder Google Analytics vertraut bist, kannst du das während des Interviews einfließen lassen und deine Kompetenz unter Beweis stellen.
✨Motivation und Zukunftsvision
In einem Vollzeitjob spielt deine Motivation eine große Rolle. Sei ehrlich über deine Lernziele und was du dir von der Position bei ECOZA GmbH erhoffst. Eine klare Vision zeigt, dass du langfristig denkst und bereit bist, dich in deinem neuen Job weiterzuentwickeln – das kommt gut an!
