Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei Finanzen, Terminen und Verträgen in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: ECOZA ist eine innovative E-Commerce-Unternehmensberatung mit Fokus auf Wachstum.
- Vorteile: Vertrauensvolle Rolle, Gestaltungsspielraum und Entwicklungsperspektiven in einem schnell wachsenden Unternehmen.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines Teams, das Exzellenz und Ownership lebt.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und bringe Struktur in komplexe Aufgaben – direkt am Puls der Unternehmensführung.
- Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz, Organisationstalent und Diskretion sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Du bist die rechte Hand des Gründers und die Person, bei der geschäftlich wie privat nichts durchrutscht. Du hältst Finanzen, Termine, Verträge und Deadlines im Griff, während der Rest des Unternehmens skaliert. Wenn du Struktur in Komplexität bringst und Verantwortung übernimmst, ohne dass man dich anschiebt, ist diese Position für dich.
Über ECOZA
ECOZA ist eine E-Commerce-Unternehmensberatung mit eigenem staatlichen Bildungsträger und eigener SaaS-Entwicklung. Wir bauen aus ambitionierten eCommerce Brands fokussierte, profitable und führungsstarke Unternehmen durch Strategie, Ownership, Daten und AI-gestützte Systeme. Unsere Basis: über 150 aktive E-Commerce-Brands und eine eigene Operating-Plattform, ECOZA Intelligence. Wir sind nicht die Lautesten im Markt, sondern die Wirksamsten.
Worum es in dieser Rolle geht
Diese Rolle ist das operative Rückgrat für die Geschäftsführung. Du verantwortest die kaufmännische Administration von ECOZA und das persönliche Setup des Gründers von Reisen über Verträge bis zum Dokumenten- und Deadline-Management. Ein Teil dieser Rolle ist klassische GF-Assistenz inklusive privater Themen. Das muss für dich passen. Wenn ja, ist es eine Position mit enorm viel Vertrauen, Gestaltungsspielraum und Nähe zur Unternehmensführung.
Deine Aufgaben
- Executive & Personal Support
- Ein wasserdichtes Erinnerungs- & Deadline-Management – Kündigungsfristen, Versicherungsabläufe, Steuertermine. Du bist das Sicherheitsnetz, das nichts vergisst.
- Termin- und Reisekoordination nach klaren Standards (Hotels, Flüge, Arzttermine)
- Vertragsmanagement: laufende Kosten erfassen, prüfen, kündigen und optimieren
- Dokumentenmanagement: Digitalisierung, saubere Cloud-Struktur und klare Naming-Convention (Digital-First)
- Post-, Beleg- und Rechnungsmanagement inkl. fristgerechter Zahlungen
- Verwaltung von Bonus- und Punkteprogrammen
- Laufender Plan-Ist-Kosten-Abgleich
- Proaktive Rückmeldung, wenn wichtige Unterlagen ankommen oder etwas zu erledigen ist
- Finance & Backoffice
- Rechnungswesen koordinieren: Eingangsrechnungen in DATEV (ECOZA GmbH & Education GmbH), Gehälter freigeben, SEPA-Einzüge, Zahlungseingänge in Easybill, Forderungsmanagement
- Kommunikation mit Steuerberater und Banken
- Auftragsbestätigungen und Rechnungen bei Vertragsabschlüssen erstellen bzw. kontrollieren
Stellenanforderungen
Das bringst du mit:
- Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder Office Manager/-in – idealerweise im Startup/Scale-up-Umfeld
- Extrem organisiert, vorausschauend, eigenständig – du denkst zwei Schritte voraus
- Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit (du arbeitest eng am Gründer, geschäftlich wie privat)
- Kaufmännisches Verständnis und Zahlen-Affinität; Erfahrung mit Buchhaltung/Tools (DATEV, Easybill) von Vorteil
- Hands‑on‑Mentalität: erst selbst lösen, dann fragen
- Souverän im Umgang mit externen Partnern (Steuerberater, Banken, Versicherungen)
- Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
Nice to have:
- Affinität zu AI & digitalen Systemen (wir arbeiten AI-first)
- Erfahrung im Aufbau von Strukturen und Prozessen
Was du bei uns bekommst:
- Eine Vertrauensrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und maximalem Einblick
- Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab Tag 1 – kein Mikromanagement
- Ein Umfeld, das auf Exzellenz und Ownership spielt
- Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: ECOZA
ECOZA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir als Assistenz der Geschäftsführung nicht nur eine Vertrauensrolle mit direktem Draht zur Unternehmensführung bietet, sondern auch echten Gestaltungsspielraum und Verantwortung ab dem ersten Tag. In einem dynamischen E-Commerce-Umfeld fördern wir eine Kultur der Exzellenz und Ownership, während wir dir gleichzeitig Entwicklungsperspektiven in einem schnell wachsenden Unternehmen ermöglichen. Unsere Arbeitsweise ist geprägt von einem starken Fokus auf digitale Systeme und AI, was dir die Möglichkeit gibt, in einem innovativen und zukunftsorientierten Team zu arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie ECOZA, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei ECOZA im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei ECOZA echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von ECOZA zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an ECOZA reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ECOZA vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der ECOZA tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
